E-Mail-Dienste: die richtigen Funktionen für Ihr Unternehmen

Wer online arbeitet, kommt heute an E-Mail-Diensten nicht vorbei. E-Mails sind ein wichtiges Instrument, um mit Kunden und Kollegen in Kontakt zu bleiben, Social-Media-Konten einzurichten und Onlinekäufe zu tätigen. In der modernen Welt hat praktisch jeder Zugang zu einem E-Mail-Programm, das den Alltag wesentlich leichter macht. Laut einer Studie der Radicati Group nutzten 2017 fast 50 % der Weltbevölkerung E-Mail-Dienste. Bis 2021, so die Prognose, wird die Anzahl der weltweiten E-Mail-Nutzer auf über 4,1 Mrd. ansteigen. Diese Zahlen belegen eindrucksvoll, wie wichtig E-Mail-Plattformen heute sind.

Moderne E-Mail-Dienste können mehr als nur Nachrichten verschicken und empfangen. Ständig neue Funktionen sorgen dafür, dass Privatpersonen und Unternehmen nahtlos kommunizieren können und eine Auswahl an Werkzeugen zur Hand haben, die ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Doch jedes Unternehmen hat seine individuellen Anforderungen. Lernen Sie im Folgenden “Standardfunktionen” und “erweiterte Funktionen” kennen, um herauszufinden, welcher E-Mail-Client am besten zu Ihnen passt.

Standardfunktionen

Die meisten kostenlosen E-Mail-Dienste bieten folgende Standardfunktionen zur einfachen Verwaltung und Organisation von E-Mails:

• Automatische Antworten: Diese Funktion sendet eine automatische Antwort an Personen, die Ihnen eine E-Mail schicken. So erhält der Absender der Nachricht eine Abwesenheitsnotiz und erfährt, wann Sie wieder erreichbar sind und wer Sie in der Zwischenzeit vertritt.
• E-Mail-Regeln: Mithilfe von Regeln können Sie eingehenden und/oder ausgehenden Nachrichten automatisch eine Aktion zuweisen. Sie können flexibel festlegen, wodurch eine Regel ausgelöst wird und die gewünschte Aktion wählen. Wenn Nachrichten von Ihrem Chef beispielsweise in einem bestimmten Ordner landen sollen, definieren Sie einfach eine entsprechende Regel. Das Gleiche gilt, wenn Nachrichten mit dem Betreff “Registrieren Sie sich heute” sofort gelöscht werden sollen.
• Ordner: Die meisten kostenlosen E-Mail-Dienste verwenden ordnerähnliche Strukturen, um E-Mails zu organisieren. Dadurch können Sie Nachrichten in der für Sie passenden Weise sortieren und speichern. Ein Beispiel: Für Ihr “Projekt X” können Sie den Ordner “Projekt X” anlegen und alle projektbezogenen Nachrichten in diesen Ordner verschieben. Auf diese Weise haben Sie Unterhaltungen rund um Ihr Projekt immer im Blick. Und wenn Sie Preise für ein bestimmtes Produkt vergleichen wollen, können Sie alle Nachrichten und Kostenvoranschläge übersichtlich in einem Ordner speichern.

Enterprise Email-Dienste – zusätzliche Funktionen

Für Anforderungen, die über Standardfunktionen hinausgehen, können Unternehmen Enterprise Email nutzen. So verschieden E-Mail-Clients auch sind, die folgenden Funktionen gehören zum festen Funktionsumfang einer Enterprise-Lösung:

• E-Mails sicher austauschen und speichern: Mit Verschlüsselung und zahlreichen, erweiterten Sicherheitsfunktionen sorgen Enterprise Email-Lösungen dafür, dass Ihre Nachrichten durchweg geschützt sind – während der Übertragung und im Posteingang.
• Freigegebene Kalender: Mit freigegebenen Kalendern haben Sie den Anwesenheitsstatus einzelner Personen (oder des ganzen Teams) im Blick. So können Sie Besprechungen und andere Gruppentermine einfacher planen, so wie es für die Teilnehmer am besten passt. Diese Funktion ist auch sehr hilfreich, um andere über Ihre Abwesenheitszeiten zu informieren. Tragen Sie beispielsweise Ihren Urlaub in den freigegebenen Kalender ein, damit berechtigte Personen sehen, wann Sie nicht erreichbar sind.
• E-Mail-Alias – eine Nachricht an mehrere Personen senden: Einige E-Mail-Dienste machen es möglich, Nachrichten über eine einheitliche E-Mail-Adresse an alle Projektmitglieder zu senden. Wenn Sie mit 10 Personen am selben Projekt arbeiten, können Sie eine Gruppe namens “Team Projekt X” anlegen und E-Mails künftig an “Team Projekt X” adressieren. So lassen sich auch Dateien nahtlos austauschen, damit alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.
• E-Mails aufbewahren: Die Archivierung von E-Mails ist ein wichtiges Thema, um branchenübliche und gesetzliche Bestimmungen einzuhalten und Corporate Governance-Standards zu erfüllen. Die meisten Enterprise Email-Lösungen bieten die Möglichkeit, eigene Richtlinien festzulegen. Auf diese Weise können Sie ganz einfach entscheiden, was wie lange aufbewahrt werden soll.

Kostenlose E-Mail-Dienste haben durchaus ihre Berechtigung, zum Beispiel für kleine Start-ups. Aber wenn Sie erst einmal Dutzende Mitarbeiter beschäftigen, branchenübliche oder gesetzliche Bestimmungen erfüllen müssen oder über das Senden und den Empfang von E-Mails hinaus weitere Funktionen benötigen, ist eine Enterprise Email-Lösung genau das Richtige für Sie. So können Sie produktiv arbeiten und nahtlos wachsen.