Projektlederens vejledning til det perfekte projekt

Projektlederen skal være i stand til at holde mange bolde i luften på én gang – ikke en let opgave. Man skal hele tiden være opmærksom på tidsfrister, holde styr på folk, og man er konstant under pres for at nå en bestemt mængde arbejde inden for meget lidt tid og meget mere.

Men det er også en nødvendig rolle, som kan være særdeles værdifuld for din virksomhed. Iht. en undersøgelse udført af PricewaterhouseCoopers er mere end 60 procent af tilfældene med fejlslagne projekter faktisk knyttet til interne problematikker, som f.eks. utilstrækkelige ressourcer eller overskredne frister – dvs. situationer, som projektstyrere kan hjælpe med at undgå.

Det er desuden en branche i vækst, fordi flere virksomheder har åbnet øjnene op for vigtigheden af solid projektstyring. Helt specifikt haren særskilt undersøgelse fra PMI (Project Management Institute) beregnet, at næsten 16 millioner nye projektstyringsstillinger vil blive oprettet globalt mellem 2010 og 2020, og branchen vil vokse med USD 6,61 billioner. Når dette er sagt, så indebærer projektstyring et kæmpe ansvar, uanset hvem der er din arbejdsgiver. Uanset om du er en officiel projektleder eller blot styrer et projekt, så bør nedenstående syv tip være en hjælp til at få hold på tingene og organisere et vellykket projekt.

Tip 1: Etablér en klar målsætning for projektet

Få overblik over de store linjer og afgør, hvad du vil opnå med det pågældende projekt. Hvis en kunde eller en ekstern person er involveret i projektet, så vil eksterne kilder selvfølgelig medvirke til at fastlægge målsætningerne. Du bør overveje de følgende overordnede målsætninger:

  • Hold projektets omfang nede. Det må ikke vokse.
  • Hold projektet inden for det givne budget.
  • Færdiggør alle aspekter af projektet.
  • Yd en indsats af høj kvalitet.
  • Hold tidsfrister for færdiggørelse.
  • Skab sikkerhed for de rette ressourcer i forvejen.

Tip 2: Sæt forventningerne helt i forgrunden

Alle bør være helt klar over forventningerne for at skabe betingelserne for et vellykket projekt. Du skal give klart udtryk for dine forventninger og bede andre om at gøre det samme. Det er et vigtigt skridt ved opsætningen af ethvert projekt. Disse forventninger bør inkludere specifikke måder, hvorpå dit team kan opnå de fastsatte målsætninger. Du bør desuden inkludere følgende:

  • En liste over ydelser og tidsfrister.
  • Omfangserklæring.
  • Definerede roller og ansvar.
  • Proces med spørgsmål og svar.
  • Kommunikationsplan, herunder hvor ofte du har planlagt at kommunikere med interessenter/kunde.

Tip 3: Definer potentielle risici, og hvordan du vil håndtere dem, hvis der opstår problemer

Lad os være ærlige – selv hvis du har planlagt alt ned til mindste detalje, så kan du stadig blive ramt af det uforudsigelige. Hvad skal en god projektleder så gøre? Lægge en plan for det uforudsigelige, selvfølgelig! Du kan selvfølgelig ikke forudsige den nøjagtige type problematik, som kan ramme dit projekt – alt fra dårligt vejr og politisk uro til teknologiske forviklinger kan ske – men det er stadig muligt at mindske den potentielle indvirkning via risikostyring.

Tip 4: Mindsk mødeaktiviteten

En undersøgelse udført af Verizon Conferencing fandt, at kun 22 procent af møder menes at være "ekstremt produktive" og 44 procent "meget produktive". Dermed er der 34 procent af møder, der menes at være produktive i nogen grad eller slet ikke. Mødeafholdelse er selvfølgelig en naturlig del af projektstyring, men du bør overveje, om et møde er den bedste måde at bruge tiden på, eller om en mail eller en anden kommunikationsform – som f.eks. projektstyringssoftware, som giver dig mulighed for at dele filer, tildele opgaver og udveksle idéer, uden at det er nødvendigt at mødes – kan være lige så produktivt. Jo mere tid du bruger på at holde møder, jo mindre tid er der til tjenesteydelse. Det bør du overveje, før du sender endnu en mødeindkaldelse.

Tip 5: Planlæg det perfekte opstartsmøde

Opstartsmødet sætter tonen for hele projektet. Når du planlægger dette møde, skal du huske at opfylde de følgende standarder:

  • Indkald de rigtige personer og sørg for, at de vigtigste deltagere kan møde op.
  • Udarbejd en detaljeret dagsorden med en erklæring om, hvad mødet skal handle om. Dette gør alle i stand til at bevare fokus og forstå, hvad mødet handler om.
  • Fastsæt, om mødet kan afholdes online, eller om deltagerne skal være fysisk til stede. Dette vil variere afhængigt af, hvor stort projektet er, om du arbejder med en ny kunde, projektets budget osv. Hold for øje, at fysiske møder ofte er sværere at planlægge – de er også dyrere, især hvis det involverer rejsetid.
  • Flyt mødet, hvis vigtige deltagere ikke kan møde op – det giver ikke mening at holde et møde uden dem. Du er ofte nødt til at holde et andet møde for at opdatere dem eller få deres kommentarer.
  • Før du udarbejder dagsordenen, skal du sørge for, at du forstår meningen med mødet, og hvilke oplysninger folk skal tage med sig ud af mødelokalet.

Tip 6: Udform rapporter gennem hele projektets varighed

Du kan kun være sikker på, at dit projekt er på sporet ved at udforme hyppige rapporter. Dette kan ofte opnås ved hjælp af dit projektstyringssoftware-program. Rapporter hjælper dig med at måle effektiviteten af din ressourceallokering, og sørger for, at du er på rette vej til at overholde dine budgetmål og frister.

Tip 7: Brug de rigtige værktøjer

Der er mange projektstyringsværktøjer på markedet, men ikke alle er skabt lige. Fastlæg, hvad du har brug for, og sammenlign produkterne, der interesserer dig. Du skal som det mindste sørge for at vælge et værktøj, der giver dig mulighed for følgende:

  • Organisere og sammenkæde opgaver for at oprette tidslinjer og planer.
  • Dele indsigt, der hjælper dig med at kommunikere projektets status bedre.
  • Hurtigt forstå, hvordan du bruger grænsefladen.
  • Tilpasse din plan til dit teams behov.

Selvom det er svært at være en fantastisk projektleder, så er det dog muligt. Du skal blot bruge de nødvendige kompetencer, ekspertise og relevante værktøjer til at få arbejdet udført og opnå de rette resultater.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Manage my business

Kend dit investeringsafkast for onlinemøder

Læs mere
Manage my business

Derfor er ibrugtagningen hos brugerne altafgørende for udrulningen af en samlet kommunikationsløsning

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.