Microsoft Dynamics CRM Hilfe und -Schulung
Microsoft Dynamics
CRM Hilfe und -Schulung
Search Microsoft Dynamics CRM Hilfe und -Schulung

Ausführen der CRM-Arbeiten in Outlook

Wenn Sie so sind, wie viele Leute, verwenden Sie Microsoft Outlook als Kontakt-, Planungs- und Kontaktverwaltungshub für Geschäftstätigkeit. Sie können weiterhin die vertraute Outlook-Benutzeroberfläche verwenden und gleichzeitig Microsoft Dynamics CRM integrieren, indem Sie Microsoft Dynamics CRM für Outlook verwenden, einen Outlook-Client, der von Microsoft Dynamics CRM bereitgestellt wird.

Auf dieser Seite:

Was CRM für Outlook bietet

CRM für Outlook erkunden

Welche Outlook-Funktionen sind nicht in CRM für Outlook verfügbar?

Datenschutzhinweise

Was CRM für Outlook bietet

Wenn Sie Dynamics CRM für Outlook verwenden, können Sie auf alle CRM-Kernfunktionen direkt von Outlook aus zugreifen. Dynamics CRM für Outlook bietet auch zusätzliche Funktionen, die nicht im Webclienten verfügbar sind.. So können Sie beispielsweise Folgendes ausführen:

  • Nachverfolgen von Outlook-E-mail, Terminen, Kontakten und Aufgaben. Wenn Sie einen Datensatz in Dynamics CRM für Outlook nachverfolgen, wird eine Kopie des Datensatzes an CRM gesendet und die beiden Datensätze werden synchronisiert. Nachdem ein Datensatz nachverfolgt wurde, können Sie diesen in Dynamics CRM für Outlook oder in CRM aktualisieren. Nachverfolgung bietet eine großartige Methode, Ihre persönlichen Daten getrennt von Ihren Geschäftsinformationen zu halten, da nur die Informationen, die Sie manuell nachverfolgen, an CRM gesendet werden. Dynamics CRM für Outlook synchronisiert auch automatisch Datensätze in Ihrem Besitz aus CRM mit Dynamics CRM für Outlook. Weitere Informationen: Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in CRM für Outlook

  • Wenden Sie CRM-E-Mail-Vorlagen an, oder fügen Sie Vertriebsdokumentationen und Wissensdatenbankartikel von CRM hinzu, wenn Sie eine Outlook -E-Mail an Kunden senden.

  • Nutzen Sie ie systemeigenen Outlook-Funktionen, um Ansichten von CRM-daten anzupassen. Beispielsweise können Sie Ansichten sortieren, filtern, formatieren, kategorisieren, gruppieren, genauso wie Sie Ansichten in Outlook verwalten, und Sie können gleichzeitig mehrere Ansichten öffnen. Sie können auch weitere bedingte Formatierungen hintufügen und Fortsetzungen hinzufügen.

  • Greifen Sie auf Ihre CRM-Daten unterwegs zu, indem Sie im Offlinemodus arbeiten. Dynamics CRM für Outlook enthält Offlinesynchronisierungsfilter, die Sie ändern können, bevor Sie offline gehen, damit Sie nur die Daten nehmen, die Sie benötigen. Wenn Sie sich im Offlinemodus befinden, werden Änderungen auf Ihrem lokalen Laufwerk gespeichert. Wenn Sie wieder online gehen, synchronisiert Dynamics CRM für Outlook automatisch die Daten mit dem CRM-Server erneut. Weitere Informationen: Arbeiten im Offlinemodus mit CRM für Outlook

  • Erstellen Sie MicrosoftWord-Seriendruck-Dokumente zum Senden von Serienbriefen oder Serien-E-Mails an Kontakte, Firmen oder Marketingmailinglisten. Sie können auch mit Seriendruck verwenden, um und Faxe und Angebote zu erstellen. Weitere Informationen: Erstellen eines Microsoft Office Word-Seriendruckdokuments mit CRM für Outlook


Hinweise

Wenn in Ihrem Unternehmen ein Computer von mehreren Benutzern mit unterschiedlichen Benutzerkonten verwendet wird, kann jeder Benutzer Dynamics CRM für Outlook jeweils mit seinen eigenen Anmeldeinformationen installieren und verwenden, wenn er sein eigenes Konto verwendet.


CRM für Outlook erkunden

Wenn Sie CRM für Outlook installieren, fügt die Software mehrere Benutzeroberflächenelemente auf dem Outlook-Bildschirm hinzu.

Navigationsbereich

Sie finden einen Ordner für Ihrer Organisation im Navigationsbereich auf der linken Seite des Bildschirms. Unter dem Organisationsnamen finden Sie eine Liste mit CRM-Ordnern. Verwenden Sie diese Ordner, um in den Bereich zu navigieren und verschiedene Datensatztypen zu öffnen.


Wenn Sie mit mehreren Organisationen eine Verbindung herstellen, beachten Sie einen separaten Ordner für jede Organisation im Navigationsbereich.

Menüband

Sie können auf Befehle über das Menüband in Dynamics CRM für Outlook zugreifen. Das Menüband zeigt verschiedene Schaltflächen und Funktionen abhängig vom Kontext. Wenn Sie z. B. eine Liste mit Verkaufschancen anzeigen, zeigt das Menüband Schaltflächen, die für Verkaufschancen gelten. Für Termine, Kontakte und Aufgaben finden Sie einen speziellen CRM-Abschnitt auf dem Menüband.


