Da die Anzahl der Datenpannen zunimmt, ist es nun wichtiger denn je, dass sich alle Unternehmen um den Schutz der Kundendaten bemühen. Dabei ist der proaktive Ansatz immer der Reaktion auf vermeidbare Notfälle vorzuziehen, die eine Firma ihren Ruf, ihre Kunden und Geld kosten können.
Erfahren Sie anhand einiger stichhaltiger Tipps, wie Sie Kundeninformationen schützen, Ihre Kunden zufrieden und Ihr Unternehmen sicher halten können.
Kenntnis vorhandener Daten und deren Speicherorts
Eine der ersten Aktionen, die Sie ausführen sollten, ist eine Bestandsaufnahme. Welche Kundendaten liegen Ihnen vor? Kreditkartennummern? Sozialversicherungsnummern?
Darüber hinaus sollten Sie wissen, wo und wie sämtliche vertrauliche und persönliche Daten gespeichert werden. Dies können Mobiltelefone, Flash-Laufwerke, Tablets, Computer oder Server sein. Organisieren Sie alle Daten nach Typ und Speicherort, und stellen Sie dabei sicher, dass alles entsprechend aktualisiert wird.
Denken Sie an die Grundlagen
Bevor Sie viel Zeit und Geld in Sicherheitssoftware investieren, beginnen Sie mit den Grundlagen. Installieren Sie Antiviren- und Sicherheitssoftware auf allen Computern und Geräten des Unternehmens, und stellen Sie sicher, dass sie immer auf dem neuesten Stand ist.
Da Sie wahrscheinlich täglich E-Mail-Nachrichten von neuen Personen erhalten, gehen Sie beim Öffnen vorsichtig vor. Genauso wie Sie mit der Kardashian-Familie auf dem neuesten Stand bleiben möchten, sollten Sie sich auch über die neuesten Sicherheitsrisiken, Viren und Malware-Trends informieren.
Involvieren Sie Ihre Mitarbeiter
Es bringt nichts, wenn Sie lernen, wie Kundendaten geschützt werden, wenn sich Ihre Mitarbeiter dabei haftbar machen. Geben Sie Ihr erlerntes Wissen an Ihr Personal weiter, sodass es einen Beitrag leisten und Ihnen beim Schutz vertraulicher Informationen helfen kann.
Halten Sie regelmäßige Meetings ab, um neben den neuesten implementierten Sicherheitsmaßnahmen und Informationen zu deren Durchführung auch die Maßnahmen zu besprechen, die jeder Mitarbeiter anwenden kann. Eine einzelne Schwachstelle reicht aus, um eine Panne herbeizuführen.
Behalten Sie nur nötige Daten
Während des Geschäftsbetriebs in Ihrem Unternehmen sammeln Sie wahrscheinlich viele Informationen von Ihren Kunden. Gehen Sie alles durch, um wesentliche und überflüssige Daten zu ermitteln. Behalten Sie nichts, was Sie nicht brauchen, und sammeln Sie nicht benötigte Daten nicht weiter.
Denken Sie daran, dass Sie verpflichtet sind, alle vertraulichen und privaten Daten zu schützen, die in Ihrem Besitz sind. Stellen Sie zudem sicher, dass Sie Informationen wie Sozialversicherungs- und Kreditkartennummern nur für legale und erforderliche Zwecke verwenden.
Beschränken Sie den Datenzugriff der Mitarbeiter
Lassen Sie nicht zu, dass es in Ihrem Unternehmen zu Szenen wie in einem Horrorfilm kommt, bei denen der Anruf aus dem Haus stammt. Das heißt: Ihre Kunden sollten nur Zugriff auf Kundendaten haben, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit benötigen. Dieser Tipp ist besonders wichtig, wenn Sie ein Kleinunternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern führen.
Sehen Sie sich die beruflichen Pflichten der Mitarbeiter an, und vergleichen Sie sie mit den Kundeninformationen, die die Mitarbeiter zum Erfüllen dieser Pflichten benötigen. Schließlich möchten Sie nicht, dass einer Ihrer Mitarbeiter zu den Kriminellen gehört, die Sie von Ihrem Unternehmen fernhalten möchten.
Ziehen Sie einen dedizierten Server in Erwägung
Wenn Sie Inhaber eines Kleinunternehmens sind, können Sie einen gemeinsamen Server verwenden, um Geld zu sparen. Obwohl dies nachvollziehbar ist, besteht dabei auch ein Risiko. Sie wissen nicht, wer alles Zugriff auf diesen Server oder auf die auf dem Server gespeicherten und zugänglichen Datentypen hat.
Lassen Sie vor allem nicht die Haftung oder das Sicherheitsrisiko von anderen auf sich übergehen. Durch einen dedizierten Server verringert sich Ihr Risiko, und Sie können ruhiger leben. Die zusätzlichen Kosten sind also durchaus gerechtfertigt.
Zerstören Sie physische vertrauliche Dokumente
Möglicherweise wissen Sie es bereits, aber Sie sind gesetzlich verpflichtet, alle für kommerzielle Zwecke genutzten Kunden- und Mitarbeiterinformationen ordnungsgemäß zu entsorgen. Dazu müssen Sie die vertraulichen physischen Dokumente entweder verbrennen oder schreddern. Sie müssen wissen, wie lange nötige Unternehmensdokumente aufzubewahren sind. Zerstören Sie sie unbedingt, sobald Sie sie nicht mehr benötigen.
In diesem Zusammenhang gilt dies auch für digitale Dateien. Beachten Sie, dass Dateien durch „Löschen“ nicht vollständig von Ihrem Computer entfernt werden. Zusätzlich zum Leeren des Papierkorbs (Windows) oder des Trash-Ordners (Mac) existieren Software-Bereinigungsprogramme, mit deren Hilfe vertrauliche Dateien auf Ihren Unternehmenscomputern und -festplatten digital geschreddert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie diese sinnvoll nutzen.
Denken Sie an die physische Sicherheit
Stellen Sie sich vor, wie peinlich es wäre, das ausgeklügeltste digitale Sicherheitsprogramm zu kaufen, und sich Computer oder Festplatten von einem Dieb stehlen zu lassen, der durch eine nicht verschlossene Tür gelangt. Selbst wenn der Kriminelle nicht auf die Informationen zugreifen kann, bleibt die Tatsache, dass die Daten in den falschen Händen sind. Es ist nicht auszudenken, was wäre, wenn jemand früher oder später auf diese gespeicherten Informationen zugreifen könnte.
Kümmern Sie sich um die physische Sicherheit. Kaufen Sie beispielsweise qualitativ hochwertige Kabel und Schlüssel, bewahren Sie vertrauliche Dateien und Dokumente in einem verschlossenen Raum auf, und stellen Sie sicher, dass sich Ihre Mitarbeiter von ihren Computern abmelden. Richten Sie zusätzlich Zugriffskontrollen für Ihre physischen Räumlichkeiten ein, damit Sie wissen, wer Zugang zu bestimmten Plätzen und Informationen hat. Selbst wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, ist Extrasicherheit für Ihr Unternehmen nie eine schlechte Idee.
Im Idealfall reduzieren Sie Ihre Haftbarkeit, indem Sie lernen, wie Kundeninformationen geschützt werden.
Das Wachstumscenter-Team unterstützt Sie nach Kräften bei der Gründung und Führung Ihres Unternehmens.