Ušetřete čas i peníze pomocí lepšího komunikačního softwaru

Ať vlastníte nebo pracujete pro nadnárodní korporaci nebo působíte v malé firmě, která má klienty v jiných částech země nebo v zahraničí, je velice pravděpodobné, že součástí vaší pracovní náplně jsou služební cesty. Osobní setkání pomáhají zlepšovat obchodní komunikaci, protože e-maily a rychlé zprávy nikdy nemůžou dokonale zachytit zamýšlený tón vašeho sdělení. Při jednání s klienty tváří v tvář jim také můžete lépe naslouchat a nakonec je i lépe pochopit.

Pracovní cesty ale můžou být finančně náročné a vyžadovat kompromisy v oblasti produktivity. A když dojde ke zrušení, zpoždění nebo přesměrování letů, tyto náklady se můžou ještě zvýšit. Služební cesty mají vliv nejen na vaši společnost, ale také na vaše zaměstnance: jsou vystavení chronické pásmové nemoci, nezdravému množství radiace, oslabuje se jim imunitní systém a narušuje rodinný život, a to všechno proto, že se vy nebo váš tým potřebujete sejít s klientem.

Některá osobní setkání jsou samozřejmě důležitá, ale pro situace, kdy se bez nich lze obejít, existují komunikační řešení, díky kterým můžete své klienty vidět a slyšet, i když vás dělí velká vzdálenost. Ano – klíčem k omezení služebních cest jsou videokonference. Ne všechna řešení jsou ale stejně kvalitní, takže komunikační software vybírejte pečlivě a snažte se najít variantu, která nabízí následující funkce:

  • Videokonference v HD pro více stran. Hledejte aplikace pro podnikové schůzky, které vám nabídnou spoustu prostoru pro rychlé zprávy a přenos obrazu, aby se mohli všichni zapojit. A ujistěte se, že budete mít přístup k HD videu a zvuku. Díky tomu všechny jasně uvidíte a uslyšíte.
  • Sdílení obsahu. Během každé schůzky se sdílí obsah, obvykle na obrazovce v konferenční místnosti. Takže dává smysl hledat nástroj pro videokonference, který umožňuje všem účastníkům bezproblémově sdílet dokumenty, aplikace, adresy URL, prezentace a obrazovky. Požadujte také řešení, se kterým budete moct spolupracovat na dokumentech v reálném čase – ještě víc vám to usnadní společné úkoly.
  • Integrované ovládací prvky pro prezentace. V aplikacích, které nabízí integrované prezentační nástroje, můžete řídit celou schůzku prostřednictvím svého ovládacího panelu. Některé z těchto nástrojů vám dokonce umožní rozhodovat o tom, kteří účastníci uvidí jaký obsah, takže budete mít jednání pod maximální kontrolou.
  • Připojení jedním dotykem. Čím víc kroků musí uživatelé provést, tím klesá pravděpodobnost, že budou daný produkt využívat. Hledejte proto komunikační software, se kterým bude připojení ke schůzce jednoduché. Když se účastníci můžou připojit k jednání pouhým dotykem z připomínky, kalendáře a podobně, vyžaduje to od nich jen minimální úsilí.
  • Hostování třetí stranou. Když budete používat řešení firemní komunikace hostované třetí stranou, nebudete muset investovat do infrastruktury, abyste mohli získat potřebné nástroje a funkce. A veškerá údržba bude starostí hostitele, což vám může ušetřit další peníze.

I když na jednání musí odletět jen jeden nebo dva členové vašeho týmu, může to znamenat výdaje na letenky, hotely, diety a taxi nebo půjčovnu aut v řádu tisíců – a to bez započítání času ztraceného samotnou cestou. Pokud se to stává několikrát do roka, tyto náklady můžou být v součtu opravdu vysoké. Takže jestli hledáte řešení, které vám pomůže nejen ušetřit peníze, ale také snížit hladinu stresu zaměstnanců a jasně a otevřeně komunikovat s klienty, podívejte se na vybraný software pro videokonference, který je dnes k dispozici. Během zhruba deseti let, jež uplynuly od jeho uvedení na trh, prošel velkými proměnami a může přinést velké změny pro vaši organizaci i její zákazníky.

Informace o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete víc.

Koupit
Související obsah
Manage my business

4 nezbytnosti k nastavení profesionálního firemního e-mailu

Další informace
Manage my business

Bourání informačních sil: Nástroje pro lepší komunikaci a spolupráci

Další informace
Manage my business

Základy sjednocené komunikace: Co by měly vědět nové firmy

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.