Budoucnost plánování: Online plánování projektů v cloudu

Téměř všechny společnosti, velké i malé, potřebují systém pro řízení projektů, který jim umožní získat a udržet si nad vším přehled. Trh nabízí řadu nástrojů, které vaší firmě pomůžou spravovat zdroje, řídit náklady na projekty i provoz, efektivně komunikovat s několika členy týmu najednou a sledovat průběh prací na jakémkoli zadání. Některé z těchto produktů lze nainstalovat jako software na jednotlivé síťové počítače, některé jsou webové – jinými slovy, jsou dostupné v cloudu. 

Výhody cloudových nástrojů pro řízení projektů

Možná patříte mezi ty, kteří se nad frází „cloud computing“ otřesou odporem. Zamyslete se ale nad tím, co opravdu znamená. Místní nástroje pro řešení projektů mají ve firmách své místo, ale cloudový software přináší spoustu výhod, jako jsou například následující:

  • Nižší počáteční náklady. Když používáte místně nainstalovaný software pro řízení projektů, musíte investovat do řady prvků, včetně softwarových licencí, serverového hardwaru, zaměstnanců IT podpory, zdlouhavého procesu nasazení a podobně. Naproti tomu cloudové řešení obvykle vyžaduje pouze úhradu měsíčních nebo ročních poplatků.
  • Historicky nejvyšší míra zabezpečení. Navzdory tomu, co si řada vedoucích představitelů firem v minulosti myslela, cloud nabízí stejnou míru zabezpečení jako místní řešení – rozdíl je jen v tom, že daná společnost jednoduše neovládá fyzické servery. Jak zmiňuje článek nedávno vydaný v časopisu Forbes, „cloudová infrastruktura už není oxymóron.“
  • Přístup odkudkoli. Pro přístup ke cloudovému softwaru pro řízení projektů potřebujete jen internetové připojení. Vzhledem k tomu, že přístup k rozhraní zajišťuje webový prohlížeč, členové vašeho týmu můžou zobrazovat, upravovat a spravovat dokumenty také prostřednictvím jiných zařízení, než jsou počítače.
  • Propojený tým. I když jednotlivé zaměstnance dělí velká vzdálenost, díky cloudovému řešení můžou cítit, že jsou součástí týmu, který drží při sobě. Každý dostane okamžitě aktuální informace, takže z konverzace o projektu omylem nevynecháte nikoho důležitého. Navíc můžete komunikovat v pracovním prostoru daného projektu (takže nemusíte přepínat do e-mailu) a ukládat diskuze pro budoucí potřeby.
  • Zvýšená produktivita. Díky centralizovanému umístění, kde se uchovávají všechny projektové zprávy, úlohy, dokumenty, kanály zpráv a kalendáře, můžou cloudová řešení pro řízení projektů ušetřit čas. A v důsledku toho se zvýší produktivita. Centralizované umístění také umožňuje členům týmu mít přístup k projektovým dokumentům v reálném čase, ať jsou kdekoli.
  • Komunikace v reálném čase. Jednou z největších výhod softwaru pro řízení projektů, který je umístěný v cloudu, je možnost poskytovat zpětnou vazbu k informacím hned, jakmile je někdo nahraje do pracovního prostoru projektu. Také se tím může zlepšit produktivita, protože nebude nutné opakovaně přepracovat úkoly.
  • Rozhodování založené na aktuálních datech. Firmy se snaží dosáhnout ziskovosti a udržet si ji, takže je pro ně důležité rozhodovat na pevnějších základech, než jsou momentální dojmy. Díky okamžitým aktualizacím cloudového softwaru máte vždy po ruce potřebné informace. Většina nástrojů navíc obsahuje integrované sestavy, které vám nabídnou přehledy potřebné pro přijímání obchodních rozhodnutí. 
  • Jednodušší IT. Když používáte místní software pro řízení projektů, musíte obvykle provádět údržbu serverů, což vyžaduje pozornost vašeho IT oddělení. Údržbu cloudového softwaru ale zajišťuje poskytovatel služby (nebo jiný subjekt), takže ušetříte čas, nemusíte si lámat hlavu s aktualizacemi nebo chybami a můžete se soustředit na hladký průběh svých projektů.
  • Okamžité aktualizace. Na rozdíl od místního softwaru, který vyžaduje, abyste stáhli aktualizace při každém vydání jeho nové verze, se cloudové nástroje aktualizují automaticky. Nemusíte tak platit za upgrade celé aplikace ani čekat, až váš IT tým bude mít čas na implementaci dostupných aktualizací. 

