Dateifreigabe für kleine Unternehmen

Als Inhaber oder Mitarbeiter eines kleinen Unternehmens haben Sie keine Zeit zu verlieren. Wahrscheinlich verwenden Sie bereits einige Tools zur Zeitersparnis, aber nur wenige Tools sind so einfach und produktivitätsfördernd wie die Dateifreigabe.  

Lesen Sie weiter, um mehr über die Dateifreigabe zu erfahren – und darüber, wie sie die Arbeitsabläufe und die Produktivität Ihres Teams optimieren kann. 

Was ist Dateifreigabe? 

Dateifreigabe bezeichnet den Vorgang, Dateien anderen Personen zu übergeben. Wenn Sie Dateien per E-Mail als Anhang freigeben, werden die Dateien oft hin- und hergeschickt, um sie herunterzuladen, zu überprüfen, zu bearbeiten und zurückzusenden. Diese Vorgehensweise führte dazu, dass es viele Versionen eines Dokuments gab und es schwierig nachzuverfolgen war, welche Version die aktuelle war. 

Zwar ist das Versenden von Dateien per E-Mail angemessen, doch in den meisten Fällen ist es nicht effizient. Die beste Möglichkeit, Dateien freizugeben, bietet die Nutzung eines Cloudspeicher-Dienstes. Mit Cloudspeicher können Sie Dateien schnell freigeben und öffnen – ganz ohne E-Mail-Anhänge. 

Sofern Sie die entsprechende Berechtigung erteilen, kann ein Teammitglied oder ein Kunde eine freigegebene Datei bearbeiten. Sie müssen nicht einmal Dateien hin- und herschicken, um zusammenzuarbeiten. Zwei oder mehr Personen können online in Echtzeit daran arbeiten.  

Sie können die Cloud-basierte Dateifreigabe für die meisten Dateien verwenden, darunter: 

  • Dokumente 
  • Präsentationen 
  • PDFs 
  • Tabellenkalkulationen 
  • Videos 
  • Fotos 

Mit der Cloud-basierten Dateifreigabe können Sie problemlos Dateien versenden und mit Ihrem Team an einem einzigen Dokument zusammenarbeiten. Diese Freigabe ermöglicht einen deutlich stärker optimierten Workflow als die Freigabe über E-Mail-Anhänge. 

So geben Sie eine Datei frei  

Die Freigabe einer Datei mit einem Cloudspeicher erfolgt häufig wie folgt:  

  • Melden Sie sich über einen Webbrowser oder eine mobile App bei Ihrem Cloudspeicher-Konto auf Ihrem Computer, Tablet oder Mobilgerät an. 
  • Wählen Sie eine Datei oder einen Ordner aus. 
  • Wählen Sie aus dem Menü „Freigeben“ aus.  
  • Wählen Sie die Zugriffsebene aus, die der Empfänger haben soll (z. B. „Bearbeitung zulassen“). 
  • Wählen Sie aus, wer die Datei anzeigen darf (z. B. bestimmte Personen, Personen in Ihrem Unternehmen oder alle Personen). 
  • Wählen Sie die gewünschte Sicherheit für den Freigabelink aus (z. B. kennwortgeschützter Link oder ein Link, der nach einer bestimmten Zeit abläuft). 
  • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, und klicken Sie auf „Senden“, oder kopieren Sie den Freigabelink und fügen ihn in eine E-Mail oder einen Chat ein. 

Häufig werden Dokumente oder Kalkulationstabellen in den Cloudspeicher integriert, sodass Sie sie direkt in der Datei selbst freigeben können. Nachdem Sie den Link freigegeben haben, kann der Empfänger auf das Dokument zugreifen. 

Zugriff auf eine freigegebene Datei 

Der Zugriff auf eine freigegebene Datei ist einfach, wenn Sie der Empfänger sind.  

Eine E-Mail-Einladung enthält einen Link zur Datei und Informationen zum Absender. Wenn Sie auf den Link klicken, wird ein neues Browserfenster mit der Datei geöffnet. Sie können die Datei im Browser bearbeiten oder herunterladen und offline bearbeiten. 

Die Person, die die Datei freigibt, kann den Link auch über eine persönliche E-Mail, einen Webchat oder eine Social-Media-Nachricht versenden. Dann klicken Sie auf diesen Link, um die Datei zu öffnen.  

Bei den meisten Cloudspeicher-Diensten müssen Sie kein Konto erstellen, um auf eine freigegebene Datei zuzugreifen. 

