Sådan styres alle fem faser af et projekts livscyklus med visualiseringsværktøjer

Hvis du læser dette, ved du, det er sandt: Effektiv projektstyring er en afgørende færdighed. Det er en enorm udfordring at holde skarpt øje med alle de personer, tidslinjer og opgaver, der er involveret i store arbejdsprojekter, særligt når der er ubekendte, eller der opstår pludselige problemer.  

Forskning viser, at kun lidt over halvdelen af alle virksomhedsprojekter fuldføres til tiden og inden for budgettet. Der opstår ofte en omstændighed på grund af den frygtede “scope creep”, dvs. tendensen til, at kravene til et projekt ændres eller udvides undervejs i projektets livscyklus.  

 

En måde at forhindre dette på, er at holde sig til de “fem faser” i projektstyringens livscyklus: initiering, planlægning, udførelse, overvågning og afslutning. Disse faser er udviklet for flere årtier siden af Project Management Institute og er nu alment accepteret. De fungerer som en form for struktur, som hjælper projektledere med at planlægge, fokusere og organisere.   

Der findes mange strategier til projektstyring nu om dage, som kan hjælpe dig og dit team med at gennemføre alle fem faser. Men simple værktøjer til at lave visuelle diagrammer kan være noget af det mest effektive til, at både du og dine teammedlemmer kan holde styr på tingene fra start til slut.  

Her er nogle forslag. 

Initiering 

Før du går i gang med et projekt, skal du finde ud af, hvad idéen er, hvorfor der er behov for den, og om den er gennemførlig. Denne fase er vigtig. Hvis det er en god idé, men den er umulig at udføre med dine tilgængelige ressourcer, skal den kasseres (eller i det mindste ændres). 

En projektleder kan ikke lave visualisering alene. Det er vigtigt at samle idéer og få feedback på et tidligt stadie. Visualiseringsværktøjer får alle på samme side.  

Prøv at starte med en skabelon til brainstorm. Der er masser af muligheder. Alt fra mindmaps til affinitetsdiagrammer til klyngediagrammer. Uanset, hvad du vælger, kan brainstorm med et visuelt hjælpemiddel hjælpe dig med at få idéer og vise og organisere dem med det samme. 

En anden nyttig mulighed er en SWOT-analyse. SWOT-analyser (Strengths (styrker), Weaknesses (svagheder), Opportunities (muligheder) og Threats (trusler)) hjælper med at træffe beslutninger om og planlægge store virksomhedsidéer. En virksomhed, der laver moderigtigt tilbehør til smartphones, kan for eksempel overveje at starte en ny produktlinje. Men den skal overveje omkostningerne og konkurrencen længe før, den designer noget. 

Den vigtigste del af denne fase er at komme til enighed med alle interessenter i projektet, før du går videre. At få alle til at blive enige kan være meget lettere med denne form for simpel, visuel dokumentation. 

Planlægning 

Det næste trin er at finde ud af præcis hvordan, du får projektet udført. Hvem er involveret? Hvilke opgaver er involveret? Hvilke opgaver afhænger af andre opgaver? Hvor lang tid vil projektet tage?  

Et godt visualiseringsværktøj til dette aspekt af processen er et Gantt-skema. Gantt-skemaer hjælper med at definere, hvad projektets opgaver er, og hvornår de hver især skal udføres, helt ned til de daglige mål. Med diagramsoftware er det også nemt at tilføje milepæle, sammenkæde opgaver, farvekode diagrammet og meget mere.  

Du har måske også brug for at visualisere et projekts livscyklus via et endnu renere tidslinjediagram. I så fald kan du bruge en tidslinjeskabelon eller en køreplanskabelon. At adskille forskellige aspekter af projektet på denne måde kan være meget nyttigt, når det deles med andre teams eller med virksomhedsledere.  

