Dynamics 365
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Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in Dynamics 365 für Outlook

Sie können Microsoft Dynamics 365 für Outlook verwenden, um E-Mail-Nachrichten, Kontakte, Aufgaben und Termine nachzuverfolgen. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht, einen Kontakt-, Aufgaben- oder Termindatensatz nachverfolgen, wird eine Kopie dieses Datensatzes als Aktivitäten in Microsoft Dynamics 365 gespeichert und mit dem Outlook-Datensatz synchronisiert. Sie können diesen Datensatz in Dynamics 365 für Outlook oder in Dynamics 365 anzeigen und dann bearbeiteen. Wenn Sie Outlook auf einem mobilen Gerät synchronisieren, können Sie auch diese Datensätze auf diesem Gerät zugreifen.

Das Nachverfolgen von Datensätzen in Dynamics 365 für Outlook ist ein manueller Prozess. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre persönlichen Outlook-Datensätze separat von Ihren Dynamics 365-Datensätzen zu halten.


Tipp



Auf dieser Seite:

Verwenden der Schaltfläche "Nachverfolgen" gegenüber der Schaltfläche "Betreff festlegen"

Verwenden des Nachverfolgungsbereichs

Was können Sie zun, nachdem Sie einen Datensatz nachverfolgt haben?

Weiteres Wissenswertes zum Nachverfolgen von Datensätzen

Verwenden der Schaltfläche "Nachverfolgen" gegenüber der Schaltfläche "Betreff festlegen"

Um einen Datensatz in Dynamics 365 für Outlook nachzuverfolgen, klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche Nachverfolgen oder die Schaltfläche Bezug festlegen für den Datensatz, den Sie nachverfolgen möchten.

Sie können jede der beiden Schaltflächen verwenden, um einen Datensatz nachzuverfolgen, es empfiehlt sich jedoch, die Schaltfläche Bezug festlegen zu verwenden. Wenn Sie die Schaltfläche Bezug festlegen verwenden, können Sie eine E-Mail-Nachricht, eine Aufgabe oder einen Termin mit einem bestimmten Dynamics 365-Datensatz (beispielsweise einem Konto oder einer Verkaufschance oder sogar einem benutzerdefinierten Datensatztypen (Entität) verknüpfen. Manche Organisationen verwenden auch die Schaltfläche Bezug festlegen, um Aufgaben nachzuverfolgen.

Verwenden des Nachverfolgungsbereichs

Wenn ein Datensatz nachverfolgt wird, wird ein Microsoft Dynamics 365-Bereich (auch als "Nachverfolgungsbereich" bezeichnet) unten im Datensatz angezeigt. Dieser Bereich zeigt:

  • Ob das Element nachverfolgt wird.

  • Den Bezugsdatensatz, falls festgelegt

  • Den Namen des übergeordneten Datensatzes für Kontakte, falls festgelegt

  • Links zu Dynamics 365-Datensätzen für E-Mail-Empfänger. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie schnell auf den Dynamics 365-Kontaktdatensatz eines E-Mail-Empfängers zugreifen oder andere Informationen anzeigen möchten, die in Dynamics 365 gespeichert sind.

  • Verwandte Datensätze, zusammen mit einem Symbol, das den Datensatztyp in Dynamics 365 identifiziert.

  • Informationen darüber, ob E-Mail-Adressen, Namen oder Verteilerlisten in der E-Mail-Nachricht auch Dynamics 365-Datensätze sind.

Beispielsweise zeigt der folgende Screenshot den Nachverfolgungsbereich für eine nachverfolgte Aufgabe an, die mit dem Adventure Works-Konto verknüpft ist:

Sie können den Bezugsdatensatzes, den übergeordneten Datensatz für einen Kontakt oder verknüpfte Datensätze direkt aus dem Nachverfolgungsbereich öffnen. Der Nachverfolgungsbereich enthält auch eine Scvhaltfläche Optionen, der schnellen Zugriff auf persönliche Nachverfolgungsoptionen bietet.


Hinweise

Im Bereich wird der Name der Verteilerliste angezeigt, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht nachverfolgen, ohne zuerst die Verteilerliste zu erweitern. Um die individuelle E-Mail-Adresse nachzuverfolgen, erweitern Sie die Verteilerliste vor dem Nachverfolgen der Nachricht.


Was können Sie zun, nachdem Sie einen Datensatz nachverfolgt haben?

Nachdem Sie einen Datensatz nachverfolgt haben, können Sie die Schaltflächen auf dem Dynamics 365 für Outlook-Menüband verwenden, um die folgenden Aufgaben auszuführen.

