Microsoft Dynamics CRM Hjælp og undervisning
Microsoft Dynamics
CRM Hjælp og undervisning
Search Microsoft Dynamics CRM Hjælp og undervisning

Brug en guide til at tilføje og spore flere Outlook-kontakter i CRM til Outlook

Du kan spore dine Microsoft Office Outlook-kontakter i Microsoft Dynamics CRM til Outlook. Når du sporer en kontakt, gemmes en kopi af kontaktens post i Dynamics CRM til Outlook og synkroniseres med Outlook-posten. Når dine kontakter er sporet, kan du se CRM-mails, -opgave eller -aftaleaktiviteter, der er knyttet til disse kontakter. Hvis du synkroniserer Outlook på din mobilenhed, kan du også åbne dine kontaktposter på enheden.

Sporing af kontakter i Dynamics CRM til Outlook er en manuel proces. Du kan registrere op til 20 kontakter ad gangen ved at vælge knappen Spor eller Angiv overordnet i Dynamics CRM til Outlook. Hvis du vil tilføje mere end 20 kontakter ad gangen, eller hvis du vil føje alle dine Outlook-kontakter til CRM, kan du bruge guiden Tilføj kontakter. Guiden kan også hjælpe dig med at angive en række indstillinger. Du kan for eksempel angive, om fremtidig kommunikation med de registrerede kontakter skal synkroniseres med Dynamics CRM til Outlook.


Vigtigt!

For at holde styr på kontakter i Dynamics CRM til Outlook, skal din Outlook-mailadresse skal svare til din CRM-mailadresse. Du kan ikke synkronisere til eller fra flere mailadresser.


Trin 1: Bliv klar

Inden du tilføjer dine Outlook-kontakter:

  • For at få de bedste resultater skal du sørge for, at dine Outlook-kontaktdata er så fuldstændige og nøjagtige som muligt. Udfyld eventuelle manglende oplysninger, og kontrollér, at navne på personer er stavet korrekt.

  • Da du har mulighed for at “knytte” firmanavnene på din liste over Outlook-kontakter til et firmanavn i Microsoft Dynamics CRM, skal du sørge for, at firmaerne staves på samme måde i begge programmer.

Trin 2: Kør guiden

  1. Vælg Filer > CRM > Importer kontakter > Tilføj kontakter.

  2. Vælg Næste.

  3. Bekræft den mappe, hvor dine Outlook-kontakter er gemt, og vælg derefter Næste.


    Bemærk!

    • Guiden bestemmer den mappe, der som regel kaldes Kontakter. Du kan vælge eller rydde undermapper i mappen Kontakter.

    • Hvis du lader en anden administrere dine e-mails (kaldet en "stedfortræder"), kan du ikke tilføje kontakter fra den pågældende persons kontaktmappe.


  4. Vælg, hvordan kontaktpersonerne skal grupperes. Grupperne er:

    • Virksomhedsnavn. Gruppér kontakterne ved vha. det matchende firmanavn i Microsoft Dynamics CRM. Guiden viser det antal kontakter, der er knyttet til hvert enkelt firma. Vælg linket for at kontrollere listen over navne for hvert firma.

    • Maildomæne. Gruppér kontakterne efter e-maildomæne. E-maildomænet er den del af adressen, der kommer efter @-symbolet. I mailadressen nogen@contoso.com er "contoso.com" f.eks. domænet. Vælg linket for at kontrollere listen over navne i hvert domæne.

    • Kategorier. Gruppér kontakterne efter den kategori, du bruger til at organisere kontakter i Outlook, hvis det er relevant. Vælg linket for at kontrollere listen over navne for hver kategori.

    Hvis du ikke vil tilføje alle grupperne, skal du rydde afkrydsningsfelterne til venstre for de grupper, du ikke ønsker.


    Bemærk!

    Der vises en farve i kolonnen Antal kontakter for at angive, hvor mange af kontakterne der allerede er knyttet til poster i Microsoft Dynamics CRM:

    • Grøn. Samtlige kontakter findes allerede i Microsoft Dynamics CRM.

    • Gul. Mere end 50 % af kontaktpersonerne findes allerede i Microsoft Dynamics CRM.

    • Rød. Mindst én af kontaktpersonerne findes allerede i Microsoft Dynamics CRM.



    Tip!

    Du opdager måske, at grupperingerne har mange variationer, hvis firmanavnene ikke stemmer helt overens. Hvis det er tilfældet, er det måske bedst at annullere guiden, rette firmanavne i Outlook og derefter køre guiden igen.


  5. Kontrollér, at Brug det firmanavn, der skal være kontoen er markeret (anbefales). Hvis du vil knytte et firmanavn til hver kontakt på senere tidspunkt i Microsoft Dynamics CRM, kan du også fjerne fjerner markeringen i dette afkrydsningsfelt.

  6. Markér Spor al kommunikation for tilføjede kontakter for at spore meddelelser, aftaler og opgaver, der er knyttet til disse Outlook-kontakt i Microsoft Dynamics CRM.

  7. Hvis du manuelt vil vælge de firmaer, der skal knyttes til kontakterne, skal du vælge Avanceret. I kolonnen Angiv firma skal du vælge rækken for den pågældende kontakt. Vælg en af følgende på rullelisten:

    • Lad feltet stå tomt (Ikke angivet) for at knytte kontakterne til et firma i Microsoft Dynamics CRM på et senere tidspunkt.

    • Markér Brug firmanavn, hvis du vil knytte kontakterne til et Microsoft Dynamics CRM-firma ved hjælp af virksomhedsnavnet.

    • Markér Vælg eksisterende firma, vælg et firma eller en kontakt, og vælg derefter OK.

  8. I kolonnen Inkluder kommunikation skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for hver gruppering, der ikke skal spore mailmeddelelser, aftaler og opgaver, i Microsoft Dynamics CRM.

  9. Vælg Tilføj kontakter.

  10. Gennemse oversigtssiden, og få vist eventuelle fejl, hvis det er relevant. Vælg derefter Luk.

 
Kunne du bruge disse oplysninger?