Dynamics 365
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Häufig gestellte Fragen zur Synchronisierung von Datensätzen zwischen Microsoft Dynamics 365 und Microsoft Outlook

Was ist die beste Methode, um Outlook und Microsoft Dynamics 365 zusammen zu nutzen?

Es gibt drei Methoden, um Microsoft Dynamics 365 und Outlook gemeinsam zu nutzen:

  • Microsoft Dynamics 365-App für Outlook

  • Microsoft Dynamics 365 für Outlook (veraltetes Add-In)

  • Microsoft Exchange-Nachverfolgung auf Ordnerebene

Ab Update für Dynamics 365 (online und lokal), Dezember 2016 ist die Nutzung der Microsoft Dynamics 365-App für Outlook zusammen mit der Serverseitige Synchronisierung die bevorzugte Möglichkeit zur Anzeige von Microsoft Dynamics 365-Daten in Outlook und zur Nachverfolgung von Outlook-Datensätzen in Microsoft Dynamics 365. Sie können Microsoft Dynamics 365-App für Outlook mit Microsoft Outlook im Web, der Outlook Desktop-Anwendung oder mit Outlook Mobile verwenden. Mit Dynamics 365 App für Outlook werden Dynamics 365 Informationen inline neben den Outlook E-Mail-Nachrichten oder Termine eines Benutzers angezeigt. Beispielsweise können Benutzer Informationen zu Kontakten und Leads in einer Vorschau prüfen, die in Dynamics 365 gespeichert werden, und Dynamics 365-Kontakte direkt aus einer E-Mail-Nachricht hinzufügen. Sie können E-Mail-Nachrichten, Termine und Kontaktdatensätze mit neuen oder vorhandenen Dynamics 365 Datensätzen, wie z.B. Verkaufschancen, Firmen oder Anfragedatensätzen verknüpfen. Um Dynamics 365 App für Outlook zu verwenden, müssen Sie E-Mails mit Serverseitige Synchronisierung synchronisieren.Weitere Informationen:  TechNet: Integrieren Sie Ihr E-Mail-System mit Dynamics 365

Wie oft werden Datensätze über die serverseitige Synchronisierung synchronisieren?

Wenn Sie Datensätze mit Serverseitige Synchronisierung synchronisieren, ist der Prozess dynamisch und für das Postfach jedes Benutzers eindeutig. Der Synchronisierungsalgorithmus stellt sicher, dass Postfächer anhand dynamischer Parameter wie die Anzahl der E-Mail-Nachrichten und der Aktivität innerhalb des Postfachs synchronisiert werden. Normalerweise erfolgt die E-Mail-Synchronisierung alle 5 Minuten. Wenn ein E-Mail-Postfach viele Nachrichten hat, kann der Intervall dynamisch auf 2 Minuten reduziert werden. Wenn das Postfach weniger aktiv ist, kann das Intervall auf bis zu 12 Minuten erhöht werden. Im Allgemeinen können Sie davon ausgehen, dass ein Postfach mindestens alle 12 Minuten synchronisiert wird. Beachten Sie, dass Sie keine Datensätze manuell über Serverseitige Synchronisierung synchronisieren können. Wenn Sie E-Mail-Nachrichten, Termine und Aufgaben nachverfolgen oder verknüpfen (festlegen des entsprechenden Datensatzes) findet die Synchronisierung sofort statt.

Wirken sich Sicherheitsberechtigungen auf die Synchronisierung aus?

Ja. Wenn ein Systemadministrator Sicherheit für bestimmte Datensätze oder Felder implementiert hat, kann sich das auf die synchronisierten Daten auswirken.

Wie ändere ich den synchronisierenden Computer (Client) bei der Synchronisierung von Datensätzen mit Dynamics 365 for Outlook (veraltetes Add-in)?

Wenn Sie Dynamics 365 für Outlook (veraltetes Add-in und nicht mit Microsoft Dynamics 365-App für Outlook identisch) zum Synchronisieren von Datensätzen verwenden und Dynamics 365 für Outlook auf mehreren Computern installiert haben, müssen Sie einen Computer als synchronisierenden Computer für E-Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte auswählen. So ändern Sie den synchronisierenden Computer:

  1. Wählen Sie in Dynamics 365 für Outlook im Menü DateiDynamics 365 aus und dann Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Festlegen persönlicher Optionen auf die Registerkarte Synchronisierung.

  3. Wählen Sie im Abschnitt Synchronisierungsclient festlegen die Option Legen Sie diesen Computer als Client fest, um die Synchronisierung zwischen Outlook und Ihrer primären Microsoft Dynamics 365-Organisation durchzuführen.


Hinweise

Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie über mehrere Computer verfügen, die mit derselben Organisation verbunden sind.


