SPZ – mit Microsoft auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz

„Den modernen Arbeitsplatz mithilfe von Microsoft weiter voranzutreiben und administrative Prozesse durch digitale Lösungen zu vereinfachen, damit mehr Zeit für unsere Patientinnen und Patienten bleibt – das ist das Ziel, das wir tagtäglich verfolgen.“ Dominik Brand, Business Engineer Microsoft 365."

SPZ als digitaler Klinik-Vorreiter in der Schweiz

Das SPZ wurde 1990 von Dr. med. Guido A. Zäch eröffnet und beschäftigt heute über 1.500 Mitarbeitende. Die Spezialklinik für Querschnitt-, Rücken- und Beatmungsmedizin gehört zur Schweizer Paraplegiker-Gruppe (SPG), die ein integrales Netzwerk zur ganzheitlichen Rehabilitation von Querschnittgelähmten umfasst. Träger des Netzwerks ist die Schweizer Paraplegiker-Stiftung. Im SPZ werden rund 1.600 stationäre Behandlungen pro Jahr vorgenommen. Ziel des SPZ ist es, Arbeitsprozesse zu digitalisieren und durch effizientere Prozesse Mitarbeitenden mehr Zeit und Ressourcen für die Patientenbetreuung zu ermöglichen. Die Einführung von Microsoft Lösungen ist dabei der digitale Schlüssel, um dieses Ziel voranzutreiben.

Herausforderung moderner Arbeitsplatz

Die rund 2'000 Mitarbeitenden der Schweizer Paraplegiker-Gruppe werden von den 40 Mitarbeitenden der SPZ Informatik als ICT-Service Provider betreut. Das Team „Collaboration“, welches für die Umsetzung des modernen Arbeitsplatzes mitverantwortlich ist, besteht aus drei Mitarbeitenden. „Wir sind eine kleine Truppe, aber hoch dynamisch. Die einfache Nutzung der Microsoft-Produkte macht es uns leicht, in einem kleinen Team die Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes erfolgreich umzusetzen,“ sagt Dominik Brand, Business Engineer Microsoft 365 beim SPZ. Dominik Brand startete das Teilprojekt "Apps und Prozesse" im Januar 2022 auf „grüner Wiese“. Das Ziel war klar, der Weg dahin lag in seiner Hand.

Seine Wahl fiel schnell auf Microsoft als Sparringpartner: „Wir schätzen die einfache Anwendung der Tools und die Möglichkeit der Vernetzung untereinander, die Microsoft-Produkte bieten.“ Auch in punkto Datensicherheit bot Microsoft die optimale Lösung, denn gerade im Gesundheitsbereich ist die Sicherheit der sensiblen Daten das A und O. So liegen alle Daten auf Tenants in Zürich und Genf und somit in der Schweiz. Die Ausnahme bilden die hoch-sensitiven Daten der Patientinnen und Patienten. Diese bleiben nach wie vor im eigenen Rechenzentrum in Nottwil gespeichert.
Das Projekt „Modern Workplace“ wurde in drei Teile aufgeteilt:

• Ablösung von Microsoft SharePoint on-premise durch die Cloudlösung Microsoft SharePoint Online inkl. der kompletten Neugestaltung des unternehmensweiten Intranets
• Rollout von Microsoft Teams in der ganzen Unternehmensgruppe und Migration der Daten von Microsoft Sharepoint on-premise auf Microsoft SharePoint online
• Digitalisierung und Vereinfachung von administrativen Prozessen mit Microsoft-Tools

„In der Digitalisierung der Prozesse machen wir alles selbst, nutzen die Möglichkeiten der Microsoft Power Platform, digitalisieren Arbeitsprozesse mit Hilfe von Power Apps und schulen die Mitarbeitenden,“ sagt Brand. Mitarbeitende können über ihr Corporate Smartphone zudem auf alle Microsoft-Tools auch remote zugreifen.

