5 årsager til at konsolidere dine skyapps

Nævn en virksomhedsudfordring, og der er sandsynligvis en skyapp – eller flere – der lover, at kunne løse den. Skyapps har været en velsignelse for små virksomheder. Du behøver ikke at investere i dyr infrastruktur for at administrere virksomhedsprocesser, såsom menneskelige ressourcer, projektstyring, regnskabsførelse og administration af kunderelationer. Med en abonnementsbaseret model er det nemt at komme i gang, og du betaler kun for det, du bruger. Men hvis du ikke passer på, kan for mange overlappende apps føre til ineffektivitet og øge omkostningerne.

Ved mange virksomhedsprocesser har du et valg mellem løsninger, der er rettet mod specifikke opgaver, og løsninger, der kan bruges til processer fra start til slut eller flere virksomhedsbehov på tværs af dit firma. Der er tidspunkter, hvor en fokuseret app er den rette tilgang, men det er vigtigt at vurdere fordelene ved dette mod det nyttige i at have en enkelt konsolideret løsning.

1. Reducer it-omkostningerne

Den mest åbenlyse fordel ved konsoliderende apps er omkostningseffektiviteten. Selvom abonnementer ofte er billigere end hosting af programmer på stedet, er der også gebyrer forbundet med skyapps. De fleste virksomhedsapps opkræver et månedligt gebyr, som er baseret på antallet af brugere eller mængden af anvendt lagerplads. Disse omkostninger løber op, særligt hvis du betaler for mere end en app med lignende funktionalitet.

Det kan også være besværligt at administrere flere abonnementer. Ikke alle virksomheder bruger de samme metoder til at vurdere omkostninger. Det bliver kompliceret at holde styr på, hvad du betaler for, når forskellige teams bruger forskellige apps. Ved at konsolidere faktureringen får du et bedre overblik over, hvad din virksomhed bruger, og hvor meget værdi du får fra dine skyapps.

2. Få mere fra hånden

Udover de direkte omkostninger, der er forbundet med abonnementer, sænker mange apps også produktiviteten. Præcis som skift mellem opgaver generelt, vil skift mellem forskellige apps også spilde tid og frustrere dine medarbejdere. Disse mistede minutter og timer hober sig op med tiden – tid, dine medarbejdere kunne bruge på mere værdiskabende opgaver. Her er et par eksempler på, hvordan konsolidering kan strømline arbejdet:

• En enkelt app til chat, opkald og møder giver medarbejderne mulighed for hurtigt at skifte kommunikationsform. Hvis for eksempel teammedlemmer føler, at en chat ikke løser et problem, kan de starte et møde med alle i chatten med et klik på en knap.
• Når dine medarbejdere arbejder på et enkelt projekt, kan de have brug for at kommunikere med en kollega, derefter samarbejde om et dokument og derefter ændre en projektplan – alt sammen inden for et par timer. Det er meget lettere at gennemføre disse opgaver, hvis alle apps er tilgængelige på en enkelt platform, såsom Microsoft Teams.
• Hvis oplysninger findes på en enkelt platform, behøver medarbejderne ikke at spilde tid på at åbne flere forskellige apps for at finde, hvad de leder efter.

3. Gør teknologien mere enkel

Skyapps er mere enkle at konfigurere end løsninger i det lokale miljø, men det betyder ikke, at de problemfri. Nogen – typisk it-medarbejdere – skal vedligeholde dem. Dette kan omfatte at tilføje og fjerne brugere fra apps, når deres roller i virksomheden ændrer sig, integrering af apps med andre systemer, såsom en løsning til adgangsstyring for identiteter, og fejlfinding af problemer, som dine medarbejdere har med din software.

Med færre apps at understøtte kan it-medarbejderne bruge mere tid på større initiativer, der vil drive din virksomhed fremad.

4. Få bedre indsigter

Data er en af din virksomheds største aktiver. At forstå, hvem dine bedste kunder er, at afdække salgstendenser og at være på forkant med udfordringer i produktionen kræver alt sammen dataanalyse. Men hvis kundedata, økonomioplysninger og projektplanlægning deles mellem flere forskellige apps, kan du miste vigtige indsigter.

Hvis du konsoliderer apps til en enkelt løsning eller en pakke af velintegrerede værktøjer til virksomhedsefterretning, er det lettere for folk at analysere data på tværs af hele din virksomhed og finde væsentlige indsigter, der hjælper dig med at træffe smartere beslutninger. Hvis dit team for eksempel har nem adgang til kundedata på tværs af alle berøringspunkter af kundens livscyklus, kan de forudse behov og yde en bedre service. Hvis du forbinder salgsdata med udnyttelsesdata for medarbejdere, kan det hjælpe dig med at forstå, hvordan du kan bruge dine ressourcer mere effektivt. Derudover viser mange platforme vigtige måledata, som du nemt kan få overblik over.

5. Få bedre sikkerhed

I nutidens verden er enhver enhed, brugerkonto og app en potentiel indgang for kriminelle, der vil stjæle data eller på anden vis ødelægge din virksomhed. Når du bruger apps fra flere forskellige leverandører, øges din risiko for et sikkerhedsbrud, fordi mange personer genbruger den samme adgangskode på flere forskellige konti. Hvis en konto bliver kompromitteret, kan angribere bruge disse oplysninger til at få adgang til andre konti, herunder dit virksomhedsnetværk.

Ved at reducere antallet af apps, dit team bruger, gør du sikkerheden mere enkel. Når medarbejdere bruger en enkelt konto til at få adgang til flere forskellige apps, kan du anvende de samme sikkerhedskontroller på tværs af alle deres apps. Og når du har færre apps at overvåge, er det mere sandsynligt, at du fanger sikkerhedshændelser, før de for alvor gør skade på din virksomhed.

Sådan ved du, om du har for mange apps

Mange skyapps er lette at finde og bruge. Faktisk har du måske slet ikke kendskab til alle de apps, din virksomhed bruger. Men selvom du har været meget bevidst om at udvælge apps til din virksomhed, kan der stadig være muligheder for at konsolidere. Et par indikationer på, at din virksomhed bruger for mange apps, er:

• Afdelinger eller projektteams bruger forskellige apps, der udfører lignende funktioner. For eksempel hvis dit markedsføringsteam deler filer ved hjælp af Microsoft OneDrive, mens dit produktudviklingsteam bruger Box.
• Teammedlemmer skal downloade data fra ét system og uploade dem til et andet for at få arbejdet gjort. For eksempel har salgsafdelingen måske brug for at importere kundeoplysninger fra et værktøj til salgsopfølgning til et værktøj til projektstyring efter, du har afsluttet et salg.
• Vigtige oplysninger spredes over flere forskellige værktøjer, hvilket kræver, at medarbejderne søger i flere forskellige apps for at finde, hvad de har brug for.
• Manglende synlighed på tværs af din virksomhed gør det svært at få overblik over, hvad der sker på tværs af projekter, ressourcer og indtægter.

Skyapps hjælper dig og dit team med at arbejde fra hvor som helst. Men for mange apps kan også reducere din effektivitet. Hvis du vil forbedre din sikkerhed, produktivitet og styring af omkostninger, kan du kaste et blik på de omfattende løsninger for at se, om der er muligheder for at reducere antallet af apps, dit team jonglerer med hver dag. Eller få mere detaljerede analyser om de potentielle besparelser ved appkonsolidering og foretage en selvvurdering for at bestemme, om forenkling af dit appøkosystem er det rette for din virksomhed.