5 Gründe für die Konsolidierung von Cloud-Apps

Um welche geschäftliche Herausforderung es auch geht: Es gibt bestimmt mindestens eine Cloud-App, mit der sich Ihr Problem beheben lässt. Cloud-Apps sind ein echter Glücksfall für kleine Unternehmen. Man muss nicht in eine teure Infrastruktur investieren, um Geschäftsprozesse zu verwalten – egal ob Personalwesen, Projektmanagement, Buchhaltung oder Kundenbeziehungsmanagement. Mit einem abonnementbasierten Modell ist der Einstieg denkbar einfach, und Sie bezahlen nur für das, was Sie wirklich nutzen. Aber Vorsicht: Zu viele sich überschneidende Apps können die Effizienz beeinträchtigen und die Kosten in die Höhe treiben.

Bei vielen Geschäftsprozessen haben Sie die Wahl zwischen Lösungen, die auf eine bestimmte Aufgabe zugeschnitten sind, und Lösungen, die einen End-to-End-Prozess oder mehrere Geschäftsanforderungen im Unternehmen unterstützen. Es gibt Situationen, in denen eine Einzel-App der richtige Weg ist. Dennoch ist es wichtig, deren Vorteile gegen die Vorteile einer einheitlichen konsolidierten Lösung abzuwägen.

1. IT-Kosten verringern

Der wohl größte Vorteil der App-Konsolidierung ist die Kosteneffizienz. Auch wenn Abonnements meist günstiger sind als das Anwendungshosting vor Ort, fallen auch bei Cloud-Apps Gebühren an. Für die meisten Business-Apps wird eine monatliche Gebühr berechnet, die sich nach der Anzahl der Nutzer oder der Menge des genutzten Speichers richtet. Diese Kosten summieren sich – vor allem, wenn Sie mehrere kostenpflichtige Apps mit letztlich ähnlichen Funktionen nutzen.

Auch die Verwaltung mehrerer Abonnements kann mühsam sein. Nicht jedes Unternehmen verwendet die gleichen Metriken, um die Kosten zu beziffern. Den Überblick über die ganze Kostenstruktur zu behalten, wird schwierig, wenn verschiedene Teams unterschiedliche Apps verwenden. Durch die Konsolidierung der Abrechnung erhalten Sie einen genauen Überblick darüber, welche Lösungen Ihr Unternehmen nutzt und wie viel Nutzen Sie aus Ihren Cloud-Apps ziehen.

2. Mehr erreichen

Abgesehen von den direkten Kosten, die mit Abonnements verbunden sind, geht eine zu große App-Anzahl auch auf Kosten der Produktivität. Genau wie das ständige Springen zwischen Aufgaben kostet auch das Hin- und Herwechseln zwischen mehreren Apps viel Zeit und frustriert die Mitarbeiter. Die vergeudeten Minuten und Stunden summieren sich mit der Zeit und fehlen den Mitarbeitern am Ende für wirklich wichtige Aufgaben. Einige Beispiele zeigen, wie die Konsolidierung die Arbeit vereinfachen kann:

• Eine gebündelte App für Chats, Telefonanrufe und Besprechungen ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell zwischen verschiedenen Kommunikationsformen zu wechseln. Wenn Teammitglieder z. B. feststellen, dass ein Problem im Chat nicht gelöst werden kann, dann können Sie per Klick eine Besprechung mit allen Chatteilnehmern starten.
• Während der Arbeit an einem gemeinsamen Projekt muss man oft mit Kollegen kommunizieren, Dokumente gemeinsam bearbeiten und schließlich den Projektzeitplan anpassen – alles innerhalb weniger Stunden. All diese Aufgaben lassen sich bequem erledigen, wenn alle Apps über eine zentrale Plattform wie Microsoft Teams zugänglich sind.
• Wenn Informationen auf einer Plattform zusammenlaufen, vergeuden die Mitarbeiter keine Zeit mehr mit dem Öffnen verschiedener Apps, um zu finden, wonach sie suchen.

3. IT vereinfachen

Cloud-Apps lassen sich leichter einrichten als lokale Lösungen. Aber das bedeutet nicht, dass sie ganz ohne Probleme sind. Am Ende muss sich jemand um die Apps kümmern, und das ist meistens die IT-Abteilung. Diese Mitarbeiter müssen App-Nutzer hinzufügen und entfernen, wenn sich deren Rollen im Unternehmen ändern, Apps in andere Systeme wie eine Identitätszugriffsmanagement-Lösung integrieren oder Softwareprobleme der Kollegen beheben.