„Oft werden wir gefragt, ob wir durch die Digitalisierung Mitarbeitende einsparen wollen. Im Gegenteil. Unser Ziel ist es, Mitarbeitenden Zeit für wichtigere Aufgaben zu ermöglichen, vor allem für die Betreuung unserer Patientinnen und Patienten. Microsoft hilft uns dabei, dieses Ziel zu erreichen.“

Mitarbeitende ins Boot holen

Von Anfang an setzte das IT-Team auf den engen Austausch mit den Mitarbeitenden, wenn es darum ging, wo Arbeitsprozesse digitalisiert und optimiert werden können. Ideen gab es viele: Die Gastronomie wollte Bestellungen, Reservierungen oder Absagen nicht mehr über langwierige E-Mail-Korrespondenz durchführen und suchte eine digitale Lösung. Die Buchung von Räumlichkeiten im zur Klinik gehörenden Besuchszentrum ParaForum über E-Mail oder Outlook war zu aufwändig. Die grösste Herausforderung lag aber im Bereich HR. Vor allem HR-Prozesse (u.a. Urlaubsanträge, Weiterbildungsanträge, Pensums-Änderungen, etc.) aber auch klassische Reportings, die im Arbeitsalltag anfallen, litten unter ineffizienten und intransparenten Abläufen. Papiere mussten aufwändig eingescannt und danach an die Vorgesetzten geschickt, geprüft und genehmigt werden. In diesem Bereich gab es viel Verbesserungspotential.

HR-Prozesse revolutionieren

Die Lösung war, einen sogenannten HR-Online-Schalter mit Power Apps zu etablieren, ein Dashboard, auf das alle Mitarbeitende zugreifen können. Das IT-Team setzte zusammen mit dem HR einen Fahrplan auf, welche Anträge zuerst digitalisiert und auf dem Dashboard abgebildet werden sollten. Bisher wurden 12 HR-Prozesse digitalisiert und vereinfacht. Waren vorher langwierige Abstimmungsprozesse nötig, bis Anträge eingereicht und genehmigt wurden, ist dies jetzt auf dieser Plattform per Klick möglich – immer und von jedem Ort aus. Mitarbeitende können Weiterbildungsanträge, Krankmeldungen, Urlaubsanträge direkt über ihr Corporate Smartphone per QR-Code oder Scan hochladen. Die Mitarbeitenden werden Schritt für Schritt durch die Prozesse geführt und erhalten immer einen transparenten Überblick über den Status ihres Antrages. Die Zeitersparnis wird für andere Projekte genutzt – nicht nur wegen dieses Benefits wird der HR-Schalter bereits jetzt von den Mitarbeitenden sehr geschätzt.

Digitalisierung auf allen Ebenen

Seit Januar 2022 sind in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden insgesamt 14 Applikationen entwickelt und etabliert worden. Die Ideen landen in einem Backlog, dieser wird vom IT-Team abgearbeitet. So ist in der Gastronomie mithilfe der Microsoft Power App ein digitaler Gastroshop entstanden, über den alle Dienstleistungen abgewickelt werden und der direkt mit der jeweiligen Kostenstelle verknüpft ist. Die Räumlichkeiten im Besuchszentrum ParaForum können inzwischen über eine App gebucht werden, E-Mail und Terminplanungen via Outlook sind damit hinfällig. Das Intranet wurde nach SharePoint online migriert und erhielt eine neue Struktur: Es orientiert sich nicht mehr an der Organisation, sondern an Themen. Durch Tests und Befragungen, die vorab mit Unterstützung eines externen Partners mit den Mitarbeitenden durchgeführt wurden, fand das IT-Team heraus, welche Navigation für die Mitarbeitenden am besten funktionierte. Die Menüführung ist intuitiver geworden und neuen Mitarbeitenden wird das Onboarding erleichtert, da sie sich über das Themenangebot im Intranet schneller und gezielter informieren können.

„Microsoft-Produkte sind so intuitiv zu benutzen, dass wir die Belegschaft in die Umsetzung unserer Digitalisierungsstrategie mühelos einbeziehen konnten.“

Das SPZ will noch mehr erreichen

„Wir sind froh, Microsoft auch zukünftig als Sparringpartner an unserer Seite zu haben, um die Entwicklung des modernen Arbeitsplatzes weiter voranzutreiben,“ so Brand. Ende 2023 werden alle Mitarbeitenden auf Microsoft Teams migriert sein. Dies ermöglicht uns dann, noch weitere Tools der Microsoft Platform zu nutzen und bei den Mitarbeitenden sukzessiv zu etablieren. Auch die Digitalisierung der administrativen Prozesse wollen wir weiter vorantreiben, beispielsweise auch innerhalb der Finanzabteilung oder dem Controlling. Bei der internen Kommunikation sowie den Workshops rund um „Modern Work“-Themen unterstützt ein externer Learning-Partner das Team. Damit ist die Schweizer Paraplegiker-Gruppe  bereit für die digitale Zukunft