Microsoft Dynamics
CRM Hjælp og undervisning

Udføre dit CRM-arbejde i Outlook

Hvis du er som så mange andre, skal du bruge Microsoft Outlook som det centrale punkt til styring af kommunikation, planlægning og kontaktpersoner til virksomheder. Du kan fortsætte med at bruge den velkendte Outlook-grænseflade og integrere Microsoft Dynamics CRM på samme tid ved hjælp af Microsoft Dynamics CRM til Outlook, en Outlook-klient, der leveres af Microsoft Dynamics CRM.

På denne side:

Hvad kan CRM til Outlook tilbyde

Udforske CRM til Outlook

Hvilke Outlook-funktioner er ikke tilgængelige i CRM til Outlook?

Meddelelser om beskyttelse af personlige oplysninger

Hvad kan CRM til Outlook tilbyde

Når du bruger Dynamics CRM til Outlook, kan du få adgang til kernefunktionaliteten i CRM direkte fra Outlook.Dynamics CRM til Outlook indeholder også ekstra funktioner, der er ikke tilgængelig i webklienten. Du kan f.eks.:

  • Spore mail, aftaler, kontakter og opgaver i Outlook. Når du sporer en post i Dynamics CRM til Outlook, "skubbes" en kopi af denne post til CRM, og de to poster er synkroniseret. Når en post spores, kan du opdatere den i Dynamics CRM til Outlook eller i CRM. Sporing giver en fantastisk måde at holde dine personlige oplysninger adskilt fra dine firmaoplysninger på, fordi kun de oplysninger, du manuelt sporer, skubbes til CRM.Dynamics CRM til Outlook synkroniserer også automatisk de poster, du ejer fra CRM til Dynamics CRM til Outlook.Arbejde med Avanceret søgningFlere oplysninger: Oversigt over sporing af records i CRM til Outlook

  • Anvende CRM-mailskabeloner eller knytte salgsmateriale og vidensbaseartikler fra CRM, når du sender en mail i Outlook til kunder.

  • Drage fordel af oprindelig Outlook-funktionalitet for at tilpasse visninger af CRM-data. Du kan f.eks. sortere, filtrere, formatere, gruppere og kategorisere visninger på samme måde, som du administrerer visninger i Outlook, og du kan åbne flere visninger på én gang. Du kan også tilføje betinget formatering og indstille opfølgning.

  • Du kan få adgang til dine CRM-data på farten, ved at arbejde i offlinetilstand.Dynamics CRM til Outlook indeholder filtre til offlinesynkronisering, som du kan redigere, før du går offline, så du kan tage lige netop de data, du har brug for, med dig. Når du arbejder offline, gemmes ændringerne til den lokale harddisk. Når du skifter til onlinetilstand, synkroniserer Dynamics CRM til Outlook automatisk dataene igen med CRM-serveren.Arbejde med Avanceret søgningFlere oplysninger: Arbejde offline med CRM til Outlook

  • Oprette MicrosoftWord-brevfletningsdokumenter for at sende formularbreve eller formular-mails til adresselister for kontakter, firmaer eller marketing. Du kan også bruge brevfletning til at oprette faxer og tilbud.Arbejde med Avanceret søgningFlere oplysninger: Opret et Microsoft Word-brevfletningsdokument med CRM til Outlook


Bemærk!

Hvis medarbejderne i din organisation deler den samme computer ved at anvende forskellige brugerkonti, kan hver enkelt person installere og bruge Dynamics CRM til Outlook til deres egen konto.


Udforske CRM til Outlook

Når du installerer CRM til Outlook, tilføjer softwaren flere elementer i brugergrænsefladen til din Outlook-skærm.

Navigationsrude.

Du kan se en mappe i din organisation i navigationsruden i venstre side af skærmen. Under navnet på din organisation kan du se en liste over CRM-mapper. Du kan bruge disse mapper til at navigere til området og åbne forskellige posttyper.


Hvis du opretter forbindelse til mere end én organisation, vises en separat mappe for hver organisation i navigationsruden.

Bånd

Du får adgang til kommandoer i Dynamics CRM til Outlook gennem båndet. Båndet viser forskellige knapper og funktioner, afhængigt af sammenhængen. Hvis du f.eks. får vist en liste over salgsmuligheder, viser båndet knapper, der gælder for salgsmuligheder. For aftaler, kontaktpersoner og opgaver kan du se et særligt CRM-afsnit på båndet.


