Fremtidens planlægning – online projektplanlægning i skyen

I næsten alle firmaer, både store og små, gælder det, at projektstyring er forudsætningen for at blive – og forblive – organiseret. Der findes mange forskellige projektstyringsværktøjer, som kan hjælpe med at styre ressourcer, planlægge og kontrollere omkostninger, kommunikere effektivt med flere teammedlemmer og spore status på ethvert givent projekt. Mens nogle af disse værktøjer kan installeres som software på individuelle netværkscomputere, er mange af dem webbaserede – dvs. at de kan tilgås i skyen. 

Fordelene ved et projektstyringsværktøj i skyen

Måske er du en af dem, der ryster på hovedet, når du hører ordene “cloud computing”, men træk lige vejret et øjeblik og overvej, hvad det rent faktisk betyder. Projektstyringsværktøjer i det lokale miljø er placeret et fast sted, mens skybaseret software omfatter en række fordele, herunder nedenstående:

  • Lavere startomkostninger. Når du bruger projektstyringssoftware i det lokale miljø, så skal du betale for en række elementer, herunder investeringer i softwarelicens, serverhardware, it-personale til support, længerevarende installationer osv. I modsætning hertil er en skybaseret løsning typisk baseret på et månedligt eller årligt gebyr.
  • Større sikkerhed end nogensinde. I modsætning til hvad mange virksomhedsledere har ment før, så er sikkerheden i skyen lige så stor som løsninger i det lokale miljø – virksomheden har blot ingen kontrol over de fysiske servere. Som man kunne læse i en nylig artikel i Forbes, så er "cloud computing ikke længere en oxymoron."
  • Tilgængelig overalt. Du har adgang til din projektstyringssoftware i skyen, så længe du har en internetforbindelse. Idet adgang opnås via en webbrowser, så er det også muligt at give teammedlemmer adgang til at få vist, redigere og styre dokumenter via andre enheder end computere.
  • Team-følelse. Selv når medarbejdere sidder langt fra hinanden, så føler de sig som del af en sammenhængende enhed med en skybaseret løsning. Idet alle modtager minutvise opdateringer, så er der ingen relevant projektdeltager, der utilsigtet lukkes ude af samtalen. Desuden kan samtaler gennemføres i projektområdet (i stedet for via mail) og lagres som en henvisning til senere brug.
  • Skærpet produktivitet. Takket være en central placering, hvor alle projektoversigter, opgaver, dokumenter, newsfeeds og kalendere opbevares, så kan skybaserede projektstyringsløsninger spare tid. Og når der spares tid, så skærpes produktiviteten. Desuden giver en central placering teammedlemmer mulighed for at tilgå projektdokumenter i realtid, uanset hvor de sidder.
  • Realtidskommunikation. En af de største fordele ved at bruge projektstyringssoftware i skyen er adgangen til at give hurtig feedback på oplysninger, lige så snart de overføres til projektarbejdsområdet. Dette kan også skærpe produktiviteten, fordi det mindsker risikoen for, at arbejde skal gøres om.
  • Opdaterede, datadrevne beslutninger. Et firma med ambition om at blive – og forblive – lønsomt, skal helst basere beslutninger på andet end blot en fornemmelse. Det gode ved skybaseret software er, at indhold bliver opdateret straks og giver dig let adgang til de nødvendige oplysninger. Desuden har de fleste værktøjer indbyggede rapporter, så du får leveret den nødvendige indsigt og kan tage forretningsrelaterede beslutninger. 
  • Forenklet it. Når du bruger projektstyringssoftware i det lokale miljø, så er du typisk ansvarlig for servervedligeholdelse, som skal udføres af internt it-personale. Skybaseret software på den anden side vedligeholdes for dig af tjenesteudbyderen (eller en anden ressource) – hvorved du sparer tid og besværet med at rode med opdateringer eller fejl, og desuden kan du bruge tiden på at fokusere på at drive dine projekter problemfrit.
  • Umiddelbare opdateringer. Til forskel fra software i det lokale miljø, som kræver, at du downloader opdateringer, når en ny version udsendes, så opdateres skybaserede værktøjer automatisk. Der er ingen grund til at betale for at opgradere den komplette programpakke eller vente på, at dit it-team får tid til at implementere opdateringerne. 

