Seks ikke-så-tydelige årsager til fejlslagne projekter

Dårlige projekter er dyre. Ifølge en undersøgelse foretaget af PMI (Project Management Institute) taber organisationer faktisk hele $ 109 millioner for hver $ 1 milliard, de investerer i projekter og programmer. Og jo større projektet er, jo mere står det til at miste. Ifølge en anden indberetning fra branchen er det ti gange mere sandsynligt for store projekter at fejle, samt dobbelt så sandsynligt, at de er forsinket, dyrere end forventet, og at de mangler afgørende funktioner, når de sammenlignes med mindre projekter. Selvom små og mellemstore projekter ikke indebærer de samme risici, ved enhver, der har arbejdet på dem, at de ikke er uden deres problemer.

Hvilke årsager ligger bag disse små og store brølere? Ifølge PMI omfatter almindelige årsager til fejlslagne projekter alt fra ændringer i en organisations prioriteter (40 procent) til begrænsede ressourcer (20 procent). Selvom nogle af disse årsager er ude projektlederens kontrol, er mange af dem ikke.

Her er seks ikke-så-tydelige årsager til at en projektplan hurtigt kan køre af sporet:

  1. Statiske metoder – nu om dage har projekter mange bevægelige dele. Hvad enten du arbejder i marketing, HR, IT, fremstilling eller en hvilken som helst anden branche, kan mangel på smidighed og fleksibilitet resultere i et fejlslagent projekt. Dynamisk projektstyring, der er vokset i takt med indførelsen af projektstyringssoftware og -programmer, har været udviklingstendensen i et par år nu og den “kommer til at spille en endnu mere afgørende rolle nu og i fremtiden” ifølge PM Times. Ifølge PricewaterhouseCoopers er Scrum den mest populære (43 procent) dynamiske ramme til at udføre komplekse opgaver, efterfulgt af Lean & Test Driven Development (11 procent) og eXtreme Programming (10 procent). Mindre end en tredjedel af organisationer rapporterer, at de ofte anvender dynamiske metoder og det til trods for, at dynamiske organisationer vokser omsætningen 37 procent hurtigere og genererer 30 procent mere profit end organisationer, der ikke anvender dynamiske metoder.
  2. Løsninger med lavprissoftware – En anden almindelig fejl, som mange firmaer begår, er at købe et lavprisværktøj, der mangler funktioner, fremfor at investere i en god softwareløsning. Forbavsende nok bruger nogle firmaer (23 procent) slet ikke projektstyringssoftware. Højtydende organisationer (87 procent) forstår derimod vigtigheden i den forbedrede effektivitet og forøgede funktionalitet, som projektstyringssoftware tilbyder. Men ikke alt software er ens. Vellykkede firmaer peger på pålidelighed og integrerings- og brugervenlighed som værende de vigtigste kvaliteter, når de vælger ny projektstyringssoftware. God software skal også virke problemfrit på tværs af populære værktøjer, såsom Office, Office 365, Skype, PowerPoint og SharePoint, og tilbyde førende skybaserede projektstyringstjenester for at give fleksibilitet og sikkerhed, samt lempe den tekniske kompleksitet.
  1. Ineffektiv administration af virtuelle teams – Med teams, hvor medlemmerne arbejder eksternt fra over hele verden i forskellige tidszoner og på tværs af forskellige kulturer og sprog – er kommunikationsfærdigheder blevet mere afgørende end nogensinde før. At have adgang til værktøjer, der giver involverede personer mulighed for at administrere på farten og dele de nyeste opdateringer, samtaler og projekttidslinjer via et dedikeret projektwebsted (som dem, der tilbydes i god projektstyringssoftware), holder alle forbundet og organiseret.
  2. Manglende støtte fra overordnede – At have en sponsor på projektet, der har en kapitalinteresse – én, der går i brechen for projektet fra start til slut – er en vigtig faktor for projektets succes. Alligevel søger færre end to ud af tre projekter aktivt kontakt med projektsponsorerne til at få vejledning eller hjælp med at håndtere problemer. Tidsmangel er ofte et problem. Før et projekt sættes i gang, bør sponsorer og projektledere derfor mødes for at diskutere problemer såsom tidsallokering, rapportering, møder, udviklende problemer, osv. Desuden er det vigtigt at have software, der giver din PMO (Project Management Office) eller sponsor mulighed for uafhængigt at administrere indstillinger for projektet.
  3. Mål og strategier, der ikke er på linje med organisationens – Uafklarede projektmål er en af de vigtigste årsager til fejlslagne projekter. Alligevel rapporterer organisationer, at tre ud af fem projekter i gennemsnit ikke er på linje med forretningsstrategien. Det er afgørende at have forståelse for firmaets strategiske nøglepunkter og derefter undersøge projekter for at se, hvordan – hvis overhovedet – de er på linje med virksomhedens/afdelingens strategiske mål. Dette bør hjælpe med at prioritere projekter og afslutte dem, der har lav prioritet eller ikke er i tråd med den overordnede strategi. Dette sparer ikke blot dyrebar tid, indsats, penge og ressourcer – det hjælper også med at skabe gode projekter, der kan få den nødvendige støtte fra overordnede.
  4. Dårlig kommunikation – PMI-undersøgelsen viser, at en af de mest udbredte årsager til fejlslagne projekter er dårlig kommunikation. Ny forskning viser heldigvis, at køb af den rette projektstyringssoftware kan forbedre den interne teamkommunikation såvel som kommunikationen med klienter. Muligheden for at kommunikere i realtid med teammedlemmer – hvad enten de befinder sig på den anden side af kontoret eller på den anden side af jorden – ved hjælp af værktøjer, der er designet til hurtigt og sikkert at formidle betydningsfulde samtaler er afgørende for et projekts succes.

På grund af den store mangfoldighed i typerne af problemer findes der mange faldgruber, der kan være til plage for et projekt. Men der findes en løsning til ethvert problem. Og med lavtydende organisationer, der lader næsten 12 gange så mange ressourcer gå til spilde på fejlslagne projekter end højtydende organisationer, hvorfor udskyde hårdt tiltrængte ændringer til i morgen, hvis du kan implementere dem i dag?

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.