Gewusst wie: große Dateien via Cloudspeicher versenden

Wer kennt das nicht? Man hat gerade einen Lauf und wird plötzlich durch eine solche E-Mail ausgebremst: „Die gesendete Datei überschreitet die Größenbeschränkung für E-Mails.“ Zum Glück gibt es andere Möglichkeiten, große Dateien zu versenden.  

Wir zeigen Ihnen einige Alternativen zum Senden großer Dateien und helfen Ihnen, die passende Lösung zu finden.  

Oft ein No-Go: große Dateien als E-Mail-Anlage versenden 

Es ist ziemlich nervig, wenn E-Mails mit großen Anlagen zurückgewiesen werden oder im Postausgang hängen bleiben. Aber was steckt dahinter?  

Die meisten Internet- und E-Mail-Dienstanbieter beschränken die Größe von Dateien, die Nutzer hochladen oder per E-Mail versenden können. Diese Limits sorgen dafür, dass der Dienstbetrieb nicht durch riesige Datenmengen verlangsamt wird. Wo die Beschränkung liegt, ist je nach Anbieter verschieden.  

Manchmal kann der Versand größerer Dateien als kostenpflichtige Option hinzugebucht werden. Einige Business-E-Mail-Anbieter unterstützen z. B. E-Mail-Anlagen bis zu 150 MB, was deutlich über dem normalen Limit liegt. Das heißt aber nicht, dass Sie ein kostenpflichtiges Upgrade für Ihr E-Mail-Konto brauchen. Es gibt andere Methoden, um große Anlagen ohne Hinzubuchen weiterer Serviceleistungen zu versenden.   

Die besten Methoden zum Senden großer Dateien 

Wenn Ihre Datei zu groß für den Versand via E-Mail ist, haben Sie drei Alternativen: 

Cloudspeicher 

Cloudspeicher ist den meisten als Speicherdienst für die sichere Ablage von Dateien bekannt. Genauso gut kann er aber auch zum Senden oder Teilen großer Dokumente und Mediendateien verwendet werden. Nach dem Upload lassen sich die Dateien bequem per Link teilen – egal wie groß sie sind.  

Wenn Sie in einem Dokument oder in einer Tabelle arbeiten, ist die Schaltfläche „Teilen“ meistens oben rechts eingeblendet. Ein Klick genügt, um einen Link zu generieren, den Sie per E-Mail, Chat oder SMS versenden können. 

Wenn Sie sich in einem Ordner mit Clouddateien befinden, können Sie die Option „Teilen“ auch durch Rechtsklick auf eine Datei anzeigen lassen – oder gleich den ganzen Ordner teilen. 

Chat- und Meetingsoftware  

Plattformen für die Kommunikation und Zusammenarbeit bringen Chat, Videobesprechungen und Dateispeicher an einem Ort zusammen. Diese Systeme sind oft an Cloudspeicher angebunden, sodass sich Dateien bequem beim Chatten versenden lassen. 

Dateiübertragung über einen Webdienst 

Es gibt Webdienste für die Übertragung großer Dateien. Sie müssen die Datei nur hochladen und können dann einen Downloadlink an eine andere Person senden. Einige dieser Dienste werden kostenfrei angeboten, andere im Abonnement. 

Vor der Nutzung dieser Websites sollten Sie jedoch beim Thema „Sicherheitsprotokolle“ nachhaken. Zuverlässige Sicherheits- oder Datenschutzprotokolle sind nämlich oft Fehlanzeige. Dies alles spricht dafür, Dateien über einen Cloudspeicheranbieter zu teilen.  

Die Vorteile für das Senden großer Dateien via Cloudspeicher 

Unterm Strich ist der Cloudspeicher eine der sichersten und kostengünstigsten Methoden zum Versenden großer Dateien.  

Cloudspeicher ist anderen Methoden in vielerlei Hinsicht überlegen: 

Anwenderfreundlichkeit

Versenden Sie große Dateien einfach über eine E-Mail-Einladung oder einen direkten Link. Um die Datei abzurufen, muss der Empfänger nur den Link anklicken. Es ist kein Konto beim Cloudspeicheranbieter erforderlich.  

