Co může IT oddělení naučit zaměstnance o lepších online schůzkách

S tím, jak stále více zaměstnanců pracuje z domova nebo na cestách, se videokonference stávají pro kolegy důležitým komunikačním prostředkem. Online schůzky jsou stále důležitější součástí každodenní obchodní komunikace a spolupráce.

Spolupráce s vaším IT týmem může zaměstnancům poskytnout výhodu: budou na virtuální schůzky dobře vybaveni a budou schopni využít dostupné technologie na maximum. Specialisté na IT naopak ušetří cenný čas, protože zaměstnanci si po zaškolení zvládnou konferenční hovory úspěšně nastavit sami.

Předem zkontrolujte nastavení

Před hovorem by si zaměstnanci u IT oddělení měli ověřit, že mají všechny potřebné pluginy a nejnovější dostupné technologie. Několik minut před začátkem schůzky by navíc měli otestovat, zda budou během hovoru fungovat všechny vstupy a výstupy kamer a mikrofonů.

Předcházejte zbytečnému zpomalování

Při přenosech videa a zvuku běžně dochází k prodlevám, nejčastěji vinou potíží se síťovým připojením. Aby měli jistotu, že takové problémy jejich schůzku nenaruší, mohou si zaměstnanci od IT týmu vyžádat nakonfigurování kvality služeb tak, aby prioritu v síťovém provozu dostalo videokonferenční řešení pro zaměstnance, kteří uskutečňují hovory z kanceláře. Připojení může zpomalit také větší počet účastníků připojených přes telefon. S ohledem na to je dobré pozvat jen klíčové účastníky, případně, pokud je to možné, seskupit více účastníků do jednoho připojení přes telefon.

Informace od IT mohou vylepšit dojem ze schůzek

V dnešních řešeních virtuálních konferencí je k dispozici tolik funkcí, že zaměstnanci nemůžou mít přehled, co všechno se dá na online schůzkách uplatnit. Váš IT tým může zaměstnancům poradit s využitím živých chatovacích místností přímo v aplikacích, interaktivních tabulí s funkcemi spolupráce nebo nástrojů pro přímé sdílení souborů – to všechno může v budoucnu posílit produktivitu hovorů.

Vytvořte a sdílejte kontrolní seznam tipů

Úspěch rozhodně podpoříte, když zaměstnanci společně s IT týmem sestaví seznam tipů, jak pořádat virtuální schůzky co nejefektivněji, a dají ho k dispozici všem kolegům. Každá organizace je jiná a musí vzít v úvahu jiné faktory, přesto ale nabízíme několik tipů, které vašim zaměstnancům pomůžou s tvorbou tohoto technického seznamu začít:

        
  • Pokud organizátoři a účastníci schůzky používají externí mikrofon, možná budou muset přepnout zvukové zařízení z výchozího integrovaného právě na mikrofon.
  •     
  • Aby se vyhnuli nechtěnému šumu na pozadí rušícímu plynulou konverzaci a snižujícímu rychlost komunikace, měli by zaměstnanci účastníkům doporučit, aby si vypnuli mikrofon, dokud nedostanou slovo.
  •     
  • U těch, kdo plánují sdílet obrazovku, zaručí dobrá příprava, že je uprostřed schůzky nic nezaskočí. Otevírání karet nebo snaha načíst soubory až během jednání může hovor zpomalit a způsobit prodlevy obrazovky.

O autorovi

Tým webu Growth Center vám pomůže pustit se podnikání a rozvíjet a řídit vaši firmu.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit
Související obsah
Business Tech

Archivace e-mailu: Pět výhod této opomíjené funkce

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.