Husk at stille dig selv og dit team en masse detaljerede spørgsmål om projektet, så du kan lave den mest nøjagtige tidslinje som muligt, uanset om du bruger et Gantt-skema, en tidslinjeskabelon eller begge dele.  

Med online tidslinjer og Gantt-skemaer kan alle i teamet også bidrage til dokumentet i realtid, og de kan nemt holde styr på deres opgaver ved hjælp af tilpasset visning.  

Udførelse 

En vellykket udførelsesfase kræver en vellykket planlægningsfase. Til det formål er et af de bedste visualiseringsværktøjer til udførelse af komplekse projekter også fremragende til at planlægge dem: et rutediagram.  

Tværfunktionelle rutediagrammer hjælper for eksempel projektledere med at definere hvem, der er ansvarlig for at opnå bestemte milepæle og andre væsentlige opgaver. Nogle projekter har måske forskellige teams, der også arbejder på andre aspekter af projektet. Denne type diagrammer kan definere det hele og mere til.   

“Svømmebaner” definerer for eksempel de personer, der er involveret i hver opgave, mens “fasebokse” repræsenterer tidslinjen eller milepælen. 

Når du har startet projektet, og udførelsen er i gang, har det stor værdi at have et rutediagram, der kan deles, som holder alle opdaterede. Teammedlemmer kan også kommentere på diagrammet og tilføje indhold eller opdateringer efter behov. De klikbare former kan også udvides, hvorved der vises yderligere oplysninger, eller sammenkædes med eksterne data såsom en database eller et regneark.  

Overvågning  

På dette tidspunkt får du tingene udført, men det er stadig vigtigt at overvåge hver opgave for at sikre, at intet ryger af sporet. En af fordelene ved online visuelle og dataforbundne diagrammer er, at det er nemt at dele fremskridt med andre, også dem, der ikke er direkte involveret i projektet. 

Diagramsoftware tilbyder ofte enkle skabeloner til statusrapporter, som hjælper projektledere med at raffinere væsentlige punkter og dele dem med administratorer og eksterne kunder eller interessenter. 

At have flere dokumenter gennem hele processen, fra din SWOT-analyse til dit rutediagram, kan også holde fokus på projektet. Du kan undgå “scope creep” ved at have faner om projektets oprindelige mål og leveringer. 

Noget diagramsoftware fungerer også godt med automatiseringssoftware, så du kan designe arbejdsprocessen for dit projekt og derefter konfigurere automatiske udløsere, såsom en meddelelse, når en opgave bliver færdig. 

Afslutning 

Du gjorde det! Når dit team har færdiggjort alle leveringer, er projektet færdigt. Men nøglen til denne sidste fase er at bruge et øjeblik på at vurdere, hvad der lige er sket. Når man har tydelige, specifikke visuelle diagrammer ved hånden gennem hele projektet, er det meget lettere at se tilbage på, hvad der fungerede, og hvad der ikke fungerede. 

Planlæg et afsluttende møde med teammedlemmer og interessenter. Diskuter både succeser og udfordringer. Du kan oven i købet få hjælp af et yderligere diagramværktøj her: Prøv en skabelon til afsluttede projekter, hvor du kan registrere feedback og idéer fra dit møde.  

Gem al dokumentationen på en central placering, så du har det som en ressource næste gang. 

Al denne omhyggelige planlægning og dokumentation kan virke lidt i overkanten, men det hjælper faktisk. Brug af visualiseringsværktøjer, som planlægger, kommunikerer og holder styr på projektet, er en af de sikreste måder at holde dit projekt på sporet, inden for budgettet og inden for tidsplanen. 

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Administrer min virksomhed

Sådan bruger du en Kanban-løsning til at administrere dine teamopgaver

Læs mere
Administrer min virksomhed

Brug af software til opgaveadministration for at reducere spildtid

Læs mere
Administrer min virksomhed

Sådan indarbejder du mangfoldighed og rummelighed på arbejdspladsen

Læs mere

Business Insights & Ideas tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.