Sicherheit

Cloudspeicherdienste sind ausgesprochen sicher. Dafür sorgen Funktionen wie Dateiverschlüsselung, Überwachung verdächtiger Anmeldeaktivitäten, Erkennung von Ransomware, Virenscans, zweistufige Authentifizierung und kennwortgeschützte Freigabelinks. Cloudspeicher gehört zu den sichersten Optionen für vertrauliche Dateien. Damit nur die richtigen Personen Zugriff auf freigegebene Dateien erhalten, können Sie außerdem kennwortgeschützte und zeitlich befristete Links versenden. 

Berechtigungen

Wenn Sie Dateien via Cloudspeicher senden, können Sie die Zugriffsberechtigungen beliebig festlegen. So schränken Sie ein, wer Dateien anzeigen, kommentieren, bearbeiten oder erneut teilen darf. Der Zugriff kann auf eine Person, eine Gruppe oder alle Mitarbeiter eines Unternehmens beschränkt sein oder jedem erteilt werden.   

Wiederherstellung

Cloudspeicher schützt außerdem vor menschlichen Fehlern. Wenn eine Datei vom Empfänger gelöscht wird, kann sie ganz einfach aus dem Papierkorb zurückgeholt werden. Auch versehentliche Änderungen lassen sich leicht rückgängig machen, denn die Datei kann mit dem integrierten Versionsverlauf bequem auf eine frühere Version zurückgesetzt werden. 

Sicherung

Alle Dateien im Cloudspeicher werden automatisch gesichert. So bleiben die Daten auch bei Verlust, Diebstahl oder Unbrauchbarkeit eines Computers erhalten.   

Zusammenarbeit

Das Teilen großer Dateien dient meistens dem Zweck, gemeinsam mit anderen daran zu arbeiten. Die Zusammenarbeit gehört zu den Hauptvorteilen von Cloudspeicher. Teilen Sie große Dateien einfach mit Kolleg*innen, um in Echtzeit Vorschläge zu erhalten oder Änderungen vorzunehmen. Die Änderungsverfolgung zeigt auf einen Blick, welche Passagen von anderen hinzugefügt oder gelöscht werden. 

Weniger Speicherbedarf

Durch Cloudspeicher sparen Sie Speicherplatz auf Ihrem Gerät und schonen das Kontingent Ihres E-Mail-Postfachs. 

Kosten

Für die meisten Cloudspeicherdienste wird ein kostenfreier und ein kostenpflichtiger Tarif angeboten. Wenn Sie sich für ein Abonnement entscheiden, stellt sich eine Frage: Warum zusätzlich Geld für ein Upgrade Ihres E-Mail-Diensts oder die Dateiübertragung per Webdienst ausgeben?   

Das Senden großer Dateien via E-Mail kann ziemlich frustrierend sein. Muss es aber nicht – dank schnellem, sicherem und funktionsstarkem Cloudspeicher. 

Erste Schritte mit Microsoft 365

Die vertrauten Office-Anwendungen, ergänzt durch Tools und Dienste für die bessere Zusammenarbeit. Damit Sie praktisch jederzeit und überall produktiver arbeiten.

Jetzt kaufen
Verwandte Inhalte
Unternehmenstechnologie

Cloudspeicher oder lokale Server: 9 wichtige Fakten

Weiterlesen
Unternehmenstechnologie

Kostenlose Videokonferenzen optimal nutzen

Weiterlesen
Unternehmenstechnologie

Die kostenlose Bildschirmfreigabe ist einfach, aber gehen Sie dabei auch richtig vor?

Weiterlesen
Unternehmenstechnologie

Telemedizin-Therapie zu einer Option für Patienten in Zeiten der Not machen

Weiterlesen

Die Inhalte in "Praxistipps & Expertenwissen" ersetzen keine steuerliche oder finanzstrategische Beratung. Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuer- oder Finanzberater, um Ihre individuelle Situation zu besprechen.