Optimalizace v podobě správy podnikového obsahu

Marketingové materiály, smlouvy, e-mailové zprávy, prezentace a nabídky pro klienty, tabulky, textové soubory, PDF soubory, fotky, videa, formuláře, faktury, životopisy uchazečů o práci. Velké i malé organizace jsou továrny na vytváření obsahu. Zatímco produkce těchto souborů může být snadná, udržet ve všem pořádek nemusí představovat snadný úkol.

V tu chvíli vstupují do hry řešení pro správu podnikového obsahu. Umožňují vám uspořádat a spravovat obsah v průběhu jeho celého životního cyklu, od jeho tvorby po archivaci. Jako všude jinde i tady platí, že všechny systémy pro správu podnikového obsahu nejsou stejné. Podívejme se tedy na několik funkcí, díky kterým bude váš obsah uspořádaný (a přístupný) a které zároveň pomůžou vašemu týmu pracovat efektivněji.

  • Jedno úložiště pro nejrůznější typy obsahu: Když si vyberete službu pro správu podnikového obsahu, která vám umožní ukládat videa, tabulky, obrázky, textové dokumenty a další soubory do jednoho umístění, můžete mít pospolu všechno, co potřebujete pro konkrétní projekt nebo iniciativu.
  • Vytváření hlavních složek s neomezeným počtem podsložek: Pokud máte projekty nebo iniciativy, které probíhají bez přestávky nebo se pravidelně opakují, můžete vytvořit jednu hlavní složku s názvem třeba Úklid okolí a pak vytvářet podsložky pro každý rok, kdy na této iniciativě pracujete. V jednotlivých dílčích složkách se dají vytvářet další podsložky například pro smlouvy, dohody s dobrovolníky, marketingové materiály a podobně.
  • Snadné úpravy vlastností dokumentů nebo metadat: Když můžete přímo v dokumentu vyhledat a upravit jeho metadata, ušetříte čas a získáte jistotu, že soubory budou při příštím vyhledávání správně označené.
  • Řízení přístupu k informacím: Ne všichni v organizaci potřebují přístup ke všem dokumentům. Pomocí řešení pro správu podnikového obsahu, které vám umožní nastavit oprávnění pro dokumenty, skupiny souborů, celé části systému nebo samotný systém, budete mít přesnou kontrolu nad tím, kdo co vidí.
  • Spolupráce: Některá řešení pro správu podnikového obsahu vám dovolí vytvořit pracovní postupy pro dokumenty, abyste mohli sledovat jejich vývoj a spolupracovat na nich s ostatními prostřednictvím programů, na které se už spoléháte.
  • Přehrávání multimediálního obsahu ze systému správy podnikového obsahu: V organizacích, které používají video a zvukové soubory, může funkce pro přehrávání multimédií přímo ze systému správy podnikového obsahu šetřit čas, protože eliminuje několik kroků potřebných pro jejich spuštění.
  • Ukládání a ochrana podnikových záznamů a důležitých právních souborů: Se zabezpečeným úložištěm získáte jistotu, že jsou vaše soubory uložené v uzamknutém a konečném stavu a že je budete moct kdykoli snadno najít a otevřít, pokud to bude z právního hlediska nutné. A pohodlný přístup ke všem dokumentům může snížit celkové náklady na vyhledávání souborů i informací.
  • Vyhledávání podle klíčových slov: Se službou správy podnikového obsahu, která uživatelům dovoluje vyhledávat dokumenty a informace na základě klíčových slov, může váš tým najít i soubory, o jejichž existenci zatím nevěděl, ale které jsou důležité pro některý z jeho projektů. Ušetříte tak čas a zvýšíte efektivitu své práce. Mezi oblasti, ve kterých lze vyhledávat, patří texty dokumentů, metadata, anotace a podobně. Dokumenty by navíc měly být vyhledatelné také podle data vytvoření.
  • Přístup z různých zařízení: Když vyberete řešení pro správu podnikového obsahu, které je určené pro stolní i přenosné počítače, tablety a telefony, nabídnete uživatelům přístup k požadovaným dokumentům, kdykoli je potřebují, bez ohledu na to, jestli sedí v kanceláři, pracují ze vzdáleného místa, cestují nebo jsou na jednání mimo sídlo společnosti.

Služby pro správu podnikového obsahu nabízejí ukládání, zabezpečení, vyhledávání, zpracování a vytváření souborů a dokumentů v jednom umístění, takže usnadňují týmovou komunikaci, spolupráci na projektech i vyhledávání souborů ze zákonných důvodů. Nezáleží na tom, jestli má vaše organizace jen pár zaměstnanců a jednu kancelář, nebo ji tvoří tisíce lidí z celého světa – systém pro správu podnikového obsahu vám pomůže mít ve věcech pořádek.

Informace o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete víc.

Koupit
Související obsah
Business Tech

Pět důvodů, proč vaše společnost potřebuje intranet

Další informace
Business Tech

Budoucnost schůzek: Jak pomocí umělé inteligence zlepšit týmovou spolupráci

Další informace
Business Tech

Zjistěte, jak vybrat ten správný intranetový software pro vaši firmu

Další informace
Business Tech

Neztraťte se v chaosu: Nasaďte lepší správu databází

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.