Få mest muligt ud af din gratis videomødeløsning

Den verden, vi arbejder i, ændrer sig hele tiden, og nu mere end nogensinde er teams spredt ud, og medarbejdere arbejder fra en fjernplacering. I løbet af de sidste ti år er der sket en stigning i fjernarbejde på 91 procent, og det samme gælder vores behov for produktivitetsværktøjer, der giver os mulighed for at samarbejde i realtid.  

Kommunikation ansigt til ansigt er et effektivt værktøj. Omkring 55 procent af kommunikation er kropssprog, 38 procent tone og 7 procent det talte ord. Nyere undersøgelser peger på det faktum, at 84 procent af mennesker foretrækker fjernmøder. 

Stadig mener næsten 100 procent af alle mennesker, at møder ansigt til ansigt er vigtige for langsigtede forretningsforbindelser. Så en forbindelse via gratis videomøder hjælper med at imødekomme behovet hos fjernarbejdere og teams med at ses ansigt til ansigt, samtidig med at det hjælper med at forbedre kommunikationen og forståelsen blandt dem, der deltager i videomøder.  

Hvorfor vælge en gratis videomødetjeneste?

Gratis videomøder er ikke noget nyt. Det er en forretningsstandard i mange brancher og er generelt tilgængelig som en del af en samlet kommunikationsplatform. Det er et godt værktøj til møder og til at samarbejde med medarbejdere, og på grund af stigningen i fjernarbejdere bruges det mere og mere. Men hvem kan få fordel af at bruge gratis videomøder? Mindre virksomheder, iværksættere og selv store virksomheder.  

Det er ikke altid let at være en mindre virksomhed eller iværksætter. Hver en krone betyder noget, så det er for det meste ikke muligt at investere i dyr hardware eller software. Gratis videomøder er en fremragende mulighed for disse virksomheder, som får fordel af de bedste samarbejdsværktøjer, og det kræver kun en lille eller ingen investering. Store virksomheder har den fordel, at de kan teste flere gratis videomødeprogrammer og lære, hvilke produkter der lever op til deres virksomheds behov. 

Vigtige funktioner for videomøder, du skal være på udkig efter

Funktionerne i et gratis videomødeprogram er vigtige, og de varierer fra program til program, men får du mest muligt ud af dine?  

Her er nogle funktioner, der kan fremhæve et produkt i forhold til et andet:  

Skærmdeling  

Ønsker du at øge produktiviteten på dine møder? Hvis du bruger en gratis videomødetjeneste, er der stor chance for, at du eller én, du arbejder med, er på en fjernplacering. Skærmdeling parret med videomøder er med til at bevare forbindelsen i teams, samtidig med at samarbejde i realtid bliver nemt og effektivt. Det giver mødedeltagere mulighed for at se det samme og at sikre, at alle er opdateret. 

Dokumentdeling 

Sørg for, at det gratis videomødeprogram, du vælger, har funktioner til dokumentdeling. Dokumentdeling betyder, at du ikke behøver at maile dokumenter før eller efter mødet. Med denne funktion kan du øjeblikkeligt give deltagerne adgang til relevante dokumenter og præsentationer under dit møde. En ekstra fordel er, at det hjælper med holde mødet på sporet og køre uden afbrydelser. 

Moderatorkontroller 

Der kan være to eller flere hundrede deltagere i onlinevideomøder, så det er vigtigt at have specifikke kontroller. Vi har alle deltaget i et opkald, hvor der er en, der glemmer at slå lyden. Det er distraherende og kan hurtigt fjerne fokus i et møde. Med moderatorkontroller kan mødeejeren tage ledelsen, når det er nødvendigt. Se efter muligheden for at slå lyden for deltagere til og fra og for at fjerne deltagere, der ikke burde være der.  

Mulighed for tekstchat 

Funktioner for tekstchat giver deltagerne mulighed for at engagere sig, samarbejde, stille spørgsmål osv. uden at afbryde mødets gang. Uanset om det er en privat besked til en person eller en besked til en hel gruppe, er tekstchat en meget vigtig funktion.  

Tip til vellykket afholdelse af gratis videomøder 

Vær forberedt 

• Du skal vide, hvordan du bruger programmet og dets muligheder. Kendskab til værktøjet giver dig bedre kontrol over mødet, hvilket medfører, at alle involverede får en bedre oplevelse. 

• Dårlig opkaldskvalitet for lyd og video kan som regel spores tilbage til forbindelsen. Sørg for, at du har en stabil internetforbindelse, og undgå pinlige fejl.   

Sørg for at have en sikker forbindelse

• Der bliver hacket hvert 39. sekund. Og videomøder kan også udsættes for et hackerangreb. Du kan undgå dette problem ved at sikre, at det program, du bruger, tilbyder kryptering.  

• Det er ikke altid en ekstern trussel, der kan ødelægge din dag. Sørg for at fjerne alle fortrolige eller beskyttede oplysninger fra baggrunden, eller brug baggrundsløring, hvis dit gratis videomødeprogram tilbyder det.  

Arbejd smartere 

• Uanset hvilket værktøj du bruger, skal du sørge for, at det øger (ikke begrænser) dit teams mulighed for at arbejde smartere. Hvis din gratis videomødeløsning ikke giver dig mulighed for engagement og samarbejde, er det måske ikke det rigtige værktøj.  

Værdien af en gratis videomødeløsning 

Den måde, vi arbejder på, ændrer sig næsten dagligt, men behovet for at mødes ansigt til ansigt er stadig vigtigt for den menneskelige natur. En gratis videomødeløsning hjælper os med at bygge bro over kløften og skabe forbindelse til medarbejdere fra hele verden. 

Når vi bliver set, føler vi, at vi bliver hørt, og vi kommunikerer på en naturlig måde, både verbalt og ikke-verbalt. Flere og flere medarbejdere arbejder fra en fjernplacering eller på forskellige kontorplaceringer, og gratis videomøder vil derfor fortsat være et værdifuldt værktøj, som alle i erhvervslivet vil bruge. Du skal bare sørge for at få mest muligt ud af det.