Řízení vzdálených týmů vám usnadní nástroje pro spolupráci

Pokud máte dojem, že telepráce je dnes běžnější než kdy dřív, máte pravdu. Skutečnost je podle Bloombergu taková, že „60 procent společností v USA nabízí možnost práce na dálku, zatímco v roce 1996 to bylo jenom 20 procent,“ a práce na dálku je oblíbená i v Indii, Indonésii a Mexiku. Což znamená, že buď už pracujete se vzdáleným týmem, nebo se právě chystáte přijmout prvního zaměstnance, který pro vás bude pracovat na dálku. Řídit virtuální tým (a být jeho součástí) má svoje specifika a od všech zúčastněných to vyžaduje spoustu důvěry.

Důvěra je současně asi nejobtížnější složkou vedení virtuálních týmů a je to něco, co musíte prostě „cítit“. Pro vedení jsou ale k dispozici nástroje a široká škála technologií, které vám pomůžou navázat se svými kolegy a přímými podřízenými vztah, a to vám v konečném důsledku může pomoct až k nekomplikovaným a hladce fungujícím pracovním vztahům, úctě a vzájemné důvěře. Tady je přehled čtyř účinných nástrojů k řízení vzdálených týmů:

  • Videohovory: E-maily jsou skvělý prostředek ke sdělování informací o projektech, které si vaše skupina bude později potřebovat znovu přečíst, rychlému připomenutí plánované schůzky nebo dovolené a podobně, ale pokud potřebujete rozproudit diskuzi, hodnotíte se zaměstnanci jejich výsledky nebo jednoduše potřebujete být o něco přesvědčivější, nic nenahradí setkání tváří v tvář – a přesně proto jsou tu videohovory. Při videohovoru se lidé koneckonců navzájem vidí, můžou si udělat představu o osobnosti a náladě toho druhého a postřehnou jemné náznaky a změny intonace. Díky tomu je snadnější vyměňovat si nápady, mluvit o nepříjemných záležitostech a vysvětlit, o co vám jde.
  • Chatování a rychlé zprávy: Když vedete virtuální tým, není možné zažít stejnou míru spontánnosti jako v tradičním kancelářském prostředí. Chatovací klient vám ale umožní rychlou a pohotovou výměnu názorů, která by se dřív odehrála ve firemní kuchyňce. Nejlepší ze všeho je, že pokud chcete získat názor více lidí současně, většina chatovacích klientů vám to umožní. Bude tak pro vás snadnější rychle prodebatovat nápady a vyřešit problémy.
  • Sdílený pracovní prostor: Ať už řídíte globální týmy nebo jen pracujete s pár lidmi na druhém konci města, nejspíš přijde chvíle, kdy budete potřebovat spolupracovat na prezentaci, odevzdávce pro klienta nebo vašich vlastních interních dokumentech a procesech. Všechno to samozřejmě můžete udělat přes e-mail, ale správa verzí vám může velice záhy přerůst přes hlavu – a tady přichází na scénu sdílené pracovní prostory. Díky nim získáte jedno ústřední místo, kde můžou všichni členové vaší skupiny pracovat v reálném čase na jednom souboru a současně vidí změny, které udělali ostatní. Udržíte si tak přehled o verzích a zjednodušíte celý proces tvorby.
  • Sdílené virtuální seznamy úkolů: Při práci s virtuálními týmy v různých časových pásmech není právě jednoduché zajistit, aby měli všichni aktuální informace o společných projektech. Díky virtuálním seznamům úkolů ale celý váš tým (nebo jeho vybraní členové) uvidí seznamy všech úkolů a jejich stav. Rozdělování práce a informování všech spolupracovníků se tak výrazně usnadní. A aby to bylo ještě jednodušší, některé aplikace, které nabízí virtuální seznamy úkolů, vám také dávají možnost připojit k úkolům soubory, společně na těchto souborech pracovat, a dokonce sdílet poznámky a diskutovat o těchto souborech bez nutnosti použít další aplikaci. Spolupráce je tak snadná i v případě, že se vaše pracovní rozvrhy rozcházejí.

Všichni, kdo řídí globální týmy nebo virtuální pracovníky, zažili na vlastní kůži výzvy, které jsou s řízením na dálku spojené. Oblíbenost práce na dálku ale pořád stoupá, takže investice do technologií, které potřebujete pro navazování spolupráce, vytváření osobních vztahů a odevzdávání vynikajících projektů rozhodně dávají smysl. Tyto technologie už naštěstí existují: chce to jen najít to správné řešení pro vaše lidi a vaši organizaci.

Informace o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete víc.

Koupit
Související obsah
Manage my business

Osm tipů, jak úspěšně vést mobilní zaměstnance

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.