Fem softwarefunktioner, teamet ikke bruger i projektstyring

Fra indbyggede skabeloner og velkendte planlægningsværktøjer til samarbejde i realtid og adgang på tværs af enheder er det ingen hemmelighed, at den rigtige projektstyringssoftware kan øge produktiviteten for projektledere og deres teams, hvilket gør det muligt at udføre projekter på en nem og hurtig måde. Men er der nogle mindre oplagte værktøjer tilgængelige, som organisationer overser?

Ifølge en nyere undersøgelse omfatter de mest eftertragtede projektplanlægningsværktøjer fildeling, tidsregistrering, mailintegrering og Gantt-diagrammer. Det kommer ikke som en overraskelse. Men hvilke nyttige værktøjer har organisationer mindst sandsynlighed for at anvende? Interessant nok glemmer organisationer tilsyneladende at bruge videochat, chatbeskeder, integrering med sociale medier og mobiladgang i deres projektstyringssoftware. Da kommunikation angives som værende det vigtigste aspekt i vellykket projektstyring, går projektledere i øjeblikket glip af en altafgørende ressource. Her kigger vi nærmere på fem uudnyttede ressourcer, og hvordan de kan hjælpe med at udføre projekter på en nem og mere effektiv måde:

1 og 2. Videochat og chatbeskeder – Projektstyringssoftware med integrerede kommunikationsværktøjer giver teammedlemmer mulighed for at samarbejde ved hjælp af stemme, video eller chat inde fra projektet. Hvor afgørende er dette til teamets succes? En rapport fra PMI (Project Management Institute) viser, at en af de mest udbredte årsager til fejlslagne projekter er dårlig kommunikation. At have mulighed for at kommunikere i realtid med teammedlemmer – hvad enten de befinder sig på den anden side af kontoret eller på den anden side af jorden – ved hjælp af værktøjer, der er designet til hurtigt og sikkert at formidle betydningsfulde samtaler kan være afgørende for et projekts succes.

3. Integrering med sociale medier – Sociale medier er begyndt at bevæge sig væk fra blot at omfatte Facebook-opdateringer og tweets om de nyeste tendenser til at inkludere forbedringen af kommunikation mellem et projekts teams og involverede personer. Research viser, at brug af sociale medier fremmer "småsnak", hvilket til gengæld "understøtter fortrolighed, opbygger rapport og udvikler et mere støttende og samarbejdende miljø, der er tillid til". Hvorfor drager du så ikke fordel af disse funktioner til at styre et vellykket projekt? Software med sociale funktioner til virksomheden, som f.eks. dedikerede Yammer-nyhedsopdateringer i SharePoint, kan være nyttig til at kommunikere om projektdetaljer med kollegaer i realtid.

4. Mobiladgang – Det er afgørende at bruge software, der er tilgængelig for Windows, iOS og Android, til at sørge for, at alle kan opdatere opgaver på deres ønskede enhed og få vist tidslinjer og rapporter på farten. Da tidsregistrering angives som værende en altafgørende komponent i vellykket projektstyring, er det vigtigt at finde en løsning, som giver teammedlemmer mulighed for at indsende opdateringer på farten. Med forbedret tidsregistrering og opgaveindtastning får projektledere øjeblikkelig synlighed og kan træffe velovervejede beslutninger hurtigere.

5. Sponsorvenlige indstillinger – Blandt projekter, der anses for at være "højtydende", har mere end 80 procent aktivt søgt kontakt med projektsponsorerne. Research viser gang på gang, at det at have en projektsponsor, der støtter projektet fra start til slut, er afgørende for et projekts succes. Selvom en sponsor ikke spiller en rolle i de daglige opgaver, bør de have adgang til projektets status og resultater, så de kan holde sig opdateret, give den nødvendige støtte til teamet og gå i brechen for projektet på ethvert tidspunkt. Det er derfor vigtigt at have software, der giver din PMO (Project Management Office) eller sponsor mulighed for at administrere indstillingerne til projektporteføljestyring (Project Portfolio Management – PPM) uafhængigt.

Med flere og flere teams, hvor medlemmerne arbejder eksternt fra over hele verden, er kommunikationsfærdigheder og tidsregistrering blevet mere afgørende end nogensinde før. At have adgang til værktøjer, der giver involverede personer mulighed for at administrere på farten og dele de nyeste opdateringer, samtaler og projekttidslinjer via et dedikeret projektwebsted, holder alle forbundet og opdateret. Få mere at vide om at opnå mere synlighed i projektudførelsen, samt at administrere budgetter, besparelser med mere.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Manage my business

Fremtidens planlægning – online projektplanlægning i skyen

Læs mere
Manage my business

Fem uundværlige ting for din gruppechat på arbejdspladsen

Læs mere
Manage my business

Lad dine teams skabe innovation ved at forbedre samarbejdet

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.