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Outlook-Kontakte in Dynamics 365 für Outlook nachverfolgen

Wenn Sie einen Kontakt in Microsoft Dynamics 365 für Outlook nachverfolgen, wird eine Kopie des Datensatzes als Aktivität in Microsoft Dynamics 365 gespeichert und mit dem Outlook-Datensatz synchronisiert. Wenn Ihre Kontakte nachverfolgt sind, sehen Sie alle E-Mail-Nachrichten-, Aufgaben-, Termin- und Konten-Datensätze, die diesen Kontakten zugeordnet sind. Sie können auf die Datensätze in Dynamics 365 für Outlook oder Dynamics 365 zugreifen.

Das Nachverfolgen von Kontakten in Dynamics 365 für Outlook ist ein manueller Prozess. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kontakte separat von Ihren Dynamics 365-Kontakten zu halten. Synchronisierung von Kontakten aus Dynamics 365 mit Dynamics 365 für Outlook ist jedoch automatisch. Alle Kontakte, die Sie in Dynamics 365 besitzen, sind in Dynamics 365 für Outlook automatisch verfügbar. Wenn Sie Outlook auf einem mobilen Gerät synchronisieren, können Sie auch auf die Dynamics 365-Kontaktdatensätze auf diesem Gerät zugreifen.

  1. Wählen Sie in Dynamics 365 für OutlookPersonenim Navigationsbereich aus, und wählen Sie bis zu 20 Kontakte aus.


    Tipp

    Wenn Sie mehr als 20 Kontakte auswählen möchten oder wenn Sie alle Ihre Outlook-Kontakte in Dynamics 365 nachverfolgen möchten, können Sie den Assistenten Kontakte hinzufügen verwenden.Weitere Informationen: Verwenden eines Assistenten, um mehrere Outlook-Kontakte in Dynamics 365 für Outlook hinzuzufügen und nachzuverfolgen


  2. Führen Sie eine der folgenden Aufgaben aus, um den Kontakt nachzuverfolgen:

    • Um den Kontaktdatensatz nachzuverfolgen, ohne ihn mit einem übergordneten (Konto-) Datensatz in Dynamics 365 zu verknüpfen, wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Dynamics 365Nachverfolgen aus.

      - ODER -

    • Um den Kontakt nachzuverfolgen und diesen mit einem übergeordneten (Konto-) Datensatz in Dynamics 365 zu verknüpfen, wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Dynamics 365-Gruppe Übergeordnetes Element festlegen, und suchen Sie dann nach dem übergeordneten Datensatz im Dialogfeld Datensatz suchen. Nachdem Sie den Datensatz gefunden haben, den Sie verwenden möchten, wählen Sie Hinzufügen aus.

      Wenn Sie die Schaltfläche Nachverfolgen oder die Schaltfläche Übergeordnetes Element festlegen auswählen, wird ein Microsoft Dynamics 365-Bereich (als " Nachverfolgungsbereich" bezeichnet) unten im Kontaktdatensatz angezeigt. Dieser Bereich zeigt an, dass der Kontakt nachverfolgt, und er stellt Links zu verknüpften Datensätzen zur Verfügung. Wenn Sie die Schaltfläche Übergeordnetes Element festlegen auswählen, bietet Dynamics 365 für Outlook macht eine Verknüpfung zum übergeordneten Datensatz verfügbar.Weitere Informationen dazu, wie Sie das Nachverfolgen funktioniert

      In Dynamics 365 für Outlook wird das Symbol In Dynamics 365 nachverfolgt neben den nachverfolgten Kontakten angezeigt.

  3. Um weitere Informationen zu dem Konakt im Kontaktformular in Microsoft Dynamics 365 hinzuzufügen, wählen Sie den Kontakt aus, und wählen Sie dann in der Dynamics 365-Gruppe Anzeigen in Dynamics 365 aus.

Hinweise

  • Um weitere Informationen zu dem Konakt im Kontaktformular in Microsoft Dynamics 365 hinzuzufügen, wählen Sie den Kontakt aus, und wählen Sie dann in der Dynamics 365-Gruppe Anzeigen in Dynamics 365 aus.

  • Wenn der Kontakt mit einem übergeordneten Datensatz verknüpft ist, können Sie den übergeordneten Datensatz vom Outlook-Kontaktdatensatz in Dynamics 365 für Outlook aus öffnen. Öffnen Sie in der Kontaktliste den Datensatz. Wählen Sie in der Dynamics 365-Gruppe die Option Übergeordnetes Element anzeigen aus (oder wählen Sie den Link im Nachverfolgungsbereich aus).

