Tipps und Tricks rund um Outlook

Outlook sorgt für schnelles Arbeiten mit E-Mails, Kalendern, Kontakten, Aufgaben und mehr –  alles an einem Ort. Da wundert es nicht, dass die Nutzerzahlen seit 2017 steil nach oben gehen. Bei einer so großen Fanbasis gibt es natürlich viele Tipps und Tricks, wie man die Produktivität in Outlook steigern kann. 

Hier finden Sie einige Kniffe, wie Sie das Beste aus Outlook herausholen können. 

Als einer von Millionen Outlook-Nutzern denken Sie vielleicht, dass Ihnen in puncto effizientes Arbeiten niemand etwas vormachen kann. Und wenn doch? Hier sind sieben Tipps und Tricks, die Sie vielleicht noch nicht kennen. 

Nr. 1 Sprachassistent*in in Outlook 

Es ist nicht etwa Outlook, das da mit Ihnen spricht, sondern Cortana – die Produktivitätsassistentin von Microsoft. Cortana ist über die Funktion Meine E-Mails vorlesen in Outlook Mobile integriert. Wenn Sie diese Funktion in Outlook einrichten, können Sie sich neue E-Mails unterwegs vorlesen lassen und sie ganz einfach managen. Per Sprache lassen sich Nachrichten als ungelesen markieren, löschen und beantworten – ohne die Hände zu benutzen. 

Cortana liest aber nicht nur E-Mails vor. Egal ob mit weiblicher oder männlicher Stimme – Cortana sorgt dafür, dass Sie organisiert bleiben. Mithilfe KI-gestützter Funktionen werden Sie über Terminänderungen und sogar Terminkonflikte im Kalender informiert. So funktioniert‘s in der Praxis! 

Nr. 2 Posteingang mit Relevanz 

Insbesondere auf dem Smartphone kann es schwierig sein, durch einen übervollen Posteingang zu scrollen. Mit dem Posteingang mit Relevanz finden Sie schnell, wonach Sie suchen. Richten Sie einfach zwei Posteingänge ein: „Relevant“ und „Sonstige“. Über eine Schaltfläche, die sich oben im Posteingang befindet, können Sie bequem zwischen beiden Registerkarten wechseln.  

Die E-Mails werden von Outlook sortiert. Wichtige Nachrichten werden in den Bereich „Relevant“ verschoben und Nachrichten wie Junk-E-Mails landen unter „Sonstige“. Außerdem können Sie Nachrichten schnell neu klassifizieren, indem Sie sie einfach zwischen den beiden „Posteingängen“ verschieben. Die Option „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (oder umgekehrt in „Sonstige“) ist äußerst praktisch, um Mitteilungen eines bestimmten Absenders im selben Posteingang zu sammeln. 

Je häufiger Sie die Funktion „Posteingang mit Relevanz“ verwenden, desto schneller lernt Outlook hinzu. Outlook schaut sich ab, wie Sie Ihre E-Mails sortieren, um eingehende Nachrichten in Zukunft besser zu klassifizieren und die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu lenken.  

Nr. 3 Kalender teilen 

Wir alle wissen, dass wir zu viel Zeit in Meetings verbringen. In diesem Punkt kann jedes Unternehmen noch an sich arbeiten. In der Zwischenzeit hilft Ihnen Outlook, die Planung weiterer ineffizienter Meetings einzudämmen. 

Dank geteilter Kalender in Outlook können Sie in den Kalendereinstellungen die Personen auswählen, mit denen Sie Ihren Kalender teilen möchten – egal ob Kolleg*innen oder Freunde. Dabei lassen sich die verschiedenen Teams farblich kennzeichnen und Berechtigungen gezielt festlegen, z. B. für das Anzeigen, Bearbeiten oder Verwalten Ihres Kalenders (mit Delegatzugriff). Außerdem können Sie entscheiden, inwieweit Sie Ihren Kalender teilen möchten: „Alles“, „Nur Titel und Standorte“ oder „Nur, wenn ich beschäftigt bin“. 

Nr. 4 Stets zu Diensten: der Terminplanungs-Assistent 

Für Ihre geteilten Kalender können Sie den Terminplanungs-Assistenten auf dem Mobilgerät verwenden. So ersparen Sie sich bei der Terminabstimmung endlose E-Mails. Erstellen Sie ein Kalenderereignis, und fügen Sie die Personen hinzu, die Sie einladen möchten. Anschließend ziehen Sie einfach die Zeitauswahl des Terminplanungs-Assistenten per Drag & Drop auf den Kalender, bis eine Uhrzeit grün wird. Das ist das Signal, dass zu diesem Termin alle Zeit haben. Reservieren – und fertig! 

Nr. 5 Mit @Erwähnungen Aufmerksamkeit wecken 

Wenn wir zusammen im Büro arbeiten, reicht meist ein „Hallo, Julia“. Die angesprochene Person weiß sofort, dass sie gemeint ist. Den gleichen Effekt erzielen Sie jetzt mit Outlook @Erwähnungen auf dem Mobiltelefon. Wenn Sie @Julia in eine E-Mail einfügen, fühlt sich die Person automatisch angesprochen.  

Noch ein Vorteil: Wenn andere Personen Ihren Namen mit dem @-Symbol erwähnen, werden wichtige Sätze aus der Nachricht rund um Ihre @Erwähnung im Posteingang angezeigt. So erkennen Sie auf einen Blick, was Sie zu tun haben. 

Nr. 6 Wischoptionen anpassen 

In einer Dating-App wischen Sie auf der Suche nach einem möglichen Match nach links oder rechts. Genauso entscheidungsfreudig können Sie auch im Outlook-Posteingang sein. Öffnen Sie in Outlook Mobile „Einstellungen“, und wählen Sie „Wischoptionen“ aus. Verknüpfen Sie dann „Nach rechts wischen“ oder „Nach links wischen“ mit den bevorzugten Aktionen: 

  • Löschen  
  • Als gelesen markieren 
  • Als ungelesen markieren 
  • Kennzeichnen 
  • Archivieren 

Nr. 7 Einfach mal ausklinken: „Nicht stören“ 

Durch das ständige Abrufen von E-Mails fühlen wir uns manchmal wie im Hamsterrad. Wir klicken auf die kleine Schaltfläche, um mit einer neuen Nachricht belohnt zu werden. Dadurch sind wir ständig abgelenkt. Schaffen Sie sich mit der Outlook-Funktion „Nicht stören“ Momente für konzentriertes Arbeiten. Wenn Sie Benachrichtigungen von Apps abschalten, bleibt Ihre ganze Aufmerksamkeit beim Meeting, oder Sie können einen Bericht in Ruhe zu Ende schreiben.  

Kleiner Tipp: Schaffen Sie sich mit „Nicht stören“ jeden Nachmittag einen Zeitpuffer kurz vor Büroschluss. So bleiben Sie organisiert und können gut vorbereitet in den nächsten Tag starten. Oder planen Sie einfach individuelle „Nicht stören“-Zeitfenster nach Bedarf ein. 

Unterwegs verbunden und organisiert bleiben 

Überfüllte Posteingänge sind an der Tagesordnung. Über Outlook auf dem Mobilgerät bleiben Sie auch unterwegs verbunden und organisiert. Mit Unterstützung von Cortana sowie Tipps und Tricks rund um Outlook bekommen Sie Ihre privaten und beruflichen Mitteilungen und Verpflichtungen leicht in den Griff.  

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