Der Leitfaden für BPMN-Anfänger im Geschäftsalltag

Was ist BPMN? 

Sehen heißt glauben. Ein Bild ist mehr wert als tausend Worte. Spar dir deine Worte, zeig es mir. Durch Redewendungen wie diese wurde BPMN (Business Process Modeling Notation) in vielen Unternehmen, Branchen und Berufsgruppen populär. Aber was genau ist BPMN und wie funktioniert es? 

BPMN ist kurz gesagt eine standardisierte Flussdiagramm-Methode, mit deren Hilfe Sie leicht verständliche Diagramme erstellen und teilen können. Diese Diagramme können die Schritte eines Geschäftsprozesses von Anfang bis Ende visuell modellieren.  

BPMN-Diagramm für den Adressänderungsprozess
Beispiel eines BPMN-Diagramms für den Adressänderungsprozess (oben) 

Obwohl verschiedene Methoden zum Modellieren von Prozessen existieren, hat sich BPMN aus gutem Grund schnell zum De-facto-Standard für die Prozessmodellierung entwickelt. 

Was ist damit möglich? 

Einer der größten Vorteile von BPMN liegt darin, dass damit Flussdiagramme erzeugt werden können, die so einfach oder komplex wie nötig sind. Dadurch können sie von den Beteiligten im Unternehmen problemlos nachvollzogen werden, egal auf welcher Ebene (ob mit oder ohne technischen Hintergrund). 

Dieses Qualitätsmerkmal macht BPMN so populär. Eine Umfrage aus dem Jahr 2016 ergab, dass 64 % der Unternehmen an einer BPMN-Implementierung interessiert sind, um ihre Geschäftsprozesse zu vereinfachen. Das Ziel für die meisten Unternehmen ist einfach: durch Kostensenkungen und Produktivitätsverbesserungen Geld sparen.  

Warum wird diese Methode benötigt? 

Es steht viel auf dem Spiel. Sehen Sie sich diese Statistiken aus einer Unternehmensumfrage aus dem Jahr 2018 an. 

  • 37 % der Befragten gaben an, dass in ihren Organisationen mehrere Geschäftsprozessprojekte der obersten Ebene laufen  
  • 93 % der an der Umfrage teilnehmenden Organisationen betreiben zahlreiche Prozessoptimierungsprojekte
  • 79 % gaben an, dass sie Prozess-Softwaretools zum Modellieren der Prozesse verwenden, die sie analysiert haben und ändern möchten 
  • Zudem haben 65 % zugestimmt bzw. nachdrücklich zugestimmt, dass die BPM-Prozesse und -Technologien ihren Organisationen beim Verbessern der Effizienz, Vielseitigkeit und Kundenzufriedenheit geholfen haben  
  • Die Mehrheit (52 %) der Befragten gab jedoch an, dass sie ihre Unternehmensprozesse nur gelegentlich modellieren oder dokumentieren  

Neben Effizienzsteigerungen lauten weitere relevante Motivationen zum Unterstützen der Geschäftsprozessarbeit wie folgt: 

  • Steigerung der Kundenzufriedenheit 
  • Verbesserung der Unternehmensreaktionsfähigkeit 
  • Verbesserung der Unternehmenskoordination und -kontrolle  
  • Einführung eines neuen Produkts oder Geschäftszweigs 
  • Einhaltung neuer Verordnungen 
  • Reaktion auf einzigartige Ereignisse wie Übernahmen oder Erwerbe 

Angefangen von der IT-, Finanzdienstleistungs-, Versicherungsbranche und Fertigung bis hin zum Bildungs-, Telekommunikationssektor, Einzelhandel, Computer- und Softwarebereich kann jedes Unternehmen von verbesserten Unternehmens- oder Organisationsprozessen profitieren.  

Wie wird BPMN verwendet? 

Das Ziel der BPMN-Methode besteht darin, jedem eine klare Sicht auf einen Prozess zu bieten, und zwar vom Anfang bis zum Ende. Sie hilft dabei, einen visuellen Pfad anzugeben, der Lücken schließen kann. Dabei wird die Sequenz der notwendigen Geschäftsaktivitäten angezeigt, um von einem Ende des Prozesses zum anderen zu gelangen.  