Wenn sich die IT-Abteilung um weniger Apps kümmern muss, bleibt ihr mehr Zeit für größere Vorhaben, die Ihr Unternehmen voranbringen.

4. Umfassende Einblicke gewinnen

Daten gehören zu den wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens. Um die umsatzstärksten Kunden zu ermitteln, Verkaufstrends aufzudecken und produktionstechnische Herausforderungen in den Griff zu bekommen, bedarf es gründlicher Datenanalysen. Aber wenn Kundendaten, Finanzinformationen und Projektpläne auf mehrere Apps verteilt sind, können Ihnen wichtige Erkenntnisse entgehen.

Durch die Konsolidierung von Apps in einer einheitlichen Lösung oder Suite gut integrierter Business-Intelligence-Tools fällt es den Mitarbeitern besonders leicht, Daten unternehmensweit zu analysieren und wichtige Erkenntnisse zu gewinnen – die Basis für intelligente Entscheidungen. Wenn Ihr Team an allen Touchpoints im Kundenlebenszyklus einfachen Zugriff auf Kundendaten hat, kann es beispielsweise Bedürfnisse vorhersehen und einen besseren Service anbieten. Die Verknüpfung von Umsatzdaten mit Daten zur Mitarbeiterauslastung zeigt auf, wie Sie den Ressourceneinsatz optimieren können. Außerdem bieten viele Plattformen wichtige Metriken, die Sie schnell überblicken können.

5. Sicherheit ausbauen

In der modernen Welt kann jedes Gerät, jedes Nutzerkonto und jede App ein Einfallstor für bösartige Akteure sein, die es auf Daten abgesehen haben oder dem Unternehmen auf andere Weise schaden wollen. Wenn Sie Apps von verschiedenen Anbietern einsetzen, steigt das Risiko von Sicherheitsverletzungen, da viele Menschen dasselbe Kennwort für mehrere Konten verwenden. Angreifer brauchen also nur ein Konto auszuspähen, um sich Zugang zu weiteren Konten zu verschaffen und ins Unternehmensnetzwerk zu gelangen.

Je weniger Apps Ihr Team verwendet, desto einfacher lässt sich die Sicherheit gewährleisten. Wenn Mitarbeiter über ein einziges Konto auf mehrere Apps zugreifen, können Sie die gleichen Sicherheitskontrollen auf alle Apps anwenden. Je weniger Apps überwacht werden, desto wahrscheinlicher ist die Erkennung von Sicherheitsvorfällen, bevor sie echten Schaden im Unternehmen anrichten.

Wann Sie zu viele Apps haben

Cloud-Apps sind leicht zugänglich und einfach zu bedienen. Doch viele Unternehmen wissen gar nicht, welche Apps sie überhaupt im Einsatz haben. Aber selbst wenn Unternehmen die Apps mit Bedacht auswählen, gibt es immer noch Raum für Konsolidierung. So erkennen Sie, ob zu viele Business-Apps verwendet werden:

• Abteilungen oder Projektteams verwenden unterschiedliche Apps, die jedoch ähnliche Funktionen haben. Das Marketingteam teilt vielleicht Dateien über Microsoft OneDrive, während das Produktentwicklungsteam mit Box arbeitet.
• Die Teammitglieder müssen Daten also von einem System herunterladen und in ein anderes hochladen, um die Arbeit zu erledigen. Häufig kommt es vor, dass das Vertriebsteam nach einem Geschäftsabschluss Kundeninformationen aus einem Sales-Tracking-Tool in ein Projektmanagement-Tool importieren muss.
• Wichtige Informationen sind über mehrere Tools verteilt, sodass die Mitarbeiter bei der Suche nach relevanten Informationen mehrere Apps durchforsten müssen.
• Mangelnde Transparenz im Unternehmen macht es schwierig, Vorgänge in Projekten, Ressourcen und Umsatzzahlen nachzuvollziehen.

Mit Cloud-Apps können Sie und Ihr Team von praktisch überall aus arbeiten. Zu viele Apps können die Effizienz jedoch verringern. Um sicher, produktiv und kostensparend zu arbeiten, lohnt sich die Evaluierung einer Komplettlösung. So können Sie feststellen, ob sich die Anzahl der täglich genutzten Apps für Ihr Team reduzieren lässt. Außerdem können Sie in einer detaillierten Analyse die potenziellen Kosteneinsparungen durch die App-Konsolidierung ermitteln und eine Selbstbewertung vornehmen. Auf diese Weise wird deutlich, ob die Konsolidierung des App-Ökosystems der richtige Weg für Ihr Unternehmen ist.