Dynamics 365
Hjælp og undervisning
Search

Spore Outlook-kontakter i Dynamics 365 til Outlook

Når du sporer en kontakt i Microsoft Dynamics 365 til Outlook, gemmes en kopi af den pågældende kontakt i Microsoft Dynamics 365 og synkroniseres med Outlook-posten. Når dine kontakter er registreret, kan du se de mails, opgaver, aftaler og firmaposter, der er knyttet til disse kontakter. Du kan få adgang til posterne i Dynamics 365 til Outlook eller Dynamics 365.

Sporing af kontakter i Dynamics 365 til Outlook er en manuel proces. Det giver dig mulighed for at holde dine personlige kontakter adskilt fra dine Dynamics 365-kontakter. Synkronisering af kontakter fra Dynamics 365 til Dynamics 365 til Outlook sker dog automatisk. Kontakter, du ejer, i Dynamics 365 vil automatisk være tilgængelige i Dynamics 365 til Outlook. Hvis du synkroniserer Outlook på din mobilenhed, kan du også åbne dine Dynamics 365-opgaveposter på enheden.

  1. I Dynamics 365 til Outlook skal du vælge Personer i navigationsruden og derefter vælge op til 20 kontakter.


    Tip!

    Hvis du vil markere mere end 20 kontakter, eller hvis du vil spore alle dine Outlook-kontakter i Dynamics 365, kan du bruge guiden Tilføj kontakter.Flere oplysninger:  Brug en guide til at tilføje og spore flere Outlook-kontakter i Dynamics 365 til Outlook


  2. Gør et af følgende for at spore kontakten:

    • Hvis du vil spore firmaposten uden at sammenkæde den med en overordnet post (firma) i Dynamics 365, skal du under fanen Startside i gruppen Dynamics 365 vælge Spor.

      Eller

    • Hvis du vil spore kontakten og knytte den til en overordnet (firma) post i Dynamics 365, skal du vælge Angiv overordnet i gruppen Dynamics 365 under fanen Startside og derefter søge efter den overordnede post i dialogboksen Slå post op. Når du har fundet den ønskede post, skal du vælge Tilføj.

      Når du vælger knappen Spor eller knappen Angiv overordnet, vises en Microsoft Dynamics 365-rude (også kendt som "sporingsruden") i bunden af kontaktposten. Denne rude viser, at kontakten spores, og angiver links til relaterede poster. Hvis du vælger knappen Angiv overordnet, viser Dynamics 365 til Outlook også et link til den overordnede post.Fortæl mig mere om, hvordan sporing fungerer

      I Dynamics 365 til Outlook vises ikonet Sporet i Dynamics 365 ud for de registrerede kontakter.

  3. Hvis du vil føje flere oplysninger om kontakten til formularen Kontakt i Microsoft Dynamics 365, skal du vælge kontakten og derefter vælge Vis i Dynamics 365 i gruppen Dynamics 365.

Noter

  • Hvis du vil føje flere oplysninger om kontakten til formularen Kontakt i Microsoft Dynamics 365, skal du vælge kontakten og derefter vælge Vis i Dynamics 365 i gruppen Dynamics 365.

  • Hvis kontakten er knyttet til en overordnet post, kan du åbne den overordnede post fra Outlook-kontaktposten i Dynamics 365 til Outlook. Åbn posten på listen over kontakter. I gruppen Dynamics 365 skal du vælge Vis overordnet (eller vælge linket i sporingsruden).

  • Feltet Virksomhed for en Outlook-kontakt føjes ikke automatisk til det overordnede firma for den nye Microsoft Dynamics 365-kontakt.Flere oplysninger: .Angiv personlige indstillinger, der påvirker sporing og synkronisering mellem Dynamics 365 og Outlook eller Exchange

Sådan undgår du dubletkontaktposter

Når du sporer kontaktpersoner, kontrollerer Dynamics 365, om der er dubletter.Dynamics 365 kontrollerer også, om der er dubletter, når du synkroniserer poster manuelt eller går online, hvis du har arbejdet offline.

Hvis Dynamics 365 registrerer, at en kontakt er en potentiel dublet, åbner Dynamics 365 dialogboksen Der er registreret dubletter i stedet for at gemme kontakten.

Her er, hvad du skal gøre, hvis dette sker:

  1. På listen Potentielle dubletposter skal du dobbeltklikke eller trykke på posten.

  2. Hvis den nye eller opdaterede post ikke er en dublet, kan du oprette den nye post ved at vælge Gem post.

    ELLER

    Hvis den nye eller opdaterede post er en dublet, kan du annullere ændringerne ved at vælge Annuller.

  3. Hvis reglen for registrering af dubletter identificerer potentielle dubletposter i andre posttyper, skal du gennemse poster fra alle de angivne posttyper.


Vigtigt!

Registrering af dubletter kan kun ske, hvis registrering af dubletter er aktiveret, og hvis der findes mindst én regel for registrering af dubletter for posttypen.


Meddelelser om beskyttelse af personlige oplysninger

Før du kan bruge Microsoft Dynamics 365 til Outlook, skal du logge på med dine legitimationsoplysninger (en mailadresse og adgangskode). Du kan vælge at gemme disse oplysninger lokalt, så du ikke bliver bedt om at angive dem, hver gang du åbner Outlook. Hvis du vælger at gemme oplysningerne lokalt, opretter Dynamics 365 til Outlook automatisk forbindelse til Microsoft Dynamics 365 (online), hver gang du åbner Outlook.

Når du første gang er logget på Dynamics 365 til Outlook og har brugt programmet, er der altid forbindelse mellem computeren og Dynamics 365 (online), når der er adgang til internettet. Du kan vælge at afbryde forbindelsen mellem computeren og Dynamics 365 udelukkende ved hjælp af en konfigurationsindstilling, men hvis du afbryder forbindelsen, kan Dynamics 365 til Outlook fungere med forringet ydeevne.

Hvis du bruger Dynamics 365 til Outlook til at spore mail, bliver mailtråden synlig for de brugere i organisationen, der har tilladelse til at se den.

For alle mails, som du modtager, sendes afsenderens og modtagerens mailadresser samt meddelelsens emnelinje til Dynamics 365 (online) fra Dynamics 365 til Outlook. Dermed kan Dynamics 365 (online) kontrollere, om en bestemt mail skal gemmes i tjenesten Dynamics 365 (online). Når du sporer et element, gemmes der en kopi af elementet i tjenesten Dynamics 365. Kopien er synlig for alle andre brugere i organisationen, der har de relevante tilladelser. Kopien slettes automatisk fra Dynamics 365 (online), når du stopper sporingen af et element, men kun hvis du ejer det pågældende element.

Hvis du bruger Microsoft Dynamics 365 (online), og du bruger funktionen Synkroniser med Outlook, eksporteres de Dynamics 365-data, du synkroniserer, til Outlook. Der opretholdes et link mellem oplysningerne i Outlook og oplysningerne i Dynamics 365 (online) for at sikre, at oplysningerne forbliver aktuelle mellem de to. Outlook Sync henter kun de relevante Dynamics 365-post-id'er, der skal bruges, når en bruger forsøger at spore og angive et Outlook-element. Virksomhedens data lagres ikke på enheden.

En administrator bestemmer, om organisationens brugere har tilladelse til at synkronisere Dynamics 365-data med Outlook ved hjælp af sikkerhedsroller.