Seks metoder til at gøre virtuelle møder mere effektive

Hvornår havde du sidst et fysisk møde? Vi kan lige så godt se det i øjnene: Vores arbejdsrelaterede møder foregår i stigende grad elektronisk. Mens onlinemøder eller virtuelle møder kan være bekvemmelige, så gør de det også sværere at regne med folk, da der er større risiko for at miste deres opmærksomhed. Når folk distraheres, mister mødet fokus, og der bliver brugt mere tid på gentagelser.

For at holde dine møder – og din tidsplan – på rette spor bør du overveje disse seks tips og transformere din rutine.

1. Dagsorden med handling – Uanset om dine medarbejdere sidder forskellige steder i bygningen eller fordelt over hele verden, så er det vigtigt, at alle er på bølgelængde. Selvom formelle dagsordener måske ikke er så populære, som de har været, så genindfør denne praksis. Inkluder mødets emner i kalenderinvitationens brødtekst, eller udsend et dokument på mail 24-48 timer før det planlagte mødetidspunkt. Det giver alle parter mulighed for at sætte og afstemme deres forventninger til mødets mål. Og ja – hvis du selv modtager en mødedagsorden, så læs den! Selvom du er bekendt med projektet eller diskussionsemnerne, kan du få vigtige oplysninger om de perspektiver eller bekymringer, der skal behandles, og det er aldrig sjovt at føle sig kørt ud på et sidespor.

2. Forbered dig – Uanset om dit møde har en fast dagsorden eller ej, skal du sørge for at vide, hvad dine mål er. Før mødet skal du samle de noter eller baggrundsoplysninger, du skal bruge eller henvise til, samt eventuelle spørgsmål. Hvis du har forberedt en liste eller nogle punkter, kan det fjerne noget af presset ved at skulle finde på spørgsmål på stedet, ligesom det kan være en indgangsvinkel til den forestående diskussion. Hold dig ikke tilbage med at tilføje spørgsmål på dagsordenen, hvis der er en, eller tilføj dit notedokument forud for mødet med delmål og tanker øverst. Uanset hvordan du forbereder dig, kan du ved at følge denne praksis sikre dig, at du bliver mindet om din egen dagsorden på mødedagen.

3. Udfør fejlfinding på din teknologi – Uanset om du har holdt ét eller en million onlinemøder, skal du sørge for at have styr på, hvordan du skal bruge din teknologi. Få bekræftet, hvordan man ringer ind, og hvordan dine højttalere fungerer. Hvis du skal bruge internet for at få adgang til mødet eller dine (møderelaterede) mails eller noter, så tjek, om du kan få Wi-Fi til at fungere! Der opstår hurtigt indledende frustrationer, når den der ene person skal bruge ét minut mere på at få forbindelse til mødeopkaldet. Vær ikke denne person – sørg for at kalde op og være klar i mødelokalet i god tid. Selvom du har din telefon på lydløs, indtil de andre personer dukker op, så kan du i det mindste fokusere på dit indhold i stedet for bare at være der.

4. Sharing is caring – Hvis du gennemgår oplysninger med medfølgende visuelle elementer eller statistikker, eller hvis du henviser til eksterne dokumenter, så sørg for, at alle kan følge med. Konfigurer en skærmdeling, så du kan holde snor i dit publikums opmærksomhed og holde alle på bølgelængde. Dette trin kan hjælpe med at undgå, at nogen udbryder "Vent! Hvor er vi?" eller "Hov, jeg skal lige over på den rigtige side". Hvis du deler din skærm, eliminerer du behovet for disse pauser og forvirringsøjeblikke. Men husk: Hvis du deler din skærm, skal du sørge for at deaktivere notifikationer fra mail-, telefon- eller chatprogrammer for at undgå at dele ting, du ikke vil dele.

5. Vær direkte – En af udfordringerne ved onlinemøder er at vide, hvem der tager ordet, eller som skal træde til. Afhængigt af mødedeltagerne og deres personligheder kan man opleve møder, hvor alle taler i munden på hinanden og møder med lange pauser, hver gang nogen har sagt noget. For at undgå uklar og rodet tale eller perioder med tavshed skal du forsøge at rette spørgsmål specifikt mod andre mødedeltagere. Hvis folk arbejder sammen eller er afhængige af, at andre dele i processen skrider frem, så vær ikke bange for at spørge dem specifikt, om de har noget at tilføje, eller om der er yderligere spørgsmål. Ved at være direkte og lede samtalen hen på bestemte emner, kan du sørge for, at mødetiden udnyttes optimalt, og at alle får mulighed for at blive hørt.

6. Personlighedsfacetter – Onlinemøder, telefonmøder eller virtuelle møder kan være dødkedelige – man har ikke mulighed for at bruge kropssprog og kan ikke læse, hvordan folk reagerer, eller om de følger med. For at råde bod på risikoen for at folk mister fokus, skal du have din personlighed med i det. Vær lige så tiltalende, som du ville være i virkeligheden – eller mere endnu, hvis mødet kræver det. Et højt energiniveau engagerer dit publikum og fastholder deres opmærksomhed på de forhåndenværende emner. De vil sørge for at undgå at blive tabt, især hvis du har for vane at spørge folk direkte, hvad de har at sige til et bestemt punkt. Når alle de involverede er på toppen og opmærksomme på mødet, så kommer I hurtigere rundt om punkterne på dagsordenen, og I kan nå igennem mere materiale på kortere tid.

Uanset mødeformatet er der ingen grund til at fare vild i det virtuelle rod. Hvis du sørger for at være forberedt og engagerer dine kollegaer, vil dine møder være skarpe og forløbe efter planen ud fra dine mål.

Er din organisation let tilgængelig for millennials? Prøv quizzen.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Business Tips

Gå de professionelle “grammere” i bedene: Billeddeling i en social verden

Læs mere
Business Tips

Fem måder at arbejde hjemmefra på, så det føles, som om du ikke har forladt kontoret

Læs mere
Business Tips

Sådan kan du arbejde hjemmefra og gøre det overbevisende

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.