Listen, Ansichten und der Lesebereich

Wenn Sie den Navigationsbereich verwenden, um einen Ordner für einen Datensatztyp (beispielsweise Firmen) zu öffnen, wird eine Liste mit Datensätzen angezeigt. Die Liste wird durch die Ansicht bestimmt, in der Sie sich befinden, und den Suchkriterien oder Filtern, die Sie angewendet haben.

Wenn Sie einen Datensatz in einer Liste auswählen, werden die Details für diesen Datensatz unter der Liste im Lesebereich angezeigt. Daten im Lesebereich sind schreibgeschützt – sie stellen eine schnelle Möglichkeit dar, um den Inhalt eines Datensatzes anzuzeigen. Wenn Sie die Daten in CRM bearbeiten möchten, doppelklicken Sie einfach auf den Datensatz in der Liste.


Sie können den Ort des Lesebereichs ändern oder ihn deaktivieren oder aktivieren. Sie können auch anpassen, welche Elemente im Lesebereich angezeigt werden. Weitere Informationen: Anpassen des Lesebereichs in CRM für Outlook

Welche Outlook-Funktionen sind nicht in CRM für Outlook verfügbar?

Microsoft Dynamics CRM verwendet standardmäßige Internet Explorer-Steuerelemente, daher sind einige Outlook-Funktionen in Dynamics CRM für Outlook nicht verfügbar. Verwenden Sie die Problemumgehungen in der folgenden Tabelle für Funktionen, die nicht verfügbar sind.

Funktion

Problemumgehung

E-Mail-Signaturen

Verwenden Sie eine globale E-Mail-Vorlage oder verwenden Sie systemeigene E-Mail-Signaturen in Outlook.

Volltext-Bearbeitungsfunktionen

Verwenden Sie standardmäßige Steuerelemente. Drücken Sie z. B. EINGABE, um einen doppelten Zeilenumbruch einzufügen, und UMSCHALT + EINGABE, um einen einfachen Zeilenumbruch einzufügen.

Anfügen von Dateien bei der Erstellung

Speichern Sie eine E-Mail-Aktivität, bevor Sie Dateien anfügen.

Verschieben von Datensätzen per Drag & Drop

Es gibt keine Problemumgehung für das Ziehen und Ablegen von Datensätzen. Zioehen und Ablegen von Datensätzen führt zu Datenverlust.

Erinnerungen

Nach der Synchronisierung mit Outlook werden für Termine und Serviceaktivitäten, die in den Microsoft Dynamics CRM-Ordnern oder in der Webanwendung erstellt werden, 15-minütige Erinnerungen erstellt.

Microsoft Dynamics CRM Servicekalender

Der CRM-Servicekalender ist standardmäßig nicht verfügbar, aber Sie können den Systemadministrator bitten, ihn hinzuzufügen.

Datenschutzhinweise

Zur Nutzung von Microsoft Dynamics CRM für Outlook müssen Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen anmelden (eine E-Mail-Adresse und ein Kennwort). Sie können auswählen, ob Sie diese Informationen lokal speichern, um nicht bei jedem Öffnen von Outlook die Anmeldeinformationen angeben zu müssen. Wenn Sie sich entscheiden, die Informationen lokal zu speichern, wird durch CRM für Outlook automatisch eine Verbindung mit Microsoft Dynamics CRM Online hergestellt, sobald Sie Outlook öffnen.

Nach der ersten Anmeldung und Verwendung von CRM für Outlook wird die Verbindung zwischen dem Computer und CRM Online immer hergestellt, wenn Sie über Internetzugriff verfügen. Sie können die Verbindung zwischen dem Computer und CRM allein durch eine Konfigurationseinstellung deaktivieren, aber wenn Sie die Verbindung deaktivieren, zeigt CRM für Outlook eine geringere Leistung.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, CRM für Outlook Nachverfolgen von E-Mails zu verwenden, kann der E-Mail-Thread von anderen Benutzern in der Organisation angezeigt werden, die über die Berechtigung zum Anzeigen verfügen.

Von CRM für Outlook werden für jede empfangene E-Mail die E-Mail-Adresse des Senders und des Empfängers sowie die Betreffzeile der Nachricht an CRM gesendet. Dies ermöglicht es, in CRM Online zu überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Nachricht durch den CRM Online-Dienst gespeichert werden soll. Wenn Sie ein Element nachverfolgen, wird eine Kopie des Elements vom CRM-Dienst beibehalten. Die anderen Benutzer in der Organisation, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können das Element anzeigen. Wird die Nachverfolgung für ein Element aufgehoben, wird diese Kopie automatisch von CRM Online gelöscht, sofern Sie das Element besitzen.

Wenn Sie Microsoft Dynamics CRM Online verwenden, wenn Sie die Synchronisierung mit Outlook-Funktion verwenden, werden die CRM-Daten, die synchronisiert werden, mit Outlook "exportiert". Zwischen den Informationen in Outlook und den Informationen in CRM Online wird ein Link beibehalten, um sicherzustellen, dass die Informationen zwischen den beiden auf dem neusten Stand bleiben. Die Outlook-Synchronisierung lädt nur relevante CRM-Datensatz-IDs herunter, die verwendet werden, wenn ein Benutzer versucht, ein Outlook-Element nachzuverfolgen und als Bezug festzulegen. Die Unternehmensdaten werden nicht auf dem Gerät gespeichert.

Ein Administrator legt über Sicherheitsrollen fest, ob Benutzer Ihrer Organisation CRM-Daten mit Outlook synchronisieren dürfen.

 
Waren diese Informationen hilfreich?