Zjistěte, jak vybrat ten správný intranetový software pro vaši firmu

Muž v serverovně používá nástěnnou obrazovku

Sam Marshall, externí autor Microsoftu

Stejně jako u řady dalších věcí v podnikání platí, že při výběru intranetového softwaru byste měli začít u toho, co by vám měl především přinést.

Sepište si pro svůj intranet obchodní případ, i kdyby měl být jen na jednu stránku, a zamyslete se nad tím, jak by měl intranet změnit styl práce ve firmě. Promluvte si se všemi, koho se to týká, a s vašimi zaměstnanci: získáte tak představu o tom, co je nejdůležitější. Náklady na intranet se mohou různit od pár dolarů na osobu až po několik set dolarů, takže přibližná představa o jeho přínosech vám pomůže stanovit odpovídající rozpočet.

Pak už se výběr zužuje na funkce, dodavatele a technické požadavky.

Funkce

Každý intranetový software vám umožní vytvářet stránky a zveřejňovat novinky. Skoro vždycky také získáte funkce sociálních sítí, jako je tlačítko „to se mi líbí“, komentáře a sdílení. Jen se ujistěte, že všechno funguje i na mobilních zařízeních.

To, čím se různý intranetový software obvykle liší, je jednoduchost použití. Značku změníte snadno, ale změnit rozhraní je mnohem těžší. To je důležité zejména pro ty, kdo zveřejňují obsah: pokud je provádění změn složité, upadne váš intranet do limbu.

Některé platformy jsou flexibilnější než jiné, takže pokud hledáte možnost integrace s jinými systémy nebo přizpůsobení funkcí, zajímejte se o to hned na začátku.

Dodavatelé a partneři

Pokud se s intranetem teprve seznamujete, potřebná podpora může být důležitější než samotný software. Někteří dodavatelé nabízí i služby. Větší platformy, jako je SharePoint, zase fungují prostřednictvím sítě partnerů. Zjistěte si následující:

  • Potenciál obchodního vztahu. Máte k dispozici snadno dosažitelné místní zastoupení? Má dodavatel či partner zkušenost s vaším odvětvím a rozumí vašemu podnikání?
  • Služby. Je v nabídce jen technická podpora, nebo i poradenství ohledně designu, obsahu a spuštění?
  • Dosavadní výsledky softwaru. Jak často se produkt aktualizuje? Má aktivní komunitu uživatelů?
  • Dosavadní výsledky společnosti. Jedná se o dobře zavedenou firmu? Můžete kontaktovat stávající zákazníky? Jakou pracovní dobu má tým podpory?

Technické požadavky

Je možné, že budete ve výběru softwaru omezeni faktory na straně IT, jako je třeba kompatibilita s jinými systémy. Řada společností preferuje standardizaci na jedné platformě, jako je například Microsoft.

Použití cloudového intranetu je spojeno s řadou výhod: nemusíte si například dělat starosti se servery, aktualizacemi a kapacitou. Je ale možné, že tato možnost pro vás bude kvůli zabezpečení nebo předpisům nedostupná.

Ukázka a výběr

Jakmile zúžíte svůj seznam kandidátů na ty nejlepší, naplánujte si ukázky, abyste zjistili, jak se s produkty pracuje. Prvotní schůzka může proběhnout online, později je ale užitečné navázat s dodavatelem přímý vztah. Požádejte o vlastní zkušební prostor, abyste si mohli produkt vyzkoušet přímo.

Jakmile budete připravení na formální nabídku, dejte si záležet na vysvětlení výsledků, které od intranetu čekáte. Představte některé ze scénářů předpokládaného využití intranetu zaměstnanci. Dodavatel tak získá lepší představu, než jakou by si udělal na základě seznamu funkcí. Může se také stát, že výsledků půjde dosáhnout jinou cestou, kterou vám dodavatel navrhne.

Konečný výběr

Je důležité vybrat si intranetový software, který se snadno udržuje a se kterým můžete růst. Neupínejte se ale na funkce: dlouhodobý úspěch intranetu závisí mnohem víc na obsahu, vyberte si proto platformu, která vám umožní zaměřit se právě na obsah.

-

Sam Marshall je majitelem ClearBox Consulting. Na Twitteru ho najdete pod přezdívkou @sammarshall.

O autorovi

Sam Marshall je vlastníkem společnosti ClearBox Consulting. Tweetuje jako @sammarshall.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit hned
Související obsah
Business Tech

Jak vytvořit nejlepší organizační diagram pro váš podnik

Další informace
Business Tech

3 způsoby, jak pomocí videokonferenčních řešení zlepšit podnikání

Další informace
Business Tech

Pět důvodů, proč vaše společnost potřebuje intranet

Další informace
Business Tech

Budoucnost schůzek: Jak pomocí umělé inteligence zlepšit týmovou spolupráci

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.