Was kleine Unternehmen brauchen: sichere Dateifreigabe

Für Mitarbeiter oder Inhaber kleiner Unternehmen gehört es zum Alltag, dass sie Dateien mit Kollegen und Kunden teilen müssen. Aber ist die aktuelle Methode der Dateifreigabe auch sicher genug? Bleiben wichtige Datensätze und vertrauliche Daten auch sicher und geschützt? 

Im Folgenden gehen wir der Frage nach, wann eine Dateifreigabe sicher bzw. unsicher ist.  

Was versteht man unter “sicherer Dateifreigabe”? 

Dateifreigabe ist nichts weiter als das Senden von Dateien an eine andere Person. Früher wurden freigegebene Dateien oft als E-Mail-Anlage gesendet. Der Empfänger konnte dann Änderungen vornehmen und die Dateien wieder zurückschicken usw. 

Vielleicht haben Sie Ihre Dateien auch über Websites freigegeben. Der Nachteil: Beide Methoden sind mit zahlreichen Sicherheitsrisiken verbunden. 

Bei der sicheren Dateifreigabe werden Dateien so freigegeben, dass sie vor Onlinebedrohungen geschützt sind. Es dürfen nur Personen darauf zugreifen, denen der Besitzer eine Erlaubnis erteilt hat. Cloudspeicherdienste unterstützen die sichere Dateifreigabe und den Schutz mit folgenden Sicherheitsfunktionen: 

  • Berechtigungsbasierter Zugriff 
  • Kennwortgeschützter Zugriff 
  • Dateiverschlüsselung 
  • Überwachung verdächtiger Anmeldeaktivitäten  
  • Virenscans  
  • Ransomware-Erkennung 
  • Zweistufige Authentifizierung 
  • Freigabelinks mit Ablaufdatum 

Durch diese Sicherheitsfunktionen wird sichergestellt, dass der Dateizugriff nur Personen mit entsprechender Berechtigung erlaubt ist. Außerdem helfen sie, Dateien vor Hackern, Schadsoftware und weiteren Onlinebedrohungen zu schützen. 

Bei welchen Dateitypen kommt es auf die sichere Freigabe an? 

Im Idealfall sollte die sichere Dateifreigabe für alle Dateien gelten, die Unternehmen intern oder mit Kunden austauschen. Die Dateifreigabe eignet sich für alle Geschäftsdateien mit folgenden Informationen: 

  • Rechtliche Hinweise 
  • Finanzdaten 
  • Personalinformationen 
  • Private Mitarbeiterdaten 
  • Geheime Projekte 
  • Fusions- und Übernahmepläne 

Die sichere Dateifreigabe schützt Dateien vor unberechtigtem Zugriff, Hackern, Ransomware, Viren und Onlinebedrohungen.  

Die Methoden der sicheren Dateifreigabe 

In 58 % der Fälle nehmen Cyberangreifer kleine Unternehmen ins Visier. Dieses Thema haben Cloudspeicheranbieter bereits auf der Agenda. Sie wissen, dass die Sicherheit von Daten und Dateien ernsthaft bedroht ist. Viele bieten deshalb folgende Funktionen zum Schutz von Dateien an: 

  • Kennwortschutz. Statt der Datei kann ein Link zur kennwortgeschützten Datei verschickt werden. Der Zugriff auf die Datei ist nur Empfängern gestattet, die das Kennwort wissen.  
  • Links mit Ablaufdatum. Links mit Ablaufdatum sind nach einem bestimmten Zeitraum nicht mehr abrufbar. Der Empfänger erhält also nur für begrenzte Zeit Zugriff auf die Dateien. 
  • Unterschiedliche Berechtigungen. Über Berechtigungen für den Dateizugriff wird festgelegt, wer eine Datei anzeigen, kommentieren, bearbeiten oder erneut teilen darf. Der Zugriff ist z. B. auf eine Person, eine Gruppe oder alle Mitarbeiter im Unternehmen beschränkt oder kann jedem erteilt werden.   
  • Versionsverlauf. Manche Änderungen in freigegebenen Dateien sind nicht erwünscht. In diesem Fall kann über den Versionsverlauf eine frühere Dateiversion wiederhergestellt werden. 
  • Papierkorb. Schnell ist eine Datei gelöscht, ohne dass man es wollte. In einem solchen Fall kann die Datei aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden
  • Schutz vor einer Massenlöschung von Dateien. Manchmal wird versehentlich eine große Anzahl von Dateien gelöscht. Wenn dies geschieht, sendet der Cloudspeicheranbieter eine Warnung. Außerdem teilt er die Schritte zur Wiederherstellung der betroffenen Dateien mit. 
  • Aktivitätsüberwachung. Anbieter halten Ausschau nach verdächtigen Anmeldeversuchen und sperren das Konto. Mit der automatisierten Überwachung werden unbefugte Kontozugriffe unterbunden. 
  • Verschlüsselung. Cloudspeicher basiert auf Verschlüsselungscodes, die Dateien durchgehend vor neugierigen Hackern schützen. 
  • Virenscans. Dateien werden beim Download auf bekannte Viren überprüft. 
  • Physischer Schutz. Die Rechenzentren, in denen Kundeninhalte gespeichert sind, verfügen über Sicherheitspersonal und Bewegungssensoren. Auch Videoüberwachung und Einbruchswarnsysteme sind im Einsatz. 
  • Netzwerkschutz. Netzwerke innerhalb und außerhalb von Rechenzentren sind durch Firewalls geschützt. Dadurch wird der Datenverkehr von nicht autorisierten Standorten eingeschränkt. 
  • Systemüberwachung. Softwareteams überwachen Systeme auf Sicherheitsprobleme und beheben sie. 
  • Tresore. Vor dem Zugriff auf diese sicheren Ordner wird ein Identitätsnachweis verlangt. Dadurch sind die Dateien geschützt, wenn sich jemand Zugang zu Geräten oder Konten verschafft. 