  • Das Feld Unternehmen für einen Outlook-Kontakt wird nicht automatisch dem übergeordneten Konto des neuen Microsoft Dynamics 365-Kontakts hinzugefügt.Weitere Informationen:.Festlegen der persönlichen Optionen, die sich auf Nachverfolgung und Synchronisierung zwischen Dynamics 365 und Outlook oder Exchange auswirken

Vermeiden von doppelten Kontaktdatensätzen

Wenn Sie Kontakte nachverfolgen, prüft Dynamics 365 auf doppelte Datensätze.Dynamics 365 prüft auch auf Duplikate, wenn Sie Datensätze manuell synchronisieren in den Onlinemodus wechseln, wenn Sie zuvor Offline gearbeitet haben.

Wenn von Dynamics 365 erkannt wird, dass der Kontakt ein potenzielles Duplikat darstellt, wird der Kontakt nicht gespeichert, sondern in Dynamics 365 wird das Dialogfeld Duplikate erkannt angezeigt.

Wenn dies passiert, müssen Sie Folgendes tun:

  1. In der Liste Potenzielle doppelte Datensätze doppelklicken oder tippen Sie auf den Datensatz.

  2. Wenn der neue oder aktualisierte Datensatz kein Duplikat ist, wählen Sie Datensatz speichern, um den neuen Datensatz zu erstellen.

    - ODER -

    Wenn der neue oder aktualisierte Datensatz ein Duplikat ist, verwerfen Sie die Änderungen, und wählen Sie Abbrechen.

  3. Wenn die Duplikaterkennungsregel potenzielle doppelte Datensätze erkannt hat, überprüfen Sie die Datensätze der einzelnen aufgeführten Datensatztypen.


Wichtig

Die Duplikaterkennung kann nur ausgeführt werden, wenn die Duplikaterkennung aktiviert und mindestens eine Duplikaterkennungsregel für den Datensatztyp vorhanden ist.


Datenschutzhinweise

Zur Nutzung von Microsoft Dynamics 365 für Outlook müssen Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen anmelden (eine E-Mail-Adresse und ein Kennwort). Sie können auswählen, ob Sie diese Informationen lokal speichern, um nicht bei jedem Öffnen von Outlook die Anmeldeinformationen angeben zu müssen. Wenn Sie sich entscheiden, die Informationen lokal zu speichern, wird durch Dynamics 365 für Outlook automatisch eine Verbindung mit Microsoft Dynamics 365 (online) hergestellt, sobald Sie Outlook öffnen.

Nach der ersten Anmeldung und Verwendung von Dynamics 365 für Outlook wird die Verbindung zwischen dem Computer und Dynamics 365 (online) immer hergestellt, wenn Sie über Internetzugriff verfügen. Sie können die Verbindung zwischen dem Computer und Dynamics 365 allein durch eine Konfigurationseinstellung deaktivieren, aber wenn Sie die Verbindung deaktivieren, zeigt Dynamics 365 für Outlook eine geringere Leistung.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, Dynamics 365 für Outlook Nachverfolgen von E-Mails zu verwenden, kann der E-Mail-Thread von anderen Benutzern in der Organisation angezeigt werden, die über die Berechtigung zum Anzeigen verfügen.

Von Dynamics 365 für Outlook werden für jede empfangene E-Mail die E-Mail-Adresse des Senders und des Empfängers sowie die Betreffzeile der Nachricht an Dynamics 365 gesendet. Dies ermöglicht es, in Dynamics 365 (online) zu überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Nachricht durch den Dynamics 365 (online)-Dienst gespeichert werden soll. Wenn Sie ein Element nachverfolgen, wird eine Kopie des Elements vom Dynamics 365-Dienst beibehalten. Die anderen Benutzer in der Organisation, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können das Element anzeigen. Wird die Nachverfolgung für ein Element aufgehoben, wird diese Kopie automatisch von Dynamics 365 (online) gelöscht, sofern Sie das Element besitzen.

Wenn Sie Microsoft Dynamics 365 (online) verwenden, wenn Sie die Synchronisierung mit Outlook-Funktion verwenden, werden die Dynamics 365-Daten, die synchronisiert werden, mit Outlook "exportiert". Zwischen den Informationen in Outlook und den Informationen in Dynamics 365 (online) wird ein Link beibehalten, um sicherzustellen, dass die Informationen zwischen den beiden auf dem neusten Stand bleiben. Die Outlook-Synchronisierung lädt nur relevante Dynamics 365-Datensatz-IDs herunter, die verwendet werden, wenn ein Benutzer versucht, ein Outlook-Element nachzuverfolgen und als Bezug festzulegen. Die Unternehmensdaten werden nicht auf dem Gerät gespeichert.

Ein Administrator legt über Sicherheitsrollen fest, ob Benutzer Ihrer Organisation Dynamics 365-Daten mit Outlook synchronisieren dürfen.