Jak najít cloudové řešení pro řízení projektů, které pro vás bude to pravé

Najít nové řešení pro řízení projektů bohužel není tak jednoduché jako porozumět rozdílům mezi místním a online softwarem pro projektové plánování. Vybrat produkt, který bude pro vaši společnost ten pravý, vyžaduje několik kroků, ale konečný výsledek bude stát za všechno úsilí, které do tohoto procesu vložíte. Následující kroky vám pomůžou zvolit kompetentního poskytovatele služeb.

Krok č. 1: Proveďte analýzu potřeb.

Jistě vás to nepřekvapí, ale každá firma je jiná – má jinou velikost, jiné cíle a jiné požadavky. To znamená, že se musíte rozhodnout, jaké řešení vám bude přesně vyhovovat. Nezapomeňte do diskuze zapojit ty, kteří budou produkt opravdu používat. Zamyslete se například nad tím, jestli se na vašich projektech budou podílet jen interní zaměstnanci, nebo i externí klienti, nebo jaké sestavy potřebujete vytvářet. Jakmile budete vědět, co potřebujete, snadněji zvládnete posoudit funkce, které jednotliví poskytovatelé služeb nabízejí.

Krok č. 2: Proveďte důkladný průzkum trhu.

Při hledání poskytovatele služeb se zaměřte na nabídku následujících funkcí:

  • Spolehlivost podnikové úrovně 
  • Možnost rychle přidávat týmy a projekty
  • Vytváření sestav, které poskytnou rychlý přehled o vašem portfoliu
  • Známé prostředí nebo rozhraní, ve kterém se můžete snadno pohybovat a které lze jednoduše ovládat
  • Možnost zobrazit úlohy a pracovat s nimi na jednom místě
  • Funkce plánování, které umožňují efektivní plánování a správu úloh
  • Souhrnné řídicí panely pro rozhodování na základě dat
  • Nepřetržitá IT podpora
  • Nepřetržité zálohování dat, obnovení po havárii a globálně redundantní datová centra
  • Škálovatelné řešení, které poroste s vaší firmou

Krok č. 3: Vydejte se na testovací jízdu.

Postupujte stejně, jako když kupujete auto – než implementujete řešení pro řízení projektů, měli byste ho vyzkoušet. Budete tak moct důkladně prozkoumat jednotlivé funkce a uvidíte, jak bude fungovat v situacích podobných těm, které dobře znáte.

Krok č. 4: Naplánujte čas a postup implementace

Pokud jste se rozhodli řídit projekty pomocí online nástroje, nezáleží na tom, jestli je kompatibilní s vašimi aktuálními aplikacemi – to platí jen pro místní řešení. Musíte ale zvážit, kdy budete mít dostatek personálu a financí pro implementaci, a realizaci následně zkoordinovat s vybraným poskytovatelem služeb.

Krok č. 5: Implementujte řešení a zajistěte školení.

Konečně jste implementovali nové softwarové řešení pro řízení projektů. Gratulujeme! Vaše práce ale bohužel není hotová. Je důležité zajistit, aby zaměstnanci absolvovali potřebné školení, díky kterému budou moct nový nástroj efektivně používat. Školení připravte v několika termínech, aby si na něj všichni našli čas. Také vytvořte testovací projekty, aby každý uživatel mohl prozkoumat funkce vybraného nástroje a seznámit se s nimi, než je začne používat v praxi.

Řízení projektů v cloudu je vlnou budoucnosti. Objevte řešení, které vám bude vyhovovat, a nezůstávejte pozadu. 

Informace o autorovi

Tým webu Growth Center vám pomůže pustit se podnikání a rozvíjet a řídit vaši firmu.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete víc.

Koupit
Související obsah
Manage my business

Pět nutných doplňků pro váš skupinový pracovní chat

Další informace
Manage my business

Pět funkcí softwaru pro řízení projektů, které přehlížíte

Další informace
Manage my business

Dopřejte svým týmům svobodu k inovacím díky lepší spolupráci

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.