Brug af software til opgaveadministration for at reducere spildtid

Du tænker måske, at du ville få mere fra hånden i løbet af arbejdsdagen, hvis du bare havde mere tid. 

De sørgelige kendsgerninger er, at vi har en tendens til at spilde vores kostbare tid – hele tiden. 

Start med at genvinde din (og dine medarbejderes) tid ved at bruge et effektivt system til opgavestyring. Dette vil hjælpe dig med at holde styr på opgaver for at se, hvor der spildes tid, og det gør det nemmere at frigøre tid til projekter, som hele tiden bliver udskudt.  

Definition af opgavestyring i forhold til projektstyring 

“Opgavestyring” og “projektstyring” lyder ret ens. Og det er de også – men der er forskelle.  

Projektstyring er en proces, der styrer de mange opgaver hos et team, så målene nås inden for bestemte tidslinjer.  

Opgavestyring derimod fungerer som grundlag for projektstyring, fordi det involverer styring af hver enkelt opgave gennem hele opgavens livscyklus. Disse opgaver omfatter planlægning og tildeling af arbejde, statusopdateringer, angivelse af tidslinjer og prioriteringer, indsamling af ressourcer og fastlæggelse af resultater. 

Opgavestyring for teams er særligt vigtig i projekter, hvor der samarbejdes, men det kan også være en hjælp for den enkelte person i dit team: 

  • Fuldføre deres individuelle opgaver ved at kortlægge deres daglige arbejde. 
  • Identificere, hvad de skal arbejde med på et givent tidspunkt, uanset om en bestemt opgave er del af et større projekt eller ej.  

Lære systemer til opgavestyring at kende 

Der er masser af muligheder, når der drejer sig om systemer til tidsstyring og opgavestyring. Dit aktuelle system kan endda være noget så enkelt som en opgaveliste med punkter. Investering af tid (og nogle gange penge) i en mere omfattende løsning kan dog hjælpe dig og dit team i det lange løb. Frigivelse af potentielt spildt tid i hele virksomheden er trods alt altid noget, der er værd at investere i!  

Uanset hvilken type opgavestyring, du vælger til dit team, skal du sørge for, at det omfatter følgende komponenter: 

  • Mål– Definition af det endelige opgave- eller projektmål hjælper dig med at se det store billede, men mindre milepæle er også vigtige. At nå sine delmål fremmer moralen i teamet, hvilket gør det nemmere at opfylde det overordnede mål. Det er også vigtigt, at alle involverede er klar over deres individuelle opgaver, og hvordan de passer ind i det endelige projekt. 
  • Prioritering– Det er en god idé at fastlægge de vigtigste opgaver, der skal fuldføres før andre trin. 
  • Planlægning– Når du på forhånd kender de deadlines, ressourcer og begrænsninger, der indgår i den enkelte opgave, kan du opstille realistiske forventninger. 
  • Visualisering– Når du kan se din opgaves status i realtid, hjælper det både dig og dit team med at forstå de næste trin og fremskridtet mod målet. Værktøjer som Kanban-tavler og Gantt-diagrammer tager højde for individuelle opgaver, samarbejdspartnere, ressourcer og tidslinjer og præsenterer det hele i et letaflæseligt visuelt flow.   
  • Samarbejde– Systemer til opgavestyring for teams hjælper de enkelte medlemmer med at kunne se status og fremskridt i opgaverne, så de kan arbejde sammen. 

Valg af software til opgavestyring 

Hvis du har besluttet, at en opgaveliste eller et whiteboard, der er fyldt med farverige Sticky Notes bare ikke er nogen hjælp længere, kan investering i software til opgavestyring være det rigtige valg for dit team.  

Overvej disse elementer, før du vælger din næste opgavestyring: 

  • Nem at bruge– Er softwaren brugervenlig og relativt nem at forstå? Det kan nogle gange være svært at lære et nyt system at kende, så sørg for, at dine kolleger hurtigt kommer ind i det med et minimum af frustrationer. Tilgængelighed er også vigtig. Nogle programmer findes både til desktop og mobil, og det gør det nemt at se og opdatere opgaver, uanset hvor du og dine teammedlemmer befinder jer.  
  • Sammenhæng– Hvor godt fungerer det sammen med anden software, der bruges i din virksomhed? Det er muligvis ikke altid kritisk, men software, der kan forbindes på tværs af systemer, er også med til at fremme brugervenligheden.  
  • Kompleksitet– Hvor godt kan softwaren tilpasses til det antal opgaver, dit team er i gang med på et givent tidspunkt? Find ud af, om der er grænser for input eller output, og om der er risiko for, at disse grænser bliver nået.  
  • Sikkerhed– Vil du have følsomme data gemt i (eller forbundet til) dette system? Sørg for, at softwareudbyderen vedstår sig deres garanti. Tjek med dit it-team, hvis du ikke er sikker på, hvilken type sikkerhed, der kræves til de data, du har.  

Kom i gang i tre trin 

Tillykke! Du har besluttet dig for den rigtige software til opgavestyring, og du er klar til at implementere den i dit firma. Næste trin:

  1. Planlæg– Lav en tidslinje og milepæle for udrulning af systemet. Identificer interessenter, og hvordan du vil kommunikere status til dem.  
  2. Kommuniker– Skab begejstring ved at hjælpe medarbejderne til at få en forståelse af, hvordan ny teknologi vil være en fordel for dit firma. Få først ansat medarbejdere, som er gode til at tage initiativ, og bed dem om at hjælpe dig med at kommunikere softwarens værdi og brugervenlighed til resten af teamet. Lyt til, og håndter forventede bekymringer eller udfordringer, hvis der er nogen. 
  3. Oplær og implementer– Tag højde for fortløbende oplæring, særligt hvis du foretager justeringer af softwaren, onboarder nye medarbejdere eller inkorporerer softwareopdateringer.  

Forestil dig mulighederne med genvundet tid 

Uanset om du foretager forbedringer af dit firmas eksisterende system til opgavestyring eller implementerer et nyt, vil du være glad for, at du gjorde det.  

Når opgaver vurderes og fuldføres effektivt, får du og dit team masser af tid tilbage, som kan bruges til at håndtere vigtige projekter, der kræver opmærksomhed. Genvinding af blot nogle få timer vil i sidste ende have stor betydning for teamets produktivitet – for slet ikke at tale om bundlinjen. 

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Administrer min virksomhed

Sådan bruger du en Kanban-løsning til at administrere dine teamopgaver

Læs mere
Administrer min virksomhed

Fremtidens planlægning – online projektplanlægning i skyen

Læs mere
Administrer min virksomhed

Fem uundværlige ting for din gruppechat på arbejdspladsen

Læs mere

Business Insights & Ideas tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.