Budoucnost schůzek: Jak pomocí umělé inteligence zlepšit týmovou spolupráci

Čtyřčlenný tým pracuje v konferenční místnosti.

Blair Pleasant, externí autorka Microsoftu

Je očividné, že umělá inteligence se v dohledné budoucnosti stane důležitou součástí naší komunikace i spolupráce. Propojení technologie umělé inteligence s firemními aplikacemi pro komunikaci, včetně nástrojů pro týmovou spolupráci a sjednocenou komunikaci, může zvýšit produktivitu pracovníků, ušetřit čas a zlepšit celkový chod firmy.

Umělá inteligence je široká oblast, do které spadá více technologií, a to mimo jiné:

  • Strojové učení
  • Zpracování přirozeného jazyka
  • Boty, tedy softwarové aplikace na provádění jednoduchých opakovaných automatizovaných úloh
  • Řeč, včetně převodu řeči na text a textu na řeč
  • Robotika

Tyto nástroje se postupně učí a umožňují aplikacím využívat poznatky získané z dřívějšího chování a z externích datových zdrojů, z čehož těží uživatelé. Při použití v rámci týmové spolupráce a schůzek umožňují technologie umělé inteligence automatizaci úloh a dokážou pomoct uživatelům získat přístup k potřebným informacím dostupným na tom správném místě.

Zlepšení týmové spolupráce a schůzek – před, po i v průběhu

Nástroje umělé inteligence můžete využít před a po společné práci a schůzkách i během nich. Pomůžou vám zlepšit celkový průběh, ušetřit čas, zvýšit produktivitu – a snížit míru frustrace!

Jedním z důvodů, proč jsou schůzky někdy neproduktivní, je to, že obecně trávíme příliš mnoho času plánováním schůzky a hledáním času, který bude vyhovovat všem účastníkům. Místo plýtvání časem na zjišťování, kdo má kdy čas, je tu možnost použít boty a automaticky naplánovat schůzky podle kalendářů a dostupnosti jednotlivých pozvaných včetně předvyplnění pozvánek pro kalendáře. Boty vám tak ušetří čas i frustraci. Boty také můžou najít další lidi, kteří by měli být na schůzku pozvaní, podle odborných znalostí, role, vztahů a podobně.

A umělá inteligence může také omezit frustraci tím, že vám před týmovou schůzkou i během ní nabídne ty správné dokumenty a zdroje. Jako příklad nám může posloužit schůzka týmu vývojářů, která se koná pravidelně každý týden a kde se sdílí, revidují a aktualizují dokumenty a výkresy. Před schůzkou potřebují mít členové týmu k dispozici nejnovější verzi dokumentů. Většinou ale všechny dokumenty existují v celé řadě verzí a ne všichni vychází z té nejnovější. Nebylo by jednodušší, kdyby software pro týmovou spolupráci dokázal s využitím umělé inteligence zjistit, které dokumenty jsou potřeba, najít nejnovější verzi všech dokumentů a ještě před schůzkou je zpřístupnit všem členům týmu?

Během schůzky pak můžou nástroje umělé inteligence automaticky rozpoznávat a nabízet další relevantní informace a zdroje, jako jsou webové odkazy, videa a dokumenty, které by se mohly na schůzce hodit, na základě témat a použitých klíčových slov. Nástroje umělé inteligence mohou také pořídit zápis ze schůzky, vytvořit body pro další postup, získat schválení a přiřadit úkoly.

Po skončení schůzky můžete nástroje umělé inteligence použít na monitorování přiřazených úkolů a konečných termínů, shrnutí a přepisu obsahu schůzky do textové podoby a poskytnutí možnosti snadného přístupu k důležitým informacím podle tématu, zmíněných jmen a podobně.

Virtuální či digitální asistenti s rozhraním pro konverzaci posílí možnosti sjednocené komunikace a spolupráce v rámci týmů. Pracovníci budou moct použít hlasové ovládání k zahájení hovorů, odeslání rychlých zpráv kolegům nebo zahájení videokonferencí. Můžete třeba říct Cortaně, aby na 16:00 naplánovala videohovor s Davidem a Nellou, nebo pomocí asistenta informovat celý tým, že na pravidelnou týdenní schůzku dorazíte později, protože jste uvízli v zácpě.

Nástroje umělé inteligence nabízí informace a provádí běžné, ale důležité úlohy. Zvyšují tak produktivitu pracovníků, snižují míru frustrace uživatelů a přispívají k lepším firemním výsledkům.

Nezávislá analytička v oboru s více než 18 lety praxe, která nabízí postřehy a analýzy z trhu klientům z řad koncových uživatelů i dodavatelů. Blair Pleasant můžete často potkat i slyšet na oborových konferencích, webinářích, podcastech a dalších akcích týkajících se posledního vývoje ve sjednocené komunikaci a spolupráci a na trhu kontaktních center.

Její blogové příspěvky a články najdete na stránkách http://www.ucstrategies.com a její tweety pod přezdívkou @blairplez.

O autorovi

Nezávislý oborový analytik s více než 18 lety zkušeností, který poskytuje informace a analýzy trhu pro koncové uživatele a dodavatele. Blair Pleasant je častým účastníkem a přednášejícím na oborových konferencích, vystupuje na webinářích, v podcastech a na jiných akcích týkajících se sjednocené komunikace a spolupráce a kontaktních center.

Blairovy blogy a články najdete na webu http://www.ucstrategies.com. Na Twitteru ho najdete jako @blairplez.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit
Související obsah
Business Tech

Jak vytvořit nejlepší organizační diagram pro váš podnik

Další informace
Business Tech

3 způsoby, jak pomocí videokonferenčních řešení zlepšit podnikání

Další informace
Business Tech

Pět důvodů, proč vaše společnost potřebuje intranet

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.