Hold styr på arbejdslivet med aktivitetsstyringssoftware

For nogle er det helt naturligt at have styr på tingene. De lægger planer for måltider og indkøbslister uger i forvejen, de holder løbende øje med projekter på arbejdet, har altid styr på frister, hvad der er på vej, hvad de bør holde skarpt øje med, og de overholder ALTID alle frister. Men dem blandt os, der har det svært med at administrere vores tid – personer, der administrerer store projekter med mange bidragydere, eller alle, der bare ønsker sig at få bedre styr på deres opgaveliste – kan få lidt ekstra hjælp i form af en aktivitetsstyringsløsning.

Aktivitetsstyringssoftware kan, udover at hjælpe dig med at arbejde mere effektivt og prioritere opgaver (for dig selv og andre), også hjælpe dig med at skabe bedre balance mellem arbejde og fritid (fordi du ikke længere bliver stresset af ting, du måske har glemt at gøre på arbejdet).

Den bedste aktivitetsstyring er selvfølgelig den, du bruger, men hvis du ikke er fortrolig med aktivitetsstyring, kan det være en udfordring at finde ud af, nøjagtigt hvilke funktioner du skal bruge. Derfor vil vi tage et kig på nogle vigtige kvaliteter, man skal være opmærksom på, og hvordan de kan forbedre måden, vi arbejder sammen med andre på – samt forbedre ens egne arbejdsvaner.

  • En projekthub: Når alle dine projekter er samlet ét sted, kan du holde styr på dine opgaver i et eller flere projekter, såvel som opgaver som teamet, du samarbejder med, arbejder på. I hub’en bør du have et tydeligt overblik over samtliges arbejdsstatus – dvs. at alle involverede i projektet altid bør være helt klar over aktuelle frister, hvornår den næste frist udløber, og hvornår hele projektet er planlagt til færdiggørelse.
  • Accept af opgave: Hvis du er projektstyrer eller gruppeleder, så bør din aktivitetsstyringsløsning give alle projektdeltagere mulighed for at acceptere opgaver, således at alle andre deltagere kan se, hvem der har givet tilsagn til arbejde på opgaven. På denne måde vil der ikke opstå tvivl om, hvem er ansvarlig for hvad, og risikoen for dobbeltarbejde ryddes af vejen.
  • Afhængige opgaveudløsere: Hubben bør ideelt set sikre, at når en opgave er gennemført, så får den næste ansvarlige for en opgave besked om, at vedkommendes filer ligger klar, og at det er tid til at komme i gang. Hvis du f.eks. arbejder inden for arkitektur eller i byggebranchen, så vil en markering af, at dine bygningstegninger er færdige, automatisk blive sendt til din samarbejdspartner, som så ved, at opgaven med at indlevere tegningerne til en byggetilladelse nu kan sættes i gang. Dermed holdes arbejdsprocessen i gang.
  • App til aktivitetsstyring: Den moderne arbejdsstyrke er i stort omfang mobil, så det giver kun mening at vælge en aktivitetsstyringsløsning, der fungerer lige så godt på din bærbare eller stationære computer, som den gør på din telefon eller tablet-pc. Derfor bør du bruge en aktivitetsapp, der giver adgang til de samme oplysninger som på kontoret, så du kan holde styr på dine projekter, uanset hvor du er.
  • Fillagring: Software til aktivitetsstyring, der også giver dig adgang til at lagre samt organisere ressourcefiler, som f.eks. dokumenter, regneark og billeder, kan i høj grad bruges til at sikre, at du altid arbejder med de rigtige oplysninger. Hvis du kan vedhæfte specifikke filer til specifikke opgaver, er det endnu bedre, fordi det yderligere vil fjerne tvivl om, hvilke oplysninger hører til hvilke opgaver.

Det er let at holde styr på tingene med den rigtige aktivitetsstyringsløsning. Ved at levere værktøjer, der giver dig mulighed for at tildele opgaver til dig selv og andre i din gruppe, er det let at holde alle orienteret om, hvad og hvornår arbejde skal udføres. Desuden skal dit team aldrig søge efter relevante filer, data eller oplysninger, før de påbegynder arbejdet, når du vedhæfter filer til opgaver. Personer, der arbejder med teams, der hyppigt pendler til arbejdet eller arbejder eksternt, kan bruge en aktivitetsstyringsapp til at sikre, at alle har styr på opgaver, mens de er på vej til arbejde eller arbejder eksternt – hvilket gør det lettere at være produktiv i arbejdstiden og nyde fritiden i fulde drag.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Manage my business

Fremtidens planlægning – online projektplanlægning i skyen

Læs mere
Manage my business

Fem uundværlige ting for din gruppechat på arbejdspladsen

Læs mere
Manage my business

Fem softwarefunktioner, teamet ikke bruger i projektstyring

Læs mere
Manage my business

Lad dine teams skabe innovation ved at forbedre samarbejdet

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.