Trin til at finde den bedste skybaserede projektstyringsløsning til dig

Desværre er det ikke helt så enkelt at komme i gang med at bruge en ny projektstyringsløsning, som det er at definere forskellen mellem projektplanlægningsløsninger i det lokale miljø og online. Det kræver adskillelige trin at vælge den bedste løsning til dit firma – men slutresultatet er besværet værd. Følg nedenstående fremgangsmåde for at vælge en kvalificeret tjenesteudbyder.

Trin 1: Udfør en behovsanalyse.

Alle ved, at virksomheder er forskellige og har forskellige størrelser, målsætninger og behov. Det betyder, at det er op til din virksomhed at beslutte, hvilke løsninger bedst opfylder dine behov. Sørg for, at dem, der faktisk skal bruge produktet, bliver hørt under drøftelserne. Tag højde for faktorer, som f.eks. om dine projekter kun omfatter interne medarbejdere eller også eksterne kunder, eller hvilke typer rapporter du skal køre. Når du har fået greb om dine behov, så er det lettere at evaluere tjenesteudbydere baseret på hvilke funktioner, de tilbyder.

Trin 2: Research, research, research.

Når du søger efter en tjenesteudbyder, skal du være på udkig efter dem, der tilbyder de følgende funktioner:

  • Driftsikkerhed i virksomhedsklassen 
  • Mulighed for hurtigt at tilføje teams og projekter
  • Rapporteringsfunktioner, der giver hurtigt indblik i din portefølje
  • Et velkendt miljø, eller i det mindste et, der er let at navigere i og bruge
  • Adgang til at se og handle på opgaver på ét sted
  • Tilrettelæggelse af kapaciteter, der giver dig mulighed for at planlægge og styre aktiviteter effektivt
  • Oversigtsdashboards for datadrevne beslutninger
  • It-support døgnet rundt
  • Kontinuerlig sikkerhedskopiering af data, genoprettelse efter nedbrud og globalt redundante datacentre
  • Skalerbar løsning, der vokser med din virksomhed

Trin 3: Prøv en testkørsel.

Du bør prøve en projektstyringsløsning, før du implementerer den, på samme måde som når du prøvekører en bil, før du køber den. Testkørsler giver dig adgang til at kigge nærmere på et værktøjs funktioner og få en fornemmelse af, hvordan værktøjer fungerer i situationer, der svarer til din.

Trin 4: Overvej tidslinjen og processen for implementeringen.

Hvis valget er faldet på et onlinebaseret projektstyringsværktøj, er det lige meget, om det stemmer godt overens med dine aktuelle programmer – dette gælder kun for løsninger i det lokale miljø. Men du er nødt til at overveje, hvornår du har nok personale og økonomi til at foretage skiftet, og derefter koordinere med din valgte tjenesteudbyder for at få tingene realiseret.

Trin 5: Implementér, og træn personalet.

Du har endelig fået implementeret en ny projektstyringssoftwareløsning. Tillykke! Men desværre er der stadig en del arbejde at gøre. Det er vigtigt at sørge for, at dine medarbejdere har fået den rette træning, så de kan bruge det nye værktøj effektivt. Opsæt flere sessioner, så alle kan indarbejde en i deres arbejdsplan. Desuden skal du oprette øvelsesprojekter, så alle har mulighed for at granske og blive fortrolige med værktøjets funktioner, før de skal bruge det i den virkelige verden.

Projektstyring i skyen er et kig ind i fremtiden. Find et værktøj, der fungerer for dig – og bliv ikke hægtet af udviklingen. 

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Manage my business

Fem uundværlige ting for din gruppechat på arbejdspladsen

Læs mere
Manage my business

Fem softwarefunktioner, teamet ikke bruger i projektstyring

Læs mere
Manage my business

Lad dine teams skabe innovation ved at forbedre samarbejdet

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.