Lister, visninger og læseruden

Når du bruger navigationsruden til at åbne en mappe til en posttype (for eksempel konti), kan du se en liste over poster. Listen afhænger af visningen, du arbejder i, og eventuelle søgekriterier eller filtre, du har anvendt.

Når du vælger en post på en liste, vises detaljer for den pågældende post i læseruden under listen. Data i læseruden er skrivebeskyttet – det er en hurtig måde at få vist indholdet af en post på. Hvis du vil redigere dataene i CRM, skal du blot dobbeltklikke på posten på listen.


Du kan ændre placeringen af læseruden eller slå den til eller fra. Du kan også tilpasse, hvad du ser i læseruden.Arbejde med Avanceret søgningFlere oplysninger: Tilpasse læseruden i CRM til Outlook

Hvilke Outlook-funktioner er ikke tilgængelige i CRM til Outlook?

Microsoft Dynamics CRM bruger Internet Explorer-standardkontrolelementer, så visse Outlook-funktioner er ikke tilgængelige i Dynamics CRM til Outlook. Du kan bruge løsningerne i følgende tabel for funktioner, der ikke er tilgængelige.

Funktion

Løsning

E-mailsignaturer

Brug en global mailskabelon eller indbyggede mailsignaturer i Outlook.

Funktioner til redigering af fuldtekst

Brug standardredigeringsværktøjerne. Tryk f.eks. på Enter for at få linjer med dobbelt linjeafstand og Skift+Enter for at få linjer med enkelt linjeafstand.

Vedhæft filer under oprettelse

Gem en e-mailaktivitet, før du vedhæfter filer.

Flytning af poster ved at trække og slippe dem.

Der er ingen løsning for at trække og slippe poster. At trække og slippe poster medfører tab af data.

Påmindelser

Efter synkronisering med Outlook oprettes der 15-minutters-påmindelser for de aftaler og serviceaktiviteter, der er oprettet i Microsoft Dynamics CRM-mapperne eller i webprogrammet.

Microsoft Dynamics CRM Servicekalender

CRM Servicekalenderen er ikke tilgængelig som standard, men du kan bede din systemadministrator om at tilføje den.

Meddelelser om beskyttelse af personlige oplysninger

Før du kan bruge Microsoft Dynamics CRM til Outlook, skal du logge på med dine legitimationsoplysninger (en mailadresse og adgangskode). Du kan vælge at gemme disse oplysninger lokalt, så du ikke bliver bedt om at angive dem, hver gang du åbner Outlook. Hvis du vælger at gemme oplysningerne lokalt, opretter CRM til Outlook automatisk forbindelse til Microsoft Dynamics CRM Online, hver gang du åbner Outlook.

Når du første gang har logget på CRM til Outlook og brugt programmet, er der altid forbindelse mellem computeren og CRM Online, når der er adgang til internettet. Du kan vælge at afbryde forbindelsen mellem computeren og CRM udelukkende ved hjælp af en konfigurationsindstilling, men hvis du afbryder forbindelsen, kan CRM til Outlook fungere med forringet ydeevne.

Hvis du bruger CRM til Outlook til at spore mail, bliver mailtråden synlig for de brugere i organisationen, der har tilladelse til at se den.

For alle mails, som du modtager, sendes afsenderens og modtagerens mailadresser samt meddelelsens emnelinje til CRM Online fra CRM til Outlook. Dermed kan CRM Online kontrollere, om en bestemt mail skal gemmes i tjenesten CRM Online. Når du sporer et element, gemmes der en kopi af elementet i tjenesten CRM. Kopien er synlig for alle andre brugere i organisationen, der har de relevante tilladelser. Kopien slettes automatisk fra CRM Online, når du stopper sporingen af et element, men kun hvis du ejer det pågældende element.

Hvis du bruger Microsoft Dynamics CRM Online, når du bruger funktionen Synkroniser med Outlook, vil de CRM-data, du synkroniserer, blive "eksporteret" til Outlook. Der opretholdes et link mellem oplysningerne i Outlook og oplysningerne i CRM Online for at sikre, at oplysningerne forbliver aktuelle mellem de to. Outlook Sync henter kun de relevante CRM-post-id'er, der skal bruges, når en bruger forsøger at spore og angive et Outlook-element. Virksomhedens data lagres ikke på enheden.

En administrator bestemmer, om organisationens brugere har tilladelse til at synkronisere CRM-data til Outlook ved hjælp af sikkerhedsroller.