Dynamics 365
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Festlegen von Adressbuchoptionen in Dynamics 365 für Outlook

Wenn Sie in Microsoft Dynamics 365 für Outlook eine E-Mail-Nachricht verfassen oder eine Besprechung vereinbaren, können Sie den Kontakt für einen Dynamics 365-Kontakt direkt im Feld An der E-Mail-Nachricht oder des Termins finden. Standardmäßig erscheinen nur die Kontakte, die mit Dynamics 365 für Outlook und anderen Datensatztypen synchronisiert werden, die in Ihrem Besitz sind (beispielsweise Firmen und Leads) im Adressbuch. Verwenden Sie diesen Vorgang, wenn Sie alle Dynamics 365-Kontakte synchronisieren möchten, wie Kontakte, die Sie nicht besitzen oder um zusätzliche Datensatztypen zu synchronisieren, die Sie nicht besitzen.


Hinweise

Die Synchronisierung des Adressbuchs mit Dynamics 365 erfolgt automatisch beim Starten von Dynamics 365 für Outlook und dann einmal alle 24 Stunden.


  1. Wählen Sie in Dynamics 365 für Outlookdatei, und dann Dynamics 365 > Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Persönliche Optionen festlegen auf die Registerkarte Adressbuch.


    Hinweise

    Diese Registerkarte ist in der Dynamics 365-Webanwendung nicht verfügbar.


  3. Wählen Sie für Kontakteeine der folgenden Optionen aus:

    • Nur den mit Microsoft Dynamics 365 synchronisierten Kontakten zuordnen. Diese Option ist standardmäßig ausgewählt. Lassen Sie es, wie es ist, wenn Sie nur auf die Kontakten zugreifen möchten, die durch die Online-Synchroniserung synchronisiert werden.Weitere Informationen: Wählen Sie die Datensätze zum Synchronisieren zwischen Dynamics 365 und Outlook oder Exchange

    • Alle Kontakte in Microsoft Dynamics 365 zuordnen. Wählen Sie diese Option aus, wenn alle Dynamics 365-Kontakte im Adressbuch verfügbar sein sollen.

  4. Wählen Sie für Andere Datensatztypen eine der folgenden Optionen aus:

    • Nicht zuordnen. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie nicht mit anderen Datensatztypen (beispielsweise Firmen, Leads) synchronisieren möchten.

    • Nur Elemente in meinem Besitz zuordnen. Dies ist die Standardoption. Lassen Sie es, wie es ist, wenn Sie keine Datensatztypen, die Sie nicht besitzen, synchronieren möchten.

    • OAlle Elemente in Microsoft Dynamics 365 zuordnen. Wählen Sie diese Option, wenn bereits alle Datensatztypen, einschließlich Datensatztypen, die Sie nicht besitzen, synchronisieren möchten.

  5. Wenn das Adressbuch langsam ist, oder falls Datensatztypen vorhanden sind, die Sie aus dem Adressbuch ausschließen möchten, wählen Sie unter Dient zum Ändern der Datensatztypen, die mit dem Adressbuch synchronisiert werden die Schaltfläche Auswählen oder Ändern der Werte für das Feld.

  6. Fügen Sie Datensatztypen hinzu, oder entfernen Sie sie, und klicken Sie anschließend auf OK.

  7. Wählen Sie OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

Datenschutzhinweise

Zur Nutzung von Microsoft Dynamics 365 für Outlook müssen Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen anmelden (eine E-Mail-Adresse und ein Kennwort). Sie können auswählen, ob Sie diese Informationen lokal speichern, um nicht bei jedem Öffnen von Outlook die Anmeldeinformationen angeben zu müssen. Wenn Sie sich entscheiden, die Informationen lokal zu speichern, wird durch Dynamics 365 für Outlook automatisch eine Verbindung mit Microsoft Dynamics 365 (online) hergestellt, sobald Sie Outlook öffnen.

Nach der ersten Anmeldung und Verwendung von Dynamics 365 für Outlook wird die Verbindung zwischen dem Computer und Dynamics 365 (online) immer hergestellt, wenn Sie über Internetzugriff verfügen. Sie können die Verbindung zwischen dem Computer und Dynamics 365 allein durch eine Konfigurationseinstellung deaktivieren, aber wenn Sie die Verbindung deaktivieren, zeigt Dynamics 365 für Outlook eine geringere Leistung.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, Dynamics 365 für Outlook Nachverfolgen von E-Mails zu verwenden, kann der E-Mail-Thread von anderen Benutzern in der Organisation angezeigt werden, die über die Berechtigung zum Anzeigen verfügen.

Von Dynamics 365 für Outlook werden für jede empfangene E-Mail die E-Mail-Adresse des Senders und des Empfängers sowie die Betreffzeile der Nachricht an Dynamics 365 gesendet. Dies ermöglicht es, in Dynamics 365 (online) zu überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Nachricht durch den Dynamics 365 (online)-Dienst gespeichert werden soll. Wenn Sie ein Element nachverfolgen, wird eine Kopie des Elements vom Dynamics 365-Dienst beibehalten. Die anderen Benutzer in der Organisation, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können das Element anzeigen. Wird die Nachverfolgung für ein Element aufgehoben, wird diese Kopie automatisch von Dynamics 365 (online) gelöscht, sofern Sie das Element besitzen.

Wenn Sie Microsoft Dynamics 365 (online) verwenden, wenn Sie die Synchronisierung mit Outlook-Funktion verwenden, werden die Dynamics 365-Daten, die synchronisiert werden, mit Outlook "exportiert". Zwischen den Informationen in Outlook und den Informationen in Dynamics 365 (online) wird ein Link beibehalten, um sicherzustellen, dass die Informationen zwischen den beiden auf dem neusten Stand bleiben. Die Outlook-Synchronisierung lädt nur relevante Dynamics 365-Datensatz-IDs herunter, die verwendet werden, wenn ein Benutzer versucht, ein Outlook-Element nachzuverfolgen und als Bezug festzulegen. Die Unternehmensdaten werden nicht auf dem Gerät gespeichert.

Ein Administrator legt über Sicherheitsrollen fest, ob Benutzer Ihrer Organisation Dynamics 365-Daten mit Outlook synchronisieren dürfen.