Gemeinsam an einer Datei arbeiten 

Durchschnittlich verbringen Mitarbeiter 80 Prozent des Arbeitstages mit Zusammenarbeit. Cloud-basierte Lösungen für die Dateifreigabe sind nützliche Tools für die Zusammenarbeit. Die gemeinsame Bearbeitung einer freigegebenen Cloud-basierten Datei ist ein Kinderspiel.   

Nachdem Sie die Datei freigegeben haben, können Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten die folgenden Aktionen ausführen:   

  • Anzeigen: Jede Person, der Ihr Link vorliegt, kann Ihre Datei anzeigen. Eine Anmeldung bei der Cloudspeicher-Plattform ist dazu nicht erforderlich.  
  • Herunterladen: Personen, denen Ihr Link vorliegt, können Ihre Datei herunterladen. Sie können Downloads blockieren, wenn Sie diese Aktion einschränken möchten.  
  • Bearbeiten: Mit vollständigen Bearbeitungsberechtigungen kann der Empfänger Ihr Dokument frei bearbeiten. Es wird empfohlen, die Funktion zum Nachverfolgen von Änderungen zu aktivieren, damit Sie alle Anpassungen anzeigen und genehmigen können.  
  • Überprüfen: Mit diesem Modus kann der Empfänger Änderungen oder zusätzliche Inhalte vorschlagen. Jede neue Überprüfung Ihres Dokuments wird mit einer neuen Farbe gekennzeichnet.  
  • Kommentieren: Personen mit Dateizugriff können Kommentare einfügen und andere Kommentare in Ihrer Datei lesen und beantworten.  
  • Zusammenarbeiten: Mehrere Personen können Ihre Datei gleichzeitig bearbeiten. In Ihrem Dokument werden die Namen aller Personen angegeben, die es bearbeiten. Alle Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, also automatisch für alle Kopien des Dokuments aktualisiert. 
  • Freigeben: Nicht zuletzt kann jede Person mit Bearbeitungsberechtigungen Ihre Datei für andere freigeben.  

Auswahl einer Lösung für die Dateifreigabe 

Als kleines Unternehmen sollten Sie die Dateifreigabe-Funktionen von Cloudspeicher-Anbietern sorgfältig prüfen.  

Zu den wichtigen Funktionen für die Dateifreigabe gehören: 

  • Kommentieren: Mitarbeiter müssen in der Lage sein, bestimmte Abschnitte und Absätze in einem Dokument zu kommentieren. Projekte werden schnell umgesetzt, wenn Ihr Team ein einzelnes Dokument bearbeiten und kommentieren kann.  
  • Kommentarbenachrichtigungen: Kommentarbenachrichtigungen informieren Sie per E-Mail, wenn jemand Ihrer Datei Notizen oder Kommentare hinzufügt. Diese Benachrichtigungen können Ihnen helfen, auf dem Laufenden zu bleiben und sich auf das aktuelle Projekt zu konzentrieren. 
  • Änderungen nachverfolgen: Diese Funktion hebt alle Änderungen hervor, die an Ihrer Datei vorgenommen wurden. Anschließend können Sie diese Änderungen entweder annehmen oder ablehnen. Diese Funktion bietet Ihnen mehr Kontrolle während des Bearbeitungsprozesses.  
  • Versionsverlauf: Mit dieser Funktion können Sie jeden Entwurf des Dokuments seit seiner Erstellung anzeigen. Der Versionsverlauf schützt Ihr Dokument, falls Teammitglieder umfassendere Änderungen vornehmen, die nicht funktionieren.  
  • Kennwortgeschützter Freigabelink: Viele Dateien benötigen keinen Kennwortschutz. Einige Dateien haben jedoch zu vertrauliche Inhalte, um sie weitreichend zu teilen. Ihr Team muss in der Lage sein, Links mit Kennwörtern zu schützen. 
  • Ablaufende Freigabelinks: Ihr Team sollte in der Lage sein, Links freizugeben, die nach einer festgelegten Zeitspanne ablaufen. Diese Links gelten für zeitnahe Projekte, an denen Teammitglieder oder Auftragnehmer nach einem bestimmten Datum nicht mehr arbeiten sollen.  

Dateifreigabe für Ihr Team 

Die Dateifreigabe optimiert Arbeitsabläufe, ermöglicht die Remote-Zusammenarbeit und schützt Dokumente. Die richtige Lösung hilft Ihrem kleinen Unternehmen, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern.  

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