Syv simple kalendertricks, der kan hæve dit teams produktivitet

Hvad er hemmeligheden bag maksimeringen af produktivitet og effektivitet? Der er ikke én gylden løsning, men én ting, som helt sikkert skaber forbedringer, er at bruge kalendertricks, som holder dig organiseret og fokuseret. Kalenderoptimeringens kunst er afgørende – lige fra planlægning af “mødefri” tid til integration af mobil, så du aldrig går glip af et møde.

Her er syv simple kalendertricks, som du kan bruge til at hæve produktiviteten:

  1. Planlæg “mødefri” tidsblokke – Øremærk tidsrum uden afbrydelser i stedet for at multitaske. “Når folk multitasker, gør de ofte flere ting dårligt”, udtaler David Sanbonmatsu, professor i psykologi ved University of Utah. “Ofte er det de folk, der multitasker, der er dårligst til det … det er individer, der mangler impulskontrol”. (Fra Forbes).
  2. Angiv tid, hvor du er fraværende – Markér tidsblokke i din kalender som “Ikke tilgængelig”, “Ikke på arbejde” eller “Fraværende”, hvis du ikke arbejder på en bestemt dag, eller du rejser.

    • Eksperttrick: Hvis du regelmæssigt har aftaletid, hvor du ikke arbejder, eller rejsetid, hvor du ikke er tilgængelig, så angiv det som tilbagevendende Fraværende-tid. I Outlook gør du dette ved at åbne det møde, du vil indstille som tilbagevendende, og klikke på Gentagelse på fanen Møde (i gruppen Indstillinger). Vælg den ønskede hyppighed, angiv indstillinger for hyppigheden, og klik på OK.
  3. Opret forbindelse til kalenderen på mobilen – Det sker for os alle: Du sidder ikke ved din computer, og et møde trækker ud, du glemmer, hvor og hvornår dit næste møde er, og du ender med at vælte undskyldende ind fem minutter inde i det næste møde. Integrer din kalender på din mobilenhed for at holde dig opdateret om alle dine møder.
  1. Indbyg buffertid – Der hvor det er muligt, kan du indsætte 10 minutter ekstra før og efter hvert møde, så der lige er tid til at få ryddet op efter det forrige møde og få gjort klar til det næste. På den måde undgår du også følelsen af at løbe fra møde til møde.
  2. Planlæg pauser – Når du udfører den ene opgave efter den anden, fordi du tror, du er altmuligmand, kommer du nemt til at pløje dig igennem det hele og arbejde, indtil du er helt ristet. "Det at komme op og strække benene i nogle minutter og få gang i blodomløbet for at få noget mere ilt til hjernen er en nødvendig del af arbejdsdagen" ifølge Huffington Posts Healthy Living-team. Planlæg pauser i din kalender for at undgå udbrændthed og booste kreativiteten, og lad dine kalenderpåmindelser drage dig til ansvar.
  3. Indstil påmindelser om statusmøder – Når en stor deadline nærmer sig, bør du planlægge små statusmøder med påmindelser om benchmarks undervejs. På den måde kan du undgå stress hen imod projektets afslutning og sikre, at du får krydset de forskellige opgaver af, før det er for sent. Inkluder teammedlemmer i dine kalenderpåmindelser, så de også anspores til teamstatusmøder.
  4. Integrer forretningskontakter – Gør det nemmere at invitere forretningskontakter ved at integrere din kalender med din kontaktliste.

Eksperttrick: Du kan tilføje en kontakt fra en mail i Office 365. Åbn meddelelsen, så vedkommendes navn vises på en af disse linjer: Fra, Til, Cc eller Bcc. Højreklik på navnet, og klik på Føj til Outlook-kontakter. Der åbnes et nyt vindue, som du kan udfylde med oplysninger og vælge OK, når du er færdig.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Business Tips

Skån miljøet, og arbejd hjemmefra i stedet for

Læs mere
Business Tips

Seks måder at lave imponerende agendaer for onlinemøder på

Læs mere
Business Tips

Fem måder at styrke din professionalisme på via mail

Læs mere
Business Tips

Seks tips til slidepræsentationssoftware, der gør indtryk

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.