Das richtige Fundament für Online-Meetings

Von Dianna Booher, Gastautorin von Microsoft

Ein gelungenes Online-Meeting zu planen und zu führen, hat viel mit der Planung und Durchführung eines Bauprojekts zu tun. Mit der Ausnahme, dass Meetings schneller und kostengünstiger sind – und wesentlich mehr bewirken können.

Mit den folgenden vier Tipps führen Sie sowohl ein Bauprojekt als auch ein Online-Meeting zum Erfolg:

Ausführliche Pläne aufstellen

Bauleiter verfügen über Baupläne. Jedes noch so kleine Detail ist in der Bauzeichnung festgehalten – vom Grundgerüst, der Vorder-, Seiten- und Rückansicht über das Dach bis hin zu den Elektro- und Sanitärinstallationen. Auch der Gesprächsleiter benötigt eine detaillierte Agenda: Er kümmert sich als Moderator um Tagesordnungspunkte, Fragen, das Timing und das Format.

Neben der Planung sollten Sie sich auch mit der Plattformtechnologie auskennen. Machen Sie sich gegebenenfalls vorher mit den Werkzeugen vertraut, um während des Meetings Pannen zu vermeiden und die Geduld der Teilnehmer nicht unnötig zu strapazieren. Und falls die Technik trotz vorheriger Einarbeitung und Vorsichtsmaßnahmen versagen sollte, wäre ein “Plan B” von Nutzen.

Die richtigen Personen ins Boot holen

Bauherren setzen auf Partner, die sich in der Vergangenheit bereits bei der Realisierung eindrucksvoller Bauvorhaben bewährt haben. Der Leiter eines Meetings weiß ebenfalls, dass die Ergebnisse von den richtigen Teilnehmern und ihrer Bereitschaft abhängen, sich mit innovativen Ideen einzubringen.

Die ideale Teilnehmerzahl richtet sich nach Ihren Zielen. Laut Studien liegt sie bei sieben, wenn Sie ein konstruktives Gespräch und nicht einfach einen lockeren Chat führen möchten. Zu wenige Teilnehmer schaffen es meist nicht, genügend Ideen zu entwickeln. Bei einer zu großen Gruppe zögern manche, sich aktiv am Gespräch zu beteiligen.

Wenn Sie einfach nur Informationen vermitteln und die Kommunikation nur in eine Richtung verläuft, spielt die Teilnehmeranzahl natürlich keine Rolle. (In diesem Fall handelt es sich eher um eine Präsentation als um ein Meeting.)

Sie benötigen auch die Möglichkeit, Termine abzusagen, falls ein wichtiger Teilnehmer verhindert ist. So ist das Meeting schnell storniert, ohne dass jemand Zeit verliert.

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Für Sicherheit sorgen

Der Diebstahl von Baumaschinen und -materialien auf der Baustelle zählt zu den Hauptproblemen der Branche. Dagegen wird mit Zäunen, Wachpersonal, Warnschildern und mechanischen Sicherungen vorgegangen.

Als Moderator eines Online-Meetings sind Sie dafür verantwortlich, dass Anmeldungen sowie Uploads und Downloads vertraulicher Dokumente sicher verlaufen. Kennzeichnen Sie sensible Daten, bevor sie weitergegeben werden. Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter die Datenschutzrichtlinien und -kontrollen auch im Homeoffice anwenden.

Die Vorgaben einhalten

Bauherren müssen sich an zahlreiche Bauvorgaben halten: von der Anzahl der Parkplätze über die Bedachung bis hin zu Elektroninstallationen und der Höhe von Beschilderungen.

Auch Gesprächsleiter müssen bestimmte Vorgaben berücksichtigen. Beispielsweise bei der Frage, welche Zeiten am besten für Teilnehmer aus unterschiedlichen Zeitzonen, für mobile Mitarbeiter, die sich unterwegs zuschalten, oder für Ihre Kunden geeignet sind. Oder ob die verwendete Plattform allen gleichermaßen vertraut und zugänglich ist.

Flexibel Fristen setzen

Im Baugewerbe sind Fristen extrem wichtig, um die Bauleistungen der verschiedenen Vertragspartner zu koordinieren. Die Arbeiten von Bauunternehmer C müssen abgeschlossen sein, bevor Unternehmer D beginnen kann. Außerdem ist Flexibilität gefragt, wenn der Zeitplan aufgrund schlechter Wetterverhältnisse ins Wanken gerät.

Ähnlich müssen Sie als Gesprächsleiter die Agenda so gut kennen, dass Sie jederzeit das Gespräch lenken, Themen effektiv zusammenfassen, unnötige Details weglassen und Inhalte umstellen können – beispielsweise für Teilnehmer, die nicht von Anfang an oder bis zum Ende anwesend sind.

Genauso, wie ein Gebäude mit der Qualität seines Fundaments steht oder fällt, genauso entscheidend ist eine fundierte Planung für den Erfolg Ihres Online-Meetings.

Dianna Booher ist Bestsellerautorin von 47 Büchern, die in 60 Sprachen übersetzt wurden. Darin zeigt sie auf, wie Unternehmen besser kommunizieren und wie Führungskräfte stärkeren Einfluss gewinnen. Booher veröffentlicht regelmäßig Blogbeiträge für Forbes, HuffPost und The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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