Wie lange ist es her, dass Sie sich persönlich mit einem Geschäftspartner getroffen haben? Fakt ist, dass Geschäftskontakte heute überwiegend digital gepflegt werden. Obwohl virtuelle Besprechungen und Onlinekonferenzen eine bequeme Alternative sind, lässt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer manchmal zu wünschen übrig. Mangelnde Aufmerksamkeit schmälert den Erfolg von Meetings und erfordert eine intensivere Nachbereitung.
Mit diesen sechs Tipps behalten Sie den Überblick über Ihre virtuellen Meetings und optimieren Ihren Arbeitsalltag.
1. Die Agenda: ein guter Anfang – Sorgen Sie dafür, dass alle auf demselben Stand sind, ganz gleich, ob Sie mit Teilnehmern vor Ort oder am anderen Ende der Welt verbunden sind. Die formale Agenda ist etwas aus der Mode gekommen, aber Sie können sie in moderner Form wiederbeleben. Fügen Sie die Themenpunkte in Ihre Kalendereinladung ein, oder versenden Sie eine Übersicht 24 bis 48 Stunden vor Beginn des Meetings. So wissen alle Beteiligten, was sie auf dem Meeting erwartet. Und wenn Ihnen jemand eine Agenda schickt, heißt es: Lesen ist Pflicht! Auch wer meint, mit dem Projekt oder den Themen vertraut zu sein, kann in der Agenda immer noch wichtige Anhaltspunkte oder Argumente finden. Schließlich will niemand unvorbereitet im Meeting sitzen.
2. Gute Vorbereitung ist alles – Ob mit oder ohne Agenda, stecken Sie sich klare Ziele. Sammeln Sie vor dem Meeting Notizen und Referenzmaterialien und überlegen Sie sich passende Fragen. Mit einer strukturierten Liste oder Gliederung können Sie das Meeting entspannt angehen und sich ganz auf die Diskussion konzentrieren. Notieren Sie spontan Fragen auf der Agenda, oder schreiben Sie im voraus wichtige Ziele und Gedanken auf. Wie immer Sie sich auch vorbereiten, wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihre Agenda während des Meetings routiniert abarbeiten.
3. Technikprobleme vermeiden – Ob Sie Ihr erstes oder Ihr millionstes Online-Meeting halten, die Technik muss stimmen. Testen Sie die Wählverbindung und Ihre Lautsprecher. Wenn Sie eine Webkonferenz halten oder via Internet auf (Meeting-relevante) E-Mails oder Notizen zugreifen, muss das WLAN funktionieren. Oft ist Frust auch vorprogrammiert, wenn die versammelte Mannschaft auf Nachzügler warten muss. Erscheinen Sie pünktlich im Konferenzraum, und wählen Sie sich frühzeitig ein. Bis alle eingewählt sind, können Sie Ihr Telefon stummschalten und sich in Ruhe auf Ihre Moderation konzentrieren.
4. Bildschirm teilen – Wenn Sie Informationen mit visuellen Daten oder Statistiken kombinieren oder auf externe Dokumente verweisen, muss jeder Ihrem Gedankengang folgen können. Gewinnen Sie die Aufmerksamkeit des Publikums mit einer Bildschirmfreigabe, und sorgen Sie dafür, dass jeder auf dem gleichen Stand ist. So vermeiden Sie unliebsame Zwischenrufe wie “Moment, wo sind wir?” oder “Stopp, ich muss erst noch die richtige Seite finden”. Dank der Bildschirmfreigabe kommen solche Verzögerungen und Schwierigkeiten gar nicht erst vor. Nicht vergessen: Deaktivieren Sie während der Bildschirmfreigabe E-Mail-, Telefon- und Messaging-Programme oder Benachrichtigungen, um unerwünschte Überraschungen zu vermeiden.
5. Souverän moderieren – Eine der Herausforderungen von Online-Meetings besteht darin, die Diskussion gekonnt zu moderieren. Je nach Persönlichkeit der Teilnehmer können Diskussionen einen sehr unterschiedlichen Verlauf nehmen. Entweder alle reden durcheinander oder es entsteht eine lange Pause, nachdem eine Person gesprochen hat. Um ein chaotisches Durcheinander oder Redepausen zu vermeiden, stellen Sie den Meetingteilnehmern gezielt Fragen. Wenn Teilnehmer im Team arbeiten oder auf die Ergebnisse anderer angewiesen sind, können Sie ruhig fragen, ob es noch eine Frage oder etwas zu ergänzen gibt. Halten Sie den Gesprächsfaden in der Hand, um Ihr Meeting zum Erfolg zu machen und bieten Sie jedem Teilnehmer ein Forum.
6. Persönlichkeit zählt – Bei einer virtuellen, Online- oder Telefonkonferenz geht Körpersprache manchmal verloren. Man sieht nicht, wie der andere reagiert und ob er bei der Sache ist. Punkten Sie mit Ihrer Persönlichkeit, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu halten. Seien Sie genau so interessiert wie im echten Leben – oder sogar noch interessierter. Mit positiver Energie erreichen Sie die Teilnehmer und lenken die Aufmerksamkeit auf die wichtigen Themen. So bleibt jeder fokussiert, insbesondere wenn Sie Teilnehmer direkt ansprechen und nach deren Meinung fragen. Wenn Sie jeden mit ins Boot holen, können Sie die wichtigen Punkte schnell abhandeln und in kürzerer Zeit mehr erreichen.
Welche Art von Meeting Sie auch bevorzugen, der virtuelle Konferenzraum bietet viele Möglichkeiten. Wenn Sie gut vorbereitet in ein Meeting gehen und Ihre Kollegen einbeziehen, verlaufen Ihre Besprechungen nach Plan.
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