Einige der Vorteile, die Unternehmen aus der BPMN-Verwendung ziehen können, lauten wie folgt: 

  • Einfachere Kommunikation und Zusammenarbeit, um ein Ziel zu erreichen 
  • Einfache visuelle Darstellung der Schritte 
  • Möglichkeit der Anpassung basierend auf den Rollen der Beteiligten (z. B. Analytiker, Prozessbeteiligte, Manager, Entwickler, externe Teams und Berater) 
  • Identifizierung von Problemen in den Prozessen, die möglicherweise gelöst werden müssen
  • Einblick in potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten 
  • Fördern von Ergebnissen mit höherer Qualität 

Prozessmodellierungsbeispiele 

Unternehmensorientiert 

Viele Experten und Organisationen möchten einen sehr komplexen, personenorientierten Prozess modellieren. In diesem Fall sind durch die Verwendung einiger weniger Symbole weniger BPMN-Kenntnisse erforderlich, die Schreibweise ist also einfach. Im Gegenzug können diese Modelle auch angepasst werden, sodass sie für IT-Experten und andere Beteiligte mit technischem Hintergrunde eine Vielzahl von Details enthalten.

Nachfolgend finden Sie lediglich eine Handvoll Beispiele für die Prozesstypen, die mithilfe dieser Flussdiagramme visuell abgebildet werden können: 

  • Verarbeiten von Kundenbeschwerdeanrufen 
  • Online-Verkauf von Produkten 
  • Fertigungs-Workflow 
  • Verarbeiten von Versicherungsansprüchen 
  • Flussdiagramme für Einstellungen 
  • Rekrutierungsmethoden 
BPMN-Prozess mit Gateway-Diagramm
Beispiel eines BPMN-Prozesses mit Gateway-Diagramm

Technikorientiert 

Wie bereits zuvor erwähnt, können Sie die Granularität von Diagrammen anpassen. Sie können beispielsweise IT-orientierte Prozessflüsse, Codierungen usw. visuell darstellen: 

  • B2B-Webdienste 
  • Visualisieren der Codeausführung in einem Programm 
  • Veranschaulichen der Struktur einer Website oder Anwendung 
  • Untersuchen, wie Benutzer auf einer Website navigieren  
  • Anzeigen des Datenflusses in Systemen wie Dateneingabe, Prozessoren und Kommunikationsnetzwerken 

In komplizierteren Versionen können Sie komplexe Geschäftsereignisse modellieren, z. B. Nachrichten, Timer, Geschäftsregeln und Fehlerbedingungen. Werfen wir einen Blick auf diese komplizierteren Versionen von BPMN.  

Elemente und Symbole in BPMN 2.0 

Für BPMN existieren fünf grundlegende Kategorien mit Elementen. Darin enthalten sind viele verschiedene Formen und Symbole. Nachstehend finden Sie eine kurze Übersicht: 

Flussobjekte 

Zeigen das Verhalten in einem Geschäftsprozess und beinhalten Folgendes: 

  • Aktivitäten: ausgeführte Arbeit oder Aufgaben einer Person oder eines Systems (angezeigt als Rechteck mit abgerundeten Ecken). 
  • Ereignisse: was während eines Prozesses geschieht – Start, Mitte und Ende (Darstellung als Kreise). 
  • Gateways: geben den Pfad des Sequenzflusses in einem Prozess an (angezeigt in Form von Diamanten). Zusätzliche Details können Entscheidungspunkte beinhalten. 

Datenobjekte 

Stellen Informationen zu den Daten in einem Prozess bereit. Daten werden anhand von vier Methoden dargestellt: 

  • Dateneingaben (Anzeige als Seite mit einer umgeknickten Ecke und Pfeil nach rechts) sind datenabhängige Aufgaben. Sie können erst voranschreiten, nachdem bestimmte Daten gesammelt wurden. 
  • Datenausgaben (Anzeige als Seite mit einer umgeknickten Ecke und durchgängiger Pfeil nach rechts) werden verwendet, um anzugeben, wenn der Prozess Daten generiert. 
  • Unter einer Datensammlung (Anzeige als Seite mit einer umgeknickten Ecke mit drei durchgängigen Linien unten in der Mitte) sind Datensammlungen zu verstehen, die für den Prozess erforderlich sind (z. B. eine Umfrage).  
  • Datenspeicher (Anzeige als Container) werden als Ort zum Ablegen der während des Prozesses erhaltenen Daten verwendet. 

Verbindungsobjekte 

Diese Objekte verbinden die Flussobjekte oder andere Informationen miteinander und geben den Fluss eines Prozesses an: 

  • Sequenzflüsse (Anzeige als durchgängiger Pfeil nach rechts) geben die Reihenfolge der ausgeführten Aktivitäten an. 
  • Nachrichtenflüsse (Anzeige als gestrichelter Pfeil nach rechts mit einem Kreis auf der linken Seite) geben Nachrichten und die Flussreihenfolge zwischen den Beteiligten an. 
  • Zuordnungen (Anzeige als gestrichelte Linie) verknüpfen Text und Artefakte mit einem Ereignis. 

Swimlanes 

Dieser Begriff steht für Pools und Bereiche.  