Um diese Aufgabe auszuführen:

Auswählen

Gilt für

Den Datensatz direkt in Dynamics 365 öffnen

E-Mail, Termine, Kontakte und Aufgaben

Eine Verbindung zwischen dem Datensatz und einem beliebigen Dynamics 365-Datensatz hinzufügen, der Verbindungen nachverfolgen kann

E-Mail, Termine, Kontakte und Aufgaben

Diesen Datensatz in eine Dynamics 365 Verkaufschance, Lead oder Kontakt umwandeln

E-Mail, Termine und Aufgaben

Eine Dynamics 365-Vorlage einfügen

E-Mail

Einen Dynamics 365Wissensdatenbank-Artikel einfügen

E-Mail

Dynamics 365-Vertriebsdokumentation anfügen

E-Mail


Tipp

Wenn diese Schaltflächen nicht verfügbar sind, kann es sein, dass der Datensatz, der zur Nachverfolgung markiert ist, noch nicht synchronisiert ist. Dies kann passieren, wenn Ihre Organisation die serverseitige Synchronisierungen verwendet, um E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine zu synchronisieren, die Synchronisierung jedocht noch nicht geschehen ist. Wenn die Schaltfläche In Dynamics 365 anzeigen aktiviert ist, ist der Datensatz synchronisiert worden. Sie können auch den Nachverfolgungsbereich (wie oben beschrieben) verwenden, und über diesen feststellen, ob der Datensatz synchronisiert wurde.


Weiteres Wissenswertes zum Nachverfolgen von Datensätzen

Datenschutzhinweise

Zur Nutzung von Microsoft Dynamics 365 für Outlook müssen Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen anmelden (eine E-Mail-Adresse und ein Kennwort). Sie können auswählen, ob Sie diese Informationen lokal speichern, um nicht bei jedem Öffnen von Outlook die Anmeldeinformationen angeben zu müssen. Wenn Sie sich entscheiden, die Informationen lokal zu speichern, wird durch Dynamics 365 für Outlook automatisch eine Verbindung mit Microsoft Dynamics 365 (online) hergestellt, sobald Sie Outlook öffnen.

Nach der ersten Anmeldung und Verwendung von Dynamics 365 für Outlook wird die Verbindung zwischen dem Computer und Dynamics 365 (online) immer hergestellt, wenn Sie über Internetzugriff verfügen. Sie können die Verbindung zwischen dem Computer und Dynamics 365 allein durch eine Konfigurationseinstellung deaktivieren, aber wenn Sie die Verbindung deaktivieren, zeigt Dynamics 365 für Outlook eine geringere Leistung.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, Dynamics 365 für Outlook Nachverfolgen von E-Mails zu verwenden, kann der E-Mail-Thread von anderen Benutzern in der Organisation angezeigt werden, die über die Berechtigung zum Anzeigen verfügen.

Von Dynamics 365 für Outlook werden für jede empfangene E-Mail die E-Mail-Adresse des Senders und des Empfängers sowie die Betreffzeile der Nachricht an Dynamics 365 gesendet. Dies ermöglicht es, in Dynamics 365 (online) zu überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Nachricht durch den Dynamics 365 (online)-Dienst gespeichert werden soll. Wenn Sie ein Element nachverfolgen, wird eine Kopie des Elements vom Dynamics 365-Dienst beibehalten. Die anderen Benutzer in der Organisation, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können das Element anzeigen. Wird die Nachverfolgung für ein Element aufgehoben, wird diese Kopie automatisch von Dynamics 365 (online) gelöscht, sofern Sie das Element besitzen.

Wenn Sie Microsoft Dynamics 365 (online) verwenden, wenn Sie die Synchronisierung mit Outlook-Funktion verwenden, werden die Dynamics 365-Daten, die synchronisiert werden, mit Outlook "exportiert". Zwischen den Informationen in Outlook und den Informationen in Dynamics 365 (online) wird ein Link beibehalten, um sicherzustellen, dass die Informationen zwischen den beiden auf dem neusten Stand bleiben. Die Outlook-Synchronisierung lädt nur relevante Dynamics 365-Datensatz-IDs herunter, die verwendet werden, wenn ein Benutzer versucht, ein Outlook-Element nachzuverfolgen und als Bezug festzulegen. Die Unternehmensdaten werden nicht auf dem Gerät gespeichert.

Ein Administrator legt über Sicherheitsrollen fest, ob Benutzer Ihrer Organisation Dynamics 365-Daten mit Outlook synchronisieren dürfen.