Sorgt der bloße Gedanke an zu viele E-Mails bei Ihnen für Schweißausbrüche? Ist Ihr Posteingang ein chaotisches Sammelsurium an ungelesenen Nachrichten und Aufgaben, die Sie auf später verschoben haben?
Das muss nicht so sein. Der Traum von einem organisierten Posteingang mag sich utopisch anhören, ist aber leichter zu erreichen, als Sie denken.
Wie alle Tools bieten E-Mails viele Vorteile, wenn sie richtig genutzt werden. Mit einem intelligenten Plan können Sie Ihren Posteingang zu einer hervorragenden Kommunikationsoption machen.
Ihre E-Mail ist Teil Ihrer Identität – schützen Sie sie sorgfältig
Dieses Prinzip könnte auch als die goldene Regel der E-Mail-Verwaltung bezeichnet werden. Im Hinblick auf beschäftigte Menschen ist es wichtig, dass Ihre E-Mail-Adresse nur den Personen vorliegt, die sie tatsächlich benötigen. Wenn zu viele Menschen Ihre E-Mail-Adresse haben, quillt Ihr Posteingang ziemlich sicher über.
Eine Methode zum Schutz Ihrer Identität besteht darin, mehrere Adressen zu verwenden. Dabei besitzen Sie Ihre „echte“ E-Mail-Adresse, also diejenige, die Sie jeden Tag verwenden. Eine alternative Adresse nutzen Sie zum Ausfüllen von Formularen, für das Online-Shopping etc. Diese zweite Adresse hält den Posteingang Ihrer Hauptadresse frei von Werbung und Spam.
In einer Welt, in der viele Menschen keine gesunde Work-Life-Balance genießen, sind separate E-Mail-Adressen ein guter Anfang. Verwenden Sie einfach eine App, mit der Sie Ihre Konten problemlos an einem Ort abrufen, aber separat verwalten können.
Lassen Sie Ihre E-Mails nicht links liegen
Prokrastination kann in vielen Lebensbereichen zu Problemen führen. Auf E-Mails trifft diese Aussage definitiv zu. Wenn Sie Ihre E-Mails nicht zügig bearbeiten, nachdem Sie sie erhalten haben, herrscht in Ihrem Posteingang schnell Chaos.
Versuchen Sie, feste Zeiten einzuplanen, in denen Sie Ihren Posteingang durchgehen, z. B. drei Mal am Tag. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails morgens, nach der Mittagspause und vor dem Feierabend – so werden alle E-Mails zeitnah gelesen, ohne dass Sie keine Zeit mehr für andere Aufgaben haben.
Dabei ist die Nutzung von Technologie hilfreich. Testen Sie doch einmal die Funktion Play My Emails in Outlook für iOS. Diese Funktion liest Ihnen Ihre E-Mails laut vor und bietet eine praktische Zusammenfassung Ihres Posteingangs und Kalenders.
Gleich, ob Sie Ihre beruflichen oder privaten E-Mails lesen möchten: Sie können Ihre E-Mails unterwegs anhören und darauf reagieren und sie sortieren – mit einfachen Sprachbefehlen oder Wischen mit einem Finger. Um eine E-Mail zu beantworten, diktieren Sie eine kurze Nachricht und versenden sie. Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sei morgens auf dem Weg zur Arbeit oder in der Mittagspause Ihren Posteingang verwalten möchten, aber gerade keine Hand frei haben.
Keine falsche Zurückhaltung beim Löschen
Es kann Überwindung kosten, eine E-Mail zu löschen. Auch, wenn Sie denken, dass Sie diese Nachricht nie mehr brauchen, fällt es Ihnen oft schwer, sie zu löschen. Aber Sie müssen es trotzdem tun.
Es ist wichtig, unwichtige E-Mails zu löschen, da sie zu einer Belastung werden können. Ein unübersichtlicher Posteingang ist erdrückend, auch wenn die E-Mails nicht wichtig sind. Indem Sie E-Mails, die Sie nicht brauchen, regelmäßig löschen, senken Sie Ihren Stresslevel.
Sie sind sich nicht sicher, ob Sie sich an das Löschen gewöhnen können? Versuchen Sie es zunächst mit einem Zwischenschritt: Anstatt Ihre E-Mails direkt zu löschen, können Sie sie nach rechts wischen, damit zu einem besseren Zeitpunkt wieder im Posteingang angezeigt werden. Ansonsten löschen Sie den Rest und genießen das Wochenende.
Romane sind unnötig
Jeder hat sich schon dabei ertappt, zu lange Texte zu schreiben, wenn es eine kürzere Nachricht ebenso getan hätte.
Bringen Sie sich bei, kürzere Nachrichten zu schreiben, wenn Sie mit Kollegen, Kunden, Freunden und Verwandten korrespondieren. Sie sparen Zeit, wenn Sie nicht so lange Texte tippen, und Ihre Nachricht wird auch deutlicher vermittelt.
Es ist eine Kunst, kurze, informative E-Mails zu schreiben. Sie mögen es zunächst schwierig finden, aber mit stetigem Üben wird es immer leichter. Und bald enthalten die meisten Ihrer Nachrichten nur noch ein paar Sätze.
Sie können auch mit Listen und Aufzählungen arbeiten, um Ihre Ideen schnell und präzise zu präsentieren. Bei den Empfängern Ihrer E-Mails dürfte diese Kürze gut ankommen – und Sie selbst bekommen mehr erledigt.
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