  • Pool: Der „Container“ für einen einzelnen Prozess. 
  • Bereiche: klassifizieren die Aktivität innerhalb des Pools. Sie werden horizontal oder vertikal angezeigt und unterteilen den Pool in Sektionen, um die Zuständigkeit und den Ort der Ereignisse anzuzeigen.  

Artefakte 

Liefern zusätzliche Details zum Prozess. Es gibt zwei Arten von Artefakten: 

  • Gruppen: werden als Kästchen mit einer Kerbe angezeigt und umgeben eine Gruppe mit Elementen, um anzugeben, dass sie zueinander gehören.  
  • Textanmerkungen: dies sind einfache Hinweise (mit einer einzelnen öffnenden Klammer davor), die der Leser problemlos anzeigen kann, ohne einen Drilldown ausführen zu müssen. Werden auch als Kommentare bezeichnet. 

BPMN-Vereinfachung mit Software 

Beim Erstellen Ihres eigenen Flussdiagramms müssen Sie das Rad nicht neu erfinden, insbesondere bei den ersten Schritten mit BPMN.  

Mithilfe eines Software-Tools können Sie Ihre Diagramme schneller erstellen und Ihr Geschäftsprozessmodell effektiver gestalten. Achten Sie darauf, eine Software auszuwählen, die Ihnen Folgendes ermöglicht: 

  • Schneller Einstieg in Diagramme durch einfache professionelle Erstellungen. BPMN-Flussdiagramme mit vorgefertigten Vorlagen und Beispielen.  
  • Professionelle, ansprechende Optik Ihrer Diagramme mit vorgefertigten Designs und Effekten. 
  • Nutzen intuitiver Funktionen wie Drag & Drop, Ausrichten und Positionieren und automatische Verbindungen, um Diagramme effizienter zu erstellen.  
  • Arbeiten in einem Inhalts-Ökosystem, das die wesentlichen Formen von BPMN 2.0 und darüber hinaus bereitstellt. Dazu zählen mehrere hundert grafisch unterschiedliche Symbole.  
  • Unterstützung für die Erstellung grundlegender BPMN-Diagramme und detaillierterer Diagramme mit Ausnahmelogik, Ressourcen- und Rolleninformationen, grundlegenden Informationen zum Datenfluss sowie Informationen zur Kommunikation zwischen den Beteiligten. 
  • Fehlerprüfung durch Validieren Ihres Diagramms anhand von 76 logischen Regeln bezüglich der visuellen Korrektheit basierend auf dem BPMN 2.0-Standard und Anzeige einer Liste mit Problemen, die Sie überprüfen können. 
  • Laden Ihrer eigenen benutzerdefinierten Logistikregeln bezüglich der visuellen Korrektheit.  
  • Teilen Ihrer Arbeit als sicherer webbasierter Link, Anhang, Bild oder PDF-Datei und Online-Antworten auf Kommentare. 
  • Zusammenarbeit mit anderen mithilfe der gemeinsamen Dokumentenerstellung, Kommentaren und Anmerkungen. 
  • Gemeinsame Bearbeitung von Diagrammen mit Ihrem Team, um eine einzelne gültige Version zu haben und Versionskonflikte zu minimieren.  
  • Nachvollziehen, wer an bestimmten Teilen des Diagramms arbeitet, Erhalten von Benachrichtigungen über Änderungen und Festlegen, wann diese Änderungen in einer Masterdatei zusammengeführt werden. 
  • Integrieren von mit Daten verknüpften Diagrammen in das Power BI-Dashboard. Diese Integration kann dabei helfen, Operational und Business Intelligence zu fördern, sodass das Gesamtbild besser verständlich ist. 
  • Automatisieren von Geschäftsprozess-Workflows, Beschleunigen des Erstellungsprozesses und mehr Zeit für die IT-Abteilung, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren. 
  • Zugreifen auf Diagramme von einer nahezu beliebigen Stelle in einem Browser oder einer iPad®-App.

Tipps für die ersten Schritte 

Angefangen von Eigentümern bestehender Geschäftsprozesse bis hin zu Analytikern ergeben sich Vorteile für die Vereinfachung Ihrer Geschäftsprozesse – ganz gleich, wie einfach oder komplex sie auch sind. Wenn die Informationen etwas erdrückend wirken, denken Sie an Folgendes: Sie können zunächst ein einfaches BPMN-Flussdiagramm erstellen und es dann weiter entwickeln. 

Wenn Sie es in Aktion sehen möchten, existieren zahlreiche Vorlagen und Anleitungsvideos, die Ihnen beim Erstellen eines einfachen Diagramms helfen. Wenn Sie sich dann wohler damit fühlen, können Sie zusätzliche Details hinzufügen. Zusätzliche Informationen zur Verwendung von BPMN compliant process und Software finden Sie in dieser schrittweisen Anleitung. 

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