Pět důvodů, proč vaše společnost potřebuje intranet

Muž pracuje v serverovně na přenosném počítači

Sam Marshall, externí autor Microsoftu

Pokud jste součástí rostoucí organizace, možná zjišťujete, že věci, které bývaly jednoduché, dokud byli všichni v jedné kanceláři, začínají být frustrující.

S rostoucí vzdáleností mezi lidmi, kteří pracují z domova nebo na několika patrech, je stále náročnější koordinovat aktuální informace a novinky. Začíná se stávat, že e-maily nedojdou všem, kdo by si je měl přečíst, a lidé si stěžují, že nikdy nemůžou najít ty správné dokumenty. To všechno jsou příznaky toho, že potřebujete intranet.

Intranet si můžete představit jako soukromý web. Je to místo, kde si lidé vyměňují novinky, informace a obsah. Tady je pět zásadních důvodů, proč si pořídit intranet:

1) Efektivní komunikace. S e-mailem se vždycky nakonec dostanete do bodu, kdy si lidé začnou stěžovat, že mají zahlcenou schránku, nebo kdy se důležitá sdělení začnou ztrácet v moři triviálních aktualizací. Intranet vám umožní získat zpět ztracenou kontrolu, protože můžete zajistit, aby hlavní zprávy zůstaly vždy v horní části stránky.

Administrativní novinky ohledně parkování a IT aktualizací nezmizí, ale můžete je udržet v pozadí a nezahlcovat jimi doručenou poštu.

2) Efektivní spolupráce. Pokud pořád ještě spolupracujete na dokumentech pomocí sdílených jednotek a e-mailových příloh, asi už jste zažili situaci, kdy někdo strávil celou noc úpravami špatné verze dokumentu.

Nemusí to tak být. Většina moderních intranetů vám nabídne prostor, kde může víc lidí pracovat na stejném souboru a vždycky mít k dispozici nejnovější verzi.

Co je ještě lepší, je tu prostor i pro diskuzi. Komentáře vidí všichni a můžou se tak dohodnout na tom, co je potřeba udělat.

3) Snadno dohledatelné informace. Váš internet se může stát domovem pro všechny vaše důvěryhodné informace. Můžete zajistit, aby byla k dispozici jen jedna verze a všichni měli přístup k těm nejnovějším zásadám, postupům a produktovým informacím. Nejenže to šetří čas, ale může to mít zásadní důsledky pro dodržování předpisů, kde potřebujete mít jistotu, že všichni dodržují aktuální procesy.

4) Omezení rizika. Lidé chtějí jednoduše dělat svou práci. A pokud mají vyzkoušený šikovný nástroj ze svého mimopracovního života, dost možná ho začnou používat i pro práci. Nefiremní nástroje pro sdílení souborů a skupinové diskuze ale představují ohrožení zabezpečení. Co když lidé odejdou pracovat pro konkurenci a budou mít k těm souborům pořád přístup? Můžete prostě zablokovat celou službu, ale mnohem lepší je nabídnout intranet jako řádně spravované řešení.

5) Snížení administrativních nákladů. Kolik času se vyplýtvá na neefektivní administrativu? Opakované telefonáty s dotazem, jestli už požadavek někdo vyřídil? E-maily s žádostí o aktualizaci personálních záznamů? Intranet vám nabízí snadnou možnost, jak zpřístupnit formuláře online, takže bude snadnější udělat věci správně hned napoprvé.

Nastavení intranetu přitom může být rychlé a finančně dostupné. Přečtěte si můj další článek a zjistěte, jak vybrat ten správný intranetový software pro vaši firmu.

-

Sam Marshall je majitelem ClearBox Consulting. Na Twitteru ho najdete pod přezdívkou @sammarshall.

O autorovi

Sam Marshall je vlastníkem společnosti ClearBox Consulting. Tweetuje jako @sammarshall.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit
Související obsah
Business Tech

Jak vytvořit nejlepší organizační diagram pro váš podnik

Další informace
Business Tech

3 způsoby, jak pomocí videokonferenčních řešení zlepšit podnikání

Další informace
Business Tech

Budoucnost schůzek: Jak pomocí umělé inteligence zlepšit týmovou spolupráci

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.