Spar tid og penge med bedre kommunikationssoftware

Uanset om du ejer eller arbejder for et multinationalt selskab, eller du er en del af en lille virksomhed med kunder fordelt i hele landet eller i andre lande, så er der høj sandsynlighed for, at rejseaktivitet er en del af dit arbejde. Møder ansigt til ansigt hjælper ikke bare med at forbedre virksomhedens kommunikation, da tonen jo trods alt er svær at udlede af en mail eller en chatbesked, men de giver dig også mulighed for at se og høre kunderne, hvilket kan være en hjælp til bedre at forstå dem.

Beklageligvis kan forretningsrejser være en dyr fornøjelse både økonomisk og produktivitetsmæssigt – og hvis et fly bliver aflyst, forsinket eller omdirigeret, kan det blive endnu dyrere. Foruden den indvirkning forretningsrejser har på din virksomhed, påvirker rejser også dine medarbejdere ved at udsætte dem for kronisk jetlag og usunde niveauer af stråling, som svækker deres immunforsvar og forstyrrer deres privatliv – alt sammen fordi du eller dit team har brug for at mødes med en kunde.

Men selvfølgelig kan det nogle gange være vigtigt at mødes fysisk, men når det ikke er bydende nødvendigt, findes der kommunikationsløsninger, hvormed du kan se og høre dine kunder, selvom I befinder jer milevidt fra hinanden. Ja – videomøder er nøglen til at reducere rejseomkostninger. Men ikke alle løsninger er skabt lige, så du skal vælge din kommunikationssoftware med omhu og forsøge at finde en løsning, der omfatter:

  • Videomøder med flere deltagere i HD. Se efter mødeapps for virksomheder, hvor du får masser af plads på linjen og på skærmen, så alle kan deltage. Og sørg for, at du har mulighed for HD video og -lyd. På den måde kan du se og høre alle tydeligt.
  • Indholdsdeling. Der deles indhold på næsten alle møder – som regel på en skærm i et mødelokale. Derfor giver det kun mening at finde et videomødeværktøj, der gør det muligt for alle at dele dokumenter, apps, URL-adresser, præsentationer og skærme uden besvær. Desuden bør du lede efter en løsning, der giver mulighed for at samarbejde om dokumenter i realtid – hvilket vil gøre det endnu nemmere at samarbejde.
  • Integrerede producerkontrolelementer. Med producerværktøjer, der integreres direkte i virksomhedskommunikationsappen, kan du administrere hele mødet fra dit kontrolpanel. Nogle værktøjer giver dig endda mulighed for at vælge, hvilke deltagere der skal have vist hvilket indhold, så du kan gøre mødestyringen endnu strammere.
  • Deltagelse med en enkelt berøring. Jo flere trin brugerne skal udføre, desto mindre tilbøjelige er de til at bruge et produkt. Derfor skal du lede efter en kommunikationssoftware, der gør det enkelt at deltage i møder. Med adgang med en enkelt berøring fra en påmindelse om et møde, en kalender osv. kan mødedeltagerne helt ubesværet deltage i et møde.
  • Tredjepartshosting. Ved at bruge en virksomhedskommunikationsløsning, der hostes af en tredjepart, slipper du for at skulle investere i infrastruktur for at få de værktøjer og den funktionalitet, du skal bruge. Og al vedligeholdelsen er værtens ansvar, hvilket også kan give dig en besparelse.

At flyve bare ét eller to teammedlemmer til et møde kan koste mange tusind kroner i flybilletter, hoteller, måltider og taxaer eller billeje – for ikke at tale om den tid, der spildes på ventetid og rejse. Og hvis det sker flere gange om året, kan omkostningerne virkelig løbe op for både dig og dit team. Så hvis du leder efter en løsning, som kan hjælpe dig med at spare penge, reducere stress for dine medarbejdere og gøre det muligt at opretholde en klar og åben forretningskommunikation med kunderne, så se nærmere på noget af den videomødesoftware, der findes på markedet i dag. Der er sket meget, siden det blev lanceret for cirka ti år siden, og det kan gå hen og blive afgørende for din organisation og for dine kunder.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Manage my business

4 nødvendigheder for ekspertkonfiguration af virksomhedsmail

Læs mere
Manage my business

Nedbrydning af siloer – værktøjer til bedre kommunikation og samarbejde

Læs mere
Manage my business

Samlet kommunikation for begyndere: Det har nye virksomheder har brug for at vide

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.