Ich kann die Felder, die zwischen Dynamics 365 und Dynamics 365 for Outlook (veraltetes Add-in) synchronisiert werden anzeigen oder steuern?

Sie können die synchronisierenden Felder anzeigen und festlegen, ob die Felder unidirektional (von Outlook bis Dynamics 365), bidirektional (zurück und vor zwischen Outlook und Dynamics 365) oder überhaupt nicht synchronisiert werden sollten.Weitere Informationen:  Anzeigen der Felder, die zwischen Dynamics 365 und Dynamics 365 für Outlook synchronisiert werden.

Wenn Sie Systemadministrator sind, können Sie auch Feldsynchronisierung und Synchronisierungsrichtung steuern.Weitere Informationen:  TechNet: Feldsynchronisierung zwischen Dynamics 365 und Outlook oder Exchange steuern


Hinweise

Diese Funktion wurde mit CRM Online 2015 Update 1 und CRM 2016 (lokal) eingeführt.


Datenschutzbestimmungen

Wenn Sie Microsoft Dynamics 365 verwenden, wenn Sie serverseitige Synchronisierung verwenden, werden Dynamics 365-Kontakte und -Aktivitäten (einschließlich E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben) auf dem angegebenen E-Mail-System synchronisiert (z. B. Exchange).

Ein Administrator kann serverseitige Synchronisierungsfunktionen konfigurieren, um anzugeben, welche Benutzer die Möglichkeit haben, E-Mails oder Termine aus Dynamics 365 zu senden oder Aktivitäten und Kontakte zwischen Dynamics 365 und dem Postfach des Benutzers zu synchronisieren. Sowohl der Administrator als auch Endbenutzer können Filterkriterien weiter anpassen, und Administratoren können sogar definieren, welche Entitätsfelder synchronisiert werden.

Wenn Sie Microsoft Dynamics 365 (online) verwenden, wenn Sie die Synchronisierung mit Outlook-Funktion verwenden, werden die Dynamics 365-Daten, die synchronisiert werden, mit Outlook "exportiert". Zwischen den Informationen in Outlook und den Informationen in Dynamics 365 (online) wird ein Link beibehalten, um sicherzustellen, dass die Informationen zwischen den beiden auf dem neusten Stand bleiben. Die Outlook-Synchronisierung lädt nur relevante Dynamics 365-Datensatz-IDs herunter, die verwendet werden, wenn ein Benutzer versucht, ein Outlook-Element nachzuverfolgen und als Bezug festzulegen. Die Unternehmensdaten werden nicht auf dem Gerät gespeichert.

Ein Administrator legt über Sicherheitsrollen fest, ob Benutzer Ihrer Organisation Dynamics 365-Daten mit Outlook synchronisieren dürfen.

Zur Nutzung von Microsoft Dynamics 365 für Outlook müssen Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen anmelden (eine E-Mail-Adresse und ein Kennwort). Sie können auswählen, ob Sie diese Informationen lokal speichern, um nicht bei jedem Öffnen von Outlook die Anmeldeinformationen angeben zu müssen. Wenn Sie sich entscheiden, die Informationen lokal zu speichern, wird durch Dynamics 365 für Outlook automatisch eine Verbindung mit Microsoft Dynamics 365 (online) hergestellt, sobald Sie Outlook öffnen.

Nach der ersten Anmeldung und Verwendung von Dynamics 365 für Outlook wird die Verbindung zwischen dem Computer und Dynamics 365 (online) immer hergestellt, wenn Sie über Internetzugriff verfügen. Sie können die Verbindung zwischen dem Computer und Dynamics 365 allein durch eine Konfigurationseinstellung deaktivieren, aber wenn Sie die Verbindung deaktivieren, zeigt Dynamics 365 für Outlook eine geringere Leistung.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, Dynamics 365 für Outlook Nachverfolgen von E-Mails zu verwenden, kann der E-Mail-Thread von anderen Benutzern in der Organisation angezeigt werden, die über die Berechtigung zum Anzeigen verfügen.

Von Dynamics 365 für Outlook werden für jede empfangene E-Mail die E-Mail-Adresse des Senders und des Empfängers sowie die Betreffzeile der Nachricht an Dynamics 365 gesendet. Dies ermöglicht es, in Dynamics 365 (online) zu überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Nachricht durch den Dynamics 365 (online)-Dienst gespeichert werden soll. Wenn Sie ein Element nachverfolgen, wird eine Kopie des Elements vom Dynamics 365-Dienst beibehalten. Die anderen Benutzer in der Organisation, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können das Element anzeigen. Wird die Nachverfolgung für ein Element aufgehoben, wird diese Kopie automatisch von Dynamics 365 (online) gelöscht, sofern Sie das Element besitzen.