Det kan medarbejderne lære af dit it-team for at sikre bedre onlinemøder

I takt med at flere medarbejdere arbejder hjemmefra og på farten, er videomøder blevet en vigtig kontaktflade for kollegaer. Onlinemøder bliver en stadig vigtigere del af vores daglige virksomhedskommunikation og -samarbejde.

I samarbejde med dit it-team kan du give medarbejderne en fordel ved at sørge for, at de er udrustet til virtuelle møder og ved, hvordan de får det bedste ud af den forhåndenværende teknologi. Ved at gøre dette kan dit it-team slippe for at bruge dyrebar tid på at hjælpe medarbejdere med at konfigurere deres videomødeopkald.

Kontrollér indstillingerne på forhånd

Før opkaldet skal medarbejderne bekræfte med it-afdelingen, at de har de nødvendige plugins og den mest opdaterede teknologi. Derudover skal medarbejderne i god tid før mødet selv sørge for at tjekke, at alle kamera- og mikrofoninputs og -outputs kanaliseres gennem opkaldet.

Undgå unødvendige forsinkelser

Forsinket video og lyd, som ikke følges ad, er almindeligt forekommende og skyldes ofte problemer med netværksforbindelsen. For at sikre, at dette ikke påvirker deres møder, kan medarbejderne bede it-teamet om at konfigurere kvaliteten af tjenesten til at prioritere den netværkstrafik, der bruges på deres videomøde, højere end den, der bruges på at foretage opkald andre steder på kontoret. Et højt antal opkald kan også gøre forbindelsen langsommere. Med dette i baghovedet skal medarbejderne kun medtage de nødvendige deltagere eller gruppere flere deltagere i ét opkald, hvor det er muligt.

It-indsigt kan forbedre mødeoplevelsen

Med så mange mulige funktioner i de løsninger, der findes til virtuelle møder i dag, er medarbejderne ikke altid opmærksomme på omfanget af de egenskaber, de har tilgængelige i deres onlinemøder. Dit it-team kan give medarbejderne vejledning i at bruge live chatrum i apps, samarbejdsbaserede whiteboards og værktøjer til direkte fildeling for at forbedre deres næste opkald.

Opret og del en tjekliste med tips

En glimrende måde at understøtte succes på er at få medarbejdere og it-team til at arbejde sammen om at udvikle tips, som kan deles i hele firmaet og bruges til at sikre, at virtuelle møder forløber så effektivt som muligt. Alle organisationer er forskellige, og hver enkelt af dem har sine egne unikke overvejelser, men her er nogle få tips til få oprettet en it-tjekliste for dine medarbejdere:

        
  • Ved brug af en ekstern mikrofon kan mødearrangører og -deltagere være nødt til at skifte fra standard til "indbygget lyd" og vælge mikrofonen som deres lydenhed.
  •     
  • For at undgå baggrundsstøj, der kan forstyrre samtalen og få kommunikationen til at gå langsommere, bør man opfordre mødedeltagerne til kun at have deres mikrofon tændt, når de taler.
  •     
  • Hvis man har planer om at dele sin skærm, hjælper det at arrangere det hele i rækkefølge på forhånd, så man undgår ubehagelige overraskelser under mødet. Åbning af nye faner og filer under et møde kan sænke hastigheden i opkaldet og medføre forsinkelser på skærmen.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Business Tech

Mailarkivering – Fem grunde til, at dette er den bedste funktion, som du aldrig bruger

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.