Weitere Maßnahmen zum Schutz von Cloudspeicherdateien 

Cloudspeicher ist sicher. Dennoch können Kunden weitere Schritte unternehmen, um ihre Dateien sowohl im Speicher als auch auf ihren Geräten zu schützen. Beispiele:  

Starke Kennwörter 

Ein starkes Kennwort ist eine wirksame erste Verteidigungslinie. Es kann verhindern, dass sich unbefugte Personen Zugang zu Dateien verschaffen. Ein Kennwort sollte so aussehen: 

  • Mindestens acht Zeichen lang 
  • Keine ganzen Wörter 
  • Keine Benutzernamen oder echten Namen 
  • Keine früheren Kennwörter 
  • Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben  

Zweistufige Authentifizierung

Die zweistufige Authentifizierung schützt Konten vor Hackerangriffen. Sie ist Teil eines komplexen Anmeldeprozesses. Cloudspeicheranbieter senden einen Code per Telefon, E-Mail oder App. Nach Eingabe des Codes ist der Zugriff auf die Dateien gestattet.  

Dateiverschlüsselung auf dem Mobilgerät

Der Anbieter kann Dateien verschlüsseln, die in Apps auf dem iOS- oder Android-Mobilgerät gespeichert sind. So bleiben die Daten geschützt, wenn eine andere Person Ihr Smartphone nutzt. Auch wenn das Smartphone gehackt oder gestohlen wird, bietet die Verschlüsselung ein sicheres Gefühl. Wenn Sie Dateien auf Ihrem Smartphone speichern, ist die Verschlüsselung unverzichtbar. 

Freigegebene Dateien gemeinsam bearbeiten 

Den größten Teil unserer Arbeitszeit verbringen wir mit Teamarbeit. Aus diesem Grund bieten Cloudspeicherdienste auch Funktionen, über die sich Dateien im Team bearbeiten lassen. Alle Änderungen oder Kommentare in Dateien werden in Echtzeit synchronisiert, sodass die Teammitglieder immer mit dem neuesten Dokument arbeiten.  

Die Empfänger können freigegebene Dateien vielseitig nutzen. Etwa so: 

  • Anzeigen. Die Datei kann von jeder Person angezeigt werden, mit der sie geteilt wurde. Dazu ist keine Anmeldung bei der Cloudspeicherplattform nötig.  
  • Herunterladen. Die Datei kann von jeder Person heruntergeladen werden, mit der sie geteilt wurde. Um die Sicherheit zu erhöhen, können Downloads aber auch blockiert werden.  
  • Bearbeiten. Empfänger mit vollständigen Bearbeitungsberechtigungen können Änderungen am Dokument vornehmen. Vor der Freigabe empfiehlt es sich jedoch, die Änderungsverfolgung zu aktivieren, damit Sie Änderungen später genehmigen oder ablehnen können.  
  • Kommentieren. Personen mit Dateizugriff sind berechtigt, Dateien zu kommentieren oder auf einen Kommentar zu antworten.  
  • Zusammenarbeiten. Durch die Zusammenarbeit in Echtzeit können mehrere Personen eine Datei gleichzeitig bearbeiten. Alle Änderungen an den Dateien werden in Echtzeit synchronisiert und sind automatisch für alle Bearbeiter sichtbar. 
  • Freigeben. Personen mit Bearbeitungsberechtigungen können die Datei teilen. Wer keine solche Berechtigung hat, kann den Link trotzdem weiterleiten. Einige Dienste bieten die Möglichkeit, die Freigabe für Nutzer zu deaktivieren. 

Die passende Lösung für die sichere Dateifreigabe 

Es gibt viele Dateifreigabe-Lösungen auf dem Markt. Bei der Wahl der passenden Option dürfen folgende Merkmale nicht fehlen:  

  • Sicherheitsoptionen. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die zuverlässige Sicherheitsoptionen bietet. Kennwortgeschützte Links und Berechtigungen sind unverzichtbar. Bei der Freigabe für externe Partner sind Links mit Ablaufdatum sinnvoll.  
  • Verschlüsselung. Dateien müssen während der Freigabe und bei der Speicherung sicher sein. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der Verschlüsselung implementiert hat.  
  • Anwenderfreundlichkeit. Die Speicherlösung muss einfach zu handhaben sein. Es ist wichtig, dass Dateien schnell freigegeben, empfangen und gemeinsam im Team bearbeitet werden können. Auch die Anpassung von Berechtigungsebenen sollte leicht von der Hand gehen. 

Sichere Dateifreigabe im Team 

Die Dateifreigabe beschleunigt die Projektabwicklung. Aber ohne zusätzliche Vorkehrungen sind Ihre Daten in Gefahr. Die sichere Dateifreigabe sorgt für schnelle Teamworkflows und sichere Dateien.  

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