Hvad virksomheder i vækst skal vide om mailarkivering

For de fleste kontormedarbejdere føles det at sende og svare på mails ikke længere som en afgrænset opgave, men nærmere noget, der skal gøres konstant, og i nogle tilfælde nærmest automatisk – ligesom at trække vejret. Tallene taler deres eget tydelige sprog: Inden året er omme har vi sendt og modtaget flere end 215 milliarder mails. Inden udgangen af 2020? Over 257 milliarder.

Det er mange mails.

Det er også mange vigtige oplysninger. Tænk på alle de dokumenter, billeder og data, der ligger i en gennemsnitlig indbakke – for ikke at tale om vigtige korrespondancer, brainstormsessioner og beslutninger, der er blevet truffet. Gør dit firma, hvad det skal for at beskytte disse immaterielle rettigheder? Læs videre for at få mere at vide om visse aspekter af mailarkivering, som virksomheder i vækst bør overveje.

Overvejelser om overholdelse af regler og standarder

Lad os begynde med det grundlæggende. Mailarkivering er præcis, hvad det lyder som: processen med at lagre og gøre det muligt at søge i en persons mails. Og ofte er det lovpligtigt.

For ti år siden blev der indført lovgivning, som kræver, at mange virksomheder skal have elektroniske arkiver med forretningsdata, herunder mails. I tilfælde af en retssag skal man nemt kunne finde frem til alle dokumenter og registreringer – hvilket betyder, at du ikke kan nøjes med en almindelig sikkerhedskopiering. Med andre ord er: "Jeg kan ikke finde filen" ikke en acceptabel undskyldning.

Visse virksomheder er også underlagt yderligere lovgivning. I USA skal offentlige aktieselskaber eksempelvis overholde Sarbanes-Oxley Act fra 2002, mens sundhedsvæsen og forsikringsselskaber skal overholde HIPAA-kravene.

Internt eller hostet?

For en virksomhed betyder mailarkivering at gemme alle mails, der sendes og modtages af hver eneste medarbejder – selv de meddelelser, der er blevet slette fra de enkelte indbakker. Men hvor skal man gemme alle disse mails?

Den første mulighed er at bruge en intern server, så alle mails kan lagres lokalt i virksomheden. Denne metode giver den største fleksibilitet, fordi du får større kontrol over platformen og kan arkivere oplysninger, præcis som du vil. Det er dog en dyr løsning – både med hensyn til initialomkostninger og løbende vedligeholdelse. Du skal konfigurere og installere de fysiske servere og betale folk i din it-afdeling for at administrere dem.

En anden mulighed er at vælge en hostet løsning, hvor du betaler en tredjepart for at opbevare firmaets mails for jer. Med denne metode har du adgang til oplysninger via skyen, og du slipper for de høje omkostninger, der er forbundet med at have en lokal server. Det giver dig dog også mindre kontrol, da den pågældende platforms funktionalitet dikteres af leverandøren.

Ingen af løsningerne er nødvendigvis mere sikker end den anden. Valget mellem de to kan afgøres af specifikke krav. Er der stor likviditet i virksomheden, og har I brug for et højt niveau af lagerkontrol? I så fald kan en intern server være løsningen. Ellers kan I overveje at spare penge ved at outsource.

Yderligere egenskaber

Uanset om du har valgt en lokal eller hostet løsning, er der nogle yderligere egenskaber, som du bør overveje. Hvis f.eks. jeres medarbejdere ville nyde godt af at kunne søge i ældre mails – selv dem, der er op til ti år gamle – så bør I overveje at implementere adgang fra skrivebordet. Alle disse lagrede oplysninger behøver ikke bare at ligge der og vente på en eventuel fremtidig retssag.

Og hvad med andre kommunikationsformer? Hvis du ønsker det, er det også muligt at arkivere telefonsamtaler, chatbeskeder og tweets.

Før du beslutter dig for, hvilken platform du vil bruge, og hvordan du vil bruge den, skal du tage dig tid til at nøje overveje firmaets mange ønsker og behov.

Om forfatteren

Growth Center-teamet er fokuseret på at hjælpe dig med at starte, styre og drive din virksomhed.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Business Tech

3 måder at bruge videomøder til at forbedre driften

Læs mere
Business Tech

5 grunde til, at mailhosting i skyen er et must for din virksomhed

Læs mere
Business Tech

Find de rette mailtjenestefunktioner, som passer til din virksomheds behov

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.