Snadno ovladatelný software správy úloh vám zjednoduší práci

Pro některé lidi je přehledná organizace všeho součástí životního stylu. Mají několik týdnů dopředu naplánované jídelníčky a nákupní seznamy, zaznamenávají si všechny pracovní projekty a působí tak, že vědí, co potřeba udělat, jsou si jistí, co je čeká dál a co může nastat, a NIKDY nepromeškají žádný termín. Ale ti z nás, kteří mají s organizací času větší problémy, řídí rozsáhlé projekty, na nichž se podílí řada účastníků, nebo jen chtějí mít lepší přehled o své práci, můžou získat pomoc v podobě nástrojů pro správu úloh.

Software pro správu úloh vám pomůže nejen efektivněji pracovat a (pro sebe i ostatní) určit prioritní projekty, ale také lépe vyvážit profesní a soukromý život, protože už se nebudete muset stresovat kvůli tomu, co jste v práci zapomněli udělat.

Samozřejmě, že nejlepší správce úloh je ten, kterého skutečně používáte, ale pokud jste na tomto poli nováčky, vyznat se ve funkcích, které budete opravdu potřebovat, nemusí být snadné. Podívejme se tedy na několik důležitých prvků, které byste měli požadovat a které můžou zlepšit způsob vaší práce i spolupráce s ostatními.

  • Centrum projektů: Pokud budete mít všechny projekty na jednom místě, můžete sledovat plnění jejich dílčích úkolů a také zadání týmu, který s vámi spolupracuje. Toto centrum by mělo nabízet jasný přehled o tom, jak postupuje práce jednotlivců. Takže žádný z uživatelů by neměl být překvapený, jaké termíny se blíží, čemu dalšímu je nutné věnovat pozornost a kdy je naplánovaný konec celého projektu.
  • Přijímání úloh: Pokud působíte jako projektoví manažeři nebo vedoucí týmu, vaše řešení pro správu úloh by mělo nabízet všem účastníkům projektu funkci pro přijetí zadání, díky které všichni ostatní uvidí, kdo se ujal konkrétního úkolu. Vyhnete se tak zmatkům ohledně toho, kdo za co zodpovídá, a nebudete dělat stejnou práci dvakrát.
  • Události, které aktivují navazující úlohy: V ideálním případě by centrum po dokončení jedné úlohy mělo upozornit další osobu, která se podílí na zpracování zadání, že jsou její soubory k připravené a je čas začít. Pokud pracujete například v oboru architektury nebo stavebnictví a ve správci úloh označíte, že jste dokončili stavební výkresy, aplikace by měla automaticky upozornit vašeho kolegu, že má tyto dokumenty odeslat ke schválení na stavební úřad. Postup práce se tak nikde nezastaví.
  • Aplikace správce úloh: Pracovní síla je dnes vysoce mobilní, takže dává smysl zvolit správce souborů, který bude fungovat na přenosném a stolním počítači a stejně dobře i na telefonu a tabletu. Díky aplikaci, která vám poskytne přístup ke stejným informacím o úlohách, jaké byste měli k dispozici v kanceláři, budete mít přehled o svých projektech, ať jste kdekoli.
  • Úložiště souborů: Pokud si vyberete software pro správu úloh, ve kterém budete moct také ukládat a třídit podkladové materiály, jako jsou dokumenty, tabulky a obrázky, získáte jistotu, že vždy pracujete se správnými informacemi. Ještě lepší jsou řešení, která umožňují připojovat ke konkrétním úlohám konkrétní soubory, protože snižují riziko, že nebudete vědět, která data se týkají daného úkolu.

S kvalitním správcem úloh si snadno udržíte přehled. Když budete používat nástroje, které vám umožní přiřazovat úlohy sobě i ostatním členům skupiny, všichni budou jednoduše vědět, co a kdy je třeba udělat. Díky možnosti připojovat k úlohám soubory nebude váš tým nikdy muset hledat správné dokumenty, data nebo informace, aby se teprve potom mohl pustit do práce. Pokud členové vašeho týmu často cestují nebo jsou rozptýlení na různých pracovištích, přístup k aplikaci pro správu úloh zajistí, že budou mít svá zadání pod kontrolou i na služebních cestách nebo ze vzdálených míst. Během pracovní doby si tak snadněji udrží produktivitu a budou si moct opravdu vychutnávat soukromý život.

Informace o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete víc.

Koupit
Související obsah
Manage my business

Budoucnost plánování: Online plánování projektů v cloudu

Další informace
Manage my business

Pět nutných doplňků pro váš skupinový pracovní chat

Další informace
Manage my business

Pět funkcí softwaru pro řízení projektů, které přehlížíte

Další informace
Manage my business

Dopřejte svým týmům svobodu k inovacím díky lepší spolupráci

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.