Microsoft Dynamics CRM Hjælp og undervisning
Microsoft Dynamics
CRM Hjælp og undervisning
Search Microsoft Dynamics CRM Hjælp og undervisning

Eksempel på at skifte til offlinetilstand med CRM til Outlook

Sælgere kan gøre vigtige kundeoplysninger tilgængelige og opdaterede på forretningsrejser med filtre. Når du kun angiver de data, du skal bruge for at synkronisere med din bærbare computer, kan du undgå at spilde værdifuld hukommelse på den bærbare computer, holde dig ajour med hovedkontoret og holde oplysninger på den bærbare computer opdateret. Samtidig er chefer og kolleger opdateret.

Ved hjælp af Dynamics CRM til Outlook kan du konfigurere og aktivere filtre med kriterier i stil med Avanceret søgning ved at vælge kriterier for de Microsoft Dynamics CRM-poster, som du ønsker skal være tilgængelige, når du er offline. Derudover kan du ændre, hvilke data der skal være tilgængelige, når du synkroniserer, ved at aktivere og deaktivere filtrene.

Hvis du vil se, hvilke datafiltre der anvendes på offlinesynkroniseringen i Outlook, skal du på menuen Filer klikke eller trykke på CRM > Skift til offline > Administrer offlinefiltre.


Bemærk!

Bemærk, at der kan være flere aktive filtre, så du kan tage større, samlede sæt af data offline.


Vælge de data, du skal bruge sammen med filtre

Hvis du vil bruge lokale data, kan du overveje en tur til de regionale kontorer i USA i Washington og Oregon. Du kan evt. definere nødvendige oplysninger i Microsoft Dynamics CRM-databasen, der gælder for kunder i disse stater.

Du skal først oprette et filter for dataene af en posttype. Gem dette filter som "master", og kald det f.eks. "Mine aktive firmaer". Derefter skal du redigere dette filter for at oprette forskellige versioner, alt efter dine forretningsbehov.

  • Hvis du vil redigere et eksisterende filter, skal du dobbeltklikke eller trykke på elementet på listen. Hvis du vil bevare den oprindelige datagruppe, skal du oprette en kopi ved hjælp af Gem som og tilføje ekstra kriterier, f.eks. "Adresse 1: Område er lig med WA". Gem den med et nyt navn, f.eks. "Mine firmaer i Washington".

  • Brug Gem som igen, ret kriteriet til "Adresse 1: Område er lig med ELLER", og gem den nye datagruppe med navnet Mine firmaer i Oregon.


Vigtigt!

Før din rejse skal du deaktivere alle filtre undtagen dem, der gælder for kunderne i det første land/område, du besøger.


Deaktivere eller aktivere filtre

  • Hvis du vil deaktivere et filter, skal du vælge et eller flere filtre under fanen Brugerfiltre. Klik eller tryk på knappen Deaktiver (en rød cirkel med en rød firkant) på værktøjslinjen.

  • Hvis du vil aktivere et filter, skal du vælge et eller flere filtre under fanen Brugerfiltre og derefter klikke eller trykke på knappen Aktivér (en grøn cirkel med en grøn trekant).

Skifte til offlinetilstand og synkronisere dataene

  • I Outlook skal du gå til menuen CRM og klikke eller trykke på Skift til offline.

Når du arbejder offline, kan du tilføje nye kontakter og firmaer eller opdatere firmaerne og kontakterne på den bærbare computer. Når du opretter forbindelse til firmaets netværk igen, kan du synkronisere dataene.


Vigtigt!

Brugere, der logger lokalt på en enhed, hvor Microsoft Dynamics CRM til Outlook er installeret, har adgang til CRM-data, som er gemt lokalt. Delt brug af en enhed med Dynamics CRM til Outlook understøttes ikke.


Skifte til onlinetilstand og synkronisere dataene

  • I Outlook skal du gå til menuen CRM og klikke eller trykke på Skift til online.

Eventuelle opdaterede data på den bærbare computer synkroniseres med virksomhedens Microsoft Dynamics CRM-database. Du kan nu deaktivere og aktivere et nyt sæt af filtre til de næste besøg ved hjælp af de procedurer, som blev gennemgået tidligere i artiklen.

Samle datafiltre for at tage flere oplysninger med dig

Da filtre er additive, kan du have mere end ét aktivt filter. Hvis du f.eks. skal en tur til det nordvestlige USA, kan du aktivere datafiltrene Washington og Oregon, som du har oprettet, og tage begge sæt data med dig.

Meddelelser om beskyttelse af personlige oplysninger

Før du kan bruge Microsoft Dynamics CRM til Outlook, skal du logge på med dine legitimationsoplysninger (en mailadresse og adgangskode). Du kan vælge at gemme disse oplysninger lokalt, så du ikke bliver bedt om at angive dem, hver gang du åbner Outlook. Hvis du vælger at gemme oplysningerne lokalt, opretter CRM til Outlook automatisk forbindelse til Microsoft Dynamics CRM Online, hver gang du åbner Outlook.

Når du første gang har logget på CRM til Outlook og brugt programmet, er der altid forbindelse mellem computeren og CRM Online, når der er adgang til internettet. Du kan vælge at afbryde forbindelsen mellem computeren og CRM udelukkende ved hjælp af en konfigurationsindstilling, men hvis du afbryder forbindelsen, kan CRM til Outlook fungere med forringet ydeevne.

Hvis du bruger CRM til Outlook til at spore mail, bliver mailtråden synlig for de brugere i organisationen, der har tilladelse til at se den.

For alle mails, som du modtager, sendes afsenderens og modtagerens mailadresser samt meddelelsens emnelinje til CRM Online fra CRM til Outlook. Dermed kan CRM Online kontrollere, om en bestemt mail skal gemmes i tjenesten CRM Online. Når du sporer et element, gemmes der en kopi af elementet i tjenesten CRM. Kopien er synlig for alle andre brugere i organisationen, der har de relevante tilladelser. Kopien slettes automatisk fra CRM Online, når du stopper sporingen af et element, men kun hvis du ejer det pågældende element.

Hvis du bruger Microsoft Dynamics CRM Online, når du bruger funktionen Synkroniser med Outlook, vil de CRM-data, du synkroniserer, blive "eksporteret" til Outlook. Der opretholdes et link mellem oplysningerne i Outlook og oplysningerne i CRM Online for at sikre, at oplysningerne forbliver aktuelle mellem de to. Outlook Sync henter kun de relevante CRM-post-id'er, der skal bruges, når en bruger forsøger at spore og angive et Outlook-element. Virksomhedens data lagres ikke på enheden.

En administrator bestemmer, om organisationens brugere har tilladelse til at synkronisere CRM-data til Outlook ved hjælp af sikkerhedsroller.

Gælder for

CRM Online

CRM 2015 on-prem

CRM 2013 on-prem

 
Kunne du bruge disse oplysninger?