Fem måder at samarbejde på, når du arbejder hjemme

Da det bliver mere og mere udbredt at arbejde hjemmefra, er det vigtigt, at medarbejdere og projektteams, der befinder sig langt fra hinanden, har mulighed for at arbejde sammen. Den digitale teknologi har udviklet sig enormt, og samarbejde er derfor mere effektivt end nogensinde før. De værktøjer, der er tilgængelige for medarbejdere, der arbejder hjemme, tilbyder et hidtil uset spektrum af samarbejdsmuligheder.  

Som nævnt af CNBC findes der mindst tre forskellige former for \”afstand\”, herunder fysisk og operationel afstand. De samarbejdsværktøjer, der beskrives her, forholder sig også til \”tilhørsmæssig afstand\”, som handler om den enkelte persons behov for at have \”en følelse af tillid, medfølelse og samhørighed.\” 

Enhver virksomhed kan udnytte deres hjemmearbejdende arbejdsstyrke optimalt med alt fra sessioner med brainstorm i realtid til innovative strategier til fil- og dokumentdeling. Her er en kort beskrivelse af, hvordan disse værdifulde ressourcer kan føre til produktivitet på et helt nyt niveau

Videoopkald og -møder 

Personer, der har det godt med at mødes fysisk med deres medarbejdere, kan ind imellem føle, at de mangler noget, når de arbejder hjemmefra. Der kan snige sig en følelse af isolation ind i deres arbejdsvaner, og dette kan medføre, at de føler sig frakoblet fra teamet. 

Videoopkald og -møder øger det \”personlige touch\” enormt og giver en større følelse af teamwork og relationsopbygning. Videoopkald forbedrer udbyttet af teamets brainstorm via direkte samtaler i realtid. Videoopkald er også et nyttigt værktøj til evaluering af medarbejdere (som arbejder hjemme) og andre situationer, hvor det er væsentligt, at mødes ansigt til ansigt.  

Brugen af videomøder kan reducere eller ligefrem fjerne rejseudgifter og de udfordringer, der er forbundet med planlægning af mange fysiske møder. 

Chat 

Samtaler via chat i realtid har erstattet den tid, hvor man delte idéer over kaffemaskinen. Disse værktøjer giver fjernarbejdere mulighed for at dele idéer og strategier på en mere effektiv og fokuseret måde. 

Hvis en fjernarbejder i én del af landet for eksempel får en pludselig idé, som vil ændre et projekt markant, kan fjernarbejderen blot oprette forbindelse via chat og vende idéen med sine kolleger, som befinder sig hundredvis af kilometer væk. Denne ressource er langt hurtigere og mere effektiv end mails, når man har brug for at kommunikere hurtigt.  

  • Muligheden for at dele sin skærm gør teammedlemmer i stand til at træffe hurtigere beslutninger i realtid og sikre, at et projekt bevæger sig fremad  
  • Arkivering af en chathistorik giver et dybdegående indblik i, hvordan beslutninger bliver truffet, og hvor nytænkning fører til fuldførelse 

 Samarbejde om dokumenter og fildeling i realtid 

Selvom papirarbejde stadig er en del af virksomheders arbejde, er dokumenter i udskrevet form et sjældnere syn nu om dage. I stedet kan teammedlemmer, der befinder sig på forskellige lokaliteter, arbejde tæt sammen med online dokumenter, regneark, PowerPoint-præsentationer og så videre. 

Redigering og feedback sker næsten i realtid, hvilket markant reducerer risikoen for misforståelser eller fejl, som opstår, når et dokument sendes frem og tilbage via mail. Samarbejde i realtid er særligt nyttigt, når der skal oprettes vigtige dokumenter til tidsfølsomme projekter.  

Som på en fysisk arbejdsplads er det ofte nødvendigt for teammedlemmer at sende, dele og få adgang til filer. Fildeling sker nu oftest via skylager. Når data er gemt online, kan de nemt deles, og andre kan få adgang til, se og redigere filer på Windows-, Mac- eller mobilenheder. 

Deling og administration af opgaver 

Virtuelle teams, der arbejder på tværs af væsentlige afstande og forskellige tidszoner, har brug for en måde til at holde sig opdaterede om delte projekter. Deling og administration af opgaver giver mulighed for at dele projektopgaver og holde alle teammedlemmer informerede om fremskridt i forhold til fuldførelse af opgaven. 

Med software til administration af opgaver kan fjernarbejdere: 

  • Acceptere opgaver og give andre mulighed for at se, hvem der har forpligtet sig til arbejdet 
  • Underrette den næste person i teamet om, hvornår et job er fuldført, så arbejdsprocessen holdes i gang 
  • Gemme og organisere ressourcefiler (regneark, dokumenter osv.) og sikre, at der arbejdes med de mest opdaterede oplysninger 

Når medarbejdere, der arbejder hjemme, (og de personer, de samarbejder med) har adgang til en app til administration af opgaver, kan de holde styr på deres projekts opgaveliste. 

Skylager 

Alle de ovenfor nævnte ressourcer til samarbejde fungerer bedst, når de kombineres med skylager. Skylagertjenester gør det nemt for alle i organisationen at få adgang til en fil eller mappe, uanset hvor i verden de befinder sig. 

Med skylager kan fjernarbejdere samarbejde ved hjælp af: 

  • Synkroniserede filer 
  • Adgang til og deling af dokumenter, billeder og mapper fra flere forskellige enheder 
  • Redigering af filer i realtid 
  • Gendannelse af sikkerhedskopierede data i tilfælde af filtab 
  • Visning af tidligere redigeringer med versionshistorik 

Skylager er generelt prisvenligt for selv den mindste virksomhed. Udbyttet er betydeligt med hensyn til sikker fildeling, tilgængelighed på de fleste operativsystemer og enheder og muligheden for at beskytte mod tab eller beskadigelser.  

Fjernarbejdsstyrken repræsenterer fremtidens arbejde. Efterhånden som behovet for fysisk tilstedeværelse på arbejdspladsen bliver mindre, vil arbejdsgivere se en større produktivitet, når de forsyner deres hjemmearbejdende teams med de bedste tilgængelige samarbejdsteknologier. 

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Produktivitet

Fem måder, hvorpå integrerede apps til onlinekalendere øger produktiviteten

Læs mere
Produktivitet

Gør møder mere engagerende med digitale whiteboards

Læs mere
Produktivitet

5 måder, afstemninger kan øge engagementet i onlinemøder

Læs mere

Business Insights & Ideas tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.