Sådan benytter en stylist professionelle kalender- og mailværktøjer på farten

Mellicia Marx arbejder med forvandling. Hun driver virksomheden Poplin Style Direction, som beskæftiger sig med personlig styling og sørger for, at kundens udseende altid sidder lige i skabet. Og for at kunne give hver eneste kunde den bedst mulige service er Marx ofte nødt til at være flere forskellige steder i løbet af en dag. Hun har brug for at kunne arbejde på tværs af forskellige enheder med adgang til både hendes kalender og hendes arbejdsmail, så hun kan være så produktiv – og forbundet – som muligt, uanset hvor hun befinder sig.

“Typisk befinder jeg mig i en butik eller hos en større detailhandel, er hjemme hos en kunde, deltager i en begivenhed ude i byen, er til fotosession med en kunde et andet sted i byen, laver frivillig arbejde hos YouthCare eller arbejder hjemmefra”, forklarer Marx. Det er tydeligt at se, hvorfor mobil produktivitet er en absolut nødvendighed for hende, og hendes mail- og kalenderstrategi spiller en stor rolle i at gøre det muligt.

Bevidst brug af virksomhedsmail hjælper med tidsstyring

Med alle de forskellige måder kunderne kan kontakte dig på, kan det blive en smule overvældende at prioritere dine svar. Mellicia løser dette ved at være helt afklare omkring, hvilke typer korrespondance der bør klares over mail, og hvad der bør klares via sms:

"Når noget haster, sender jeg sms-beskeder og beder mine kunder om også at gøre det. Ellers bruger vi mail. Dette holder tingene adskilt, mens vi samtidig holder forbindelsen uden at bruge unødig tid på det".

Brug af virksomhedskalenderfunktioner til tidsstyring og meget mere

"Min kalender er mit liv", siger Marx. Hun er omhyggelig med at holde den kalender, hun deler med sin mand, under kontrol – hendes motto er: brug den, respektér den, og opdater den med det samme. "Jeg bruger min kalender til at planlægge året, skabe ligevægt i forhold til begivenheder med kunder, spidsbelastningsperioder i arbejdet, ferier osv. Jeg ser også frem til at klarlægge eventuelle ikke-fakturerbare tidsrum. Har jeg noget, jeg skal have ordnet på en dag, hvor jeg ikke har nogen kundemøder, eller kan jeg i stedet tilbringe dagen sammen med min søn?"

Men for hende er kalenderen meget mere end blot at holde øje med fremtidige begivenheder – hun bruger den også til at se tilbage på den forrige måned for at evaluere, hvad der fungerede eller ikke fungerede. "Jeg kan holde min indtjening op mod den ledige tid i min kalender. Har jeg haft følelsen af at fare rundt alle vegne, uden at det afspejles i min kalender? Har jeg brugt min ikke-fakturerbare tid klogt? Fik jeg færdiggjort store projekter, da jeg havde mulighed for det? Jeg kan ikke understrege nok, hvor nødvendig [min kalender] er for min succes".

Arbejde på tværs af forskellige enheder for at holde trit med virksomhedsmail og -kalender

Som sagt er Marx hele tiden på farten, så det at holde trit med den mobile produktivitet handler om at være i stand til at kommunikere med hendes mobilenhed. Lige som mange andre små og mellemstore virksomheder tilgår Marx sin kalender og mail både fra computeren og telefonen, og det er muligheden for helt uden besvær at skifte mellem de to, der gør, at hun kan holde kontakten med kunderne, når det er vigtigt for hende.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Productivity

Fem tidsstyringsfærdigheder, der hjælper dig til at arbejde mindre

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.