Nye måder at arbejde på: ukonventionel brug af rutediagramsoftware

Enhver rutediagramsoftware, der er noget værd, har som standard nogle få grundlæggende egenskaber: skabelonlayouts og figurer, automatisk formatering, skykompatibilitet. Derudover kan der være mere avancerede og vidtgående funktioner, som gør det muligt at kæde diagrammer til eksterne datakilder. Datasammenkædning giver brugerne mulighed for at opdatere deres rutediagrammer ved blot at ændre oplysninger, som er lagret i et regneark eller en SQL-database. Dette er især brugbart, når et rutediagram deles med hele teamet, fordi vigtige statusændringer kan kommunikeres nemt og øjeblikkeligt på tværs af alle enheder og placeringer. Almindelig brug af datasammenkædning omfatter budgetstyring og registrering af ferie.

Som du nok kan forestille dig, gør datasammenkædning en avanceret rutediagramsoftware enormt alsidig. Det er et af de scenarier, hvor det først og fremmes er fantasien, der sætter grænser. Hvis det er tilfældet, er her nogle ideer, der kan hjælpe dig med at få åbne op for kreativiteten.

Allokering af ressourcer

De personer, der står for at administrere og allokere et teams tid og ressourcer, har det ofte hårdt. De er nødt til altid at have opdaterede oplysninger om de pågældende personers tilgængelighed, og disse oplysninger er altså ikke altid tilgængelige. Og selv når de er, så får de dem ofte serveret stykke for stykke i forskellige formater og meddelelser. Det ville være at foretrække at have en central hub af pålidelige oplysninger, som gengives ved hjælp af simple visuals. Heldigvis kan datasammenkædning gøre dette ønske til virkelighed.

Du skal gøre følgende:

  1. Opret et grundlæggende diagram med et ikon eller billede, der repræsenterer hvert medlem af projektteamet
  2. Sammenkæd dette diagram med et delt regneark, hvor de involverede personer kan angive de tider, hvor de regner med at være tilgængelige
  3. Vælg, hvordan hver persons tilgængelighed skal repræsenteres visuelt i diagrammet – ved at ændre farver, figurer osv.
  4. Tildel opgaver hurtigt og med sikker hånd baseret på viden indsamlet fra hver persons visuelle status

Reservering af den rette plads

Arbejdspladsen, som vi kender den, er under forandring. Faste pladser og kontorer må vige pladsen for fleksible og samarbejdsorienterede rum – faste skriveborde skiftes ud med bærbare computere og mobilitet mellem forskellige kontorer. Med disse forandringer vil mange firmaer – særligt de større af slagsen med flere etager eller bygninger – gerne give medarbejderne en oversigt, som hele tiden er opdateret med, hvilke pladser og lokaler der er ledige, og hvilke der er reserveret. Datasammenkædning kan være en nem løsning.

Du skal gøre følgende:

  1. Opret et diagram (eller flere), der kortlægger virksomhedens etageplan
  2. Sammenkæd dette diagram med et delt regneark, hvor medarbejderne kan reservere et lokale eller et område på bestemte tidspunkter
  3. Vælg, hvordan et lokale eller område skal repræsenteres visuelt, når det er reserveret
  4. Del diagrammet på tværs af virksomheden, så hele teamet ved, hvilke områder der er ledige

Markering af fremskridt

Rutediagramsoftware er helt åbenlyst fantastisk til at visualisere de overordnede forretningsprocesser – men det er også glimrende til at kortlægge faserne i de enkelte projekter. Og som om det ikke var nok, så kan det også bruges til at registrere fremskridt på disse projekter. Og når alle de involverede personer kan se, hvad der præcis er blevet lavet, og hvad der skal ske som det næste, er der meget mindre risiko for stilstand. Datasammenkædning kan sætte gang i tingene.

Du skal gøre følgende:

  1. Opret et diagram med et ikon eller billede, der repræsenterer hver fase i projektet og hver persons deltagelse
  2. Sammenkæd diagrammet med et delt regneark, hvor de involverede personer kan markere, hvilke opgaver der er blevet udført
  3. Vælg, hvordan en opgave skal repræsenteres visuelt, når den er blevet udført
  4. Del diagrammet med hele projektteamet, så alle er klar over, hvad der stadig skal gøres og hvornår. Visuel kommunikation gør det muligt for personer med enhver baggrund hurtigt at fortolke komplicerede oplysninger. Med den rette rutediagramsoftware kan du være med til at forhindre fejlkommunikation og misforståelser. Hvordan vil du bruge det?

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Business Tips

Skån miljøet, og arbejd hjemmefra i stedet for

Læs mere
Business Tips

Seks måder at lave imponerende agendaer for onlinemøder på

Læs mere
Business Tips

Fem måder at styrke din professionalisme på via mail

Læs mere
Business Tips

Seks tips til slidepræsentationssoftware, der gør indtryk

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.