Seks måder at lave imponerende agendaer for onlinemøder på

Af Dianna Booher, gæsteforfatter hos Microsoft

Alt for mange onlinemøder minder meget lidt om et fysisk møde, når det gælder ting som energi, engagement eller idéskabelse.

I de fleste tilfælde kommer disse onlinemøder ud af kurs på den ene af to måder: Enten bliver de stille som en begravelse med monolog efter monolog over for et vakuum af sørgende. Eller også ender de som et højrøstet kor af sælgere, der fejrer en sejr over at have vundet en stor kontrakt – hvor alle stemmer i for at give deres besyv med uden nogen form for retning eller fokus. Men sådan behøver det ikke at være.

Overvej disse retningslinjer for at gøre dine onlinemøder lige så livlige og produktive som fysiske møder:

1. Brug en formel dagsorden.

Hvis der ikke er nogen dagsorden, sender det et budskab til deltagerne om, at du regner med, at I bare skal “tale lidt om tingene” og ikke rent faktisk have noget fra hånden, udveksle idéer og træffe beslutninger. Formaliser dagsordenen på skrift, og udsend den til deltagerne mindst et par dage i forvejen, så de har tid til at gennemgå den og forberede sig.

Præsenter den også løbende under mødet som en påmindelse. (Ved at læse videre får du at se hvorfor).

2. Skriv emnerne som spørgsmål.

Undgå dette typiske emneformat:

– Omsætning i tredje kvartal

– Messestand på ITH-konference

– Konkurrenternes marketingkampagner i august

Prøv i stedet at formulere emnerne som spørgsmål, så jeres diskussion er knivskarp og ikke bliver famlende:

– Hvor stor en del af dit salgsmål for tredje kvartal er blevet opnået til dato?

– Er udstillingen på ITH-messen værd at bruge $ 35.000 og to dage på?

– Hvad er den bedste salgsstrategi som modsvar på Logards marketingkampagne i august?

3. Angiv formatet for hvert emne på dagsordenen.

Angiv formatet for hvert emne på den skrevne dagsorden: "Åben diskussion" "Kun til orientering" "Spørgsmål og svar" "Afstemning blandt deltagerne" "Til anbefaling" "Til beslutning" Ofte går deltagerne fra et møde med en følelse af at have spildt deres tid, fordi der ikke blev truffet nogen beslutning. Men som mødeleder kan du have haft til formål blot at skabe opmærksomhed omkring et problem og få deltagernes input. Hvis du fra start informerer gruppen om formålet, giver det en følelse af at have udrettet noget selv ved sådanne emner.

4. Afsæt tid til hvert emne.

Du kan altid justere timingen, som mødet skrider frem. Men ved at give et estimat af tiden, ved alle, hvad du forventer. Hvis der står på din dagsorden, at Deepak skal fremlægge laboratorieresultater, og der er afsat fem minutter til det, så ved han, at han ikke skal bruge tid på at sammensætte et 30-minutter langt slideshow.

5. Giv personer med ansvarsområder besked om at medbringe de nødvendige oplysninger.

Hvis du forventer, at Jana medbringer de data, der danner grundlag for diskussionen, så lad være med at overraske hende. Skriv hendes navn på dagsordenen som "den ansvarlige", så hun møder op forberedt.

6. Opsummer konklusioner og uddeleger opfølgende handlinger – PÅ dagsordenen.

Særligt ved onlinemøder skal du huske på den store fristelse, det kan være for deltagerne samtidig at kigge på andre ting som mobiltelefoner eller bunker af papirarbejde. Opsummer de centrale konklusioner og beslutninger, og notér dem i den tomme kolonne på dagsordenen. Udfyld dernæst en sidste kolonne med opfølgende handlinger: Hvem har ansvaret for at udføre hvilken handling inden hvilken dato.

Sådan. Din udfyldte dagsorden fungerer nu som et mødereferat. Send efterfølgende denne endelige dagsorden tilbage til mødedeltagerne, og dem, der ikke dukkede op (som en fil, de kan downloade og bruge som reference)!

Din dagsorden tager det tunge læs. Så har du et produktivt onlinemøde!

Dianna Booher er forfatteren bag 47 bestsellere, som er udgivet på hele 60 forskellige sprog. Hun hjælper organisationer med at kommunikere klart og ledere med at øge deres indflydelse gennem en stærk ledelsestilstedeværelse. Hun blogger jævnligt for Forbes, HuffPost og The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Business Tips

Skån miljøet, og arbejd hjemmefra i stedet for

Læs mere
Business Tips

Fem måder at styrke din professionalisme på via mail

Læs mere
Business Tips

Seks tips til slidepræsentationssoftware, der gør indtryk

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.