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Nachverfolgen von Outlook-E-Mails über eine Schaltfläche in CRM für Outlook

Um das meiste aus Microsoft Dynamics CRM herauszuholen, ist es wichtig, alle Kundeninteraktionen und E-Mail-Kommunikationen nachzuverfolgen. Erstellen Sie einen zentralen Speicher Ihrer Outlook-E-Mail-Kommunikation, indem Sie sie in Microsoft Dynamics CRM für Outlook "nachverfolgen". Wenn Sie E-Mails in Dynamics CRM für Outlook nachverfolgen, wird die E-Mail als Aktivitätsdatensatz in CRM gespeichert. Anschließend können Benutzer, die Zugriff auf Ihre Aktivitätendatensätze haben, die die E-Mail-Nachrichten zusammen mit allen anderen Kundenaktivitäten in CRM, Dynamics CRM für Outlook oder auf einem mobilen Gerät anzeigen.


Das Nachverfolgen von E-Mails in Dynamics CRM für Outlook ist ein manueller Prozess. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre persönlichen E-Mails separat von Ihren Kunden-E-Mails zu halten. Alternativ können Sie eine Option festlegen, um E-Mail-Nachrichten automatisch nachzuverfolgen. Weitere Informationen: Legen Sie eine Option fest, um eingehende Outlook-E-Mails in CRM für Outlook automatisch nachzuverfolgen


Tipp

Wenn Ihre Organisation E-Mails über die serverseitige Synchronisierung synchronisiert, dann können Sie E-Mail-Nachrichten über die Ordnernachverfolgung verfolgen, indem Sie diese in einen nachverfolgten Ordner ziehen. Die Ordnernachverfolgung ist eine leistungsstarke und intuitive Möglichkeit, um E-Mails direkt auf jedem beliebigem Gerät nachzuverfolgen. Weitere Informationen: Nachverfolgen von Outlook-E-Mails durch das Verschieben in einen nachverfolgten Exchange-Ordner


Auf dieser Seite:

Anforderungen für die Nachverfolgung von E-Mail-Nachrichten

Welche Datensätze werden der E-Mail-Aktivität zugeordneter?

Nachverfolgen einer E-Mail-Nachricht

Was muss ich sonst noch zur Nachverfolgung von E-Mail-Datensätzen wissen?

Anforderungen für die Nachverfolgung von E-Mail-Nachrichten

Um E-Mails in Dynamics CRM für Outlook nachzuverfolgen, muss Ihre Outlook-E-Mail-Adresse mit Ihrer CRM-E-Mail-Adresse übereinstimmen. Sie können nicht zu oder von mehreren E-Mail-Adressen synchronisieren.

Welche Datensätze werden der E-Mail-Aktivität zugeordneter?

Beim Nachverfolgen einer E-Mail-Nachricht verwendet Dynamics CRM für Outlook standardmäßig das CRM-Adressbuch, um Nachricht zu CRM-Kontakten in den Feldern An, Von und Bcc zuzuordnen. Sie können die E-Mail außerdem mit einem bestimmten Datensatz verknüpfen. Z. B. einer bestimmten Firma, eine Verkaufschance oder eine Anfrage. Es ist normalerweise besser, eine Nachricht mit einem bestimmteren Datensatz zu verknüpfen. Dadurch ist der Datensatz einfach zu finden.

Nachverfolgen einer E-Mail-Nachricht

  1. Wählen Sie in Dynamics CRM für Outlook die E-Mail-Nachrichten zur Nachverfolgung aus.

  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Um die E-Mail nachzuverfolgen, ohne sie mit einem bestimmten Datensatz in CRM zu verknüpfen, wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe CRM die Option Nachverfolgen aus.

      - ODER -

    • Um die E-Mail nachzuverfolgen und sie mit einem bestimmten CRM-Datensatz zu verknüpfen (z. B. einer bestimmten Verkaufschance oder einer Anfrage), wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe CRM die Option Bezug festlegen aus, und wählen Sie dann Weiteres aus. Suchen Sie dann nach dem Datensatzt im Dialogfeld Datensatz suchen. Nachdem Sie den Datensatz gefunden haben, den Sie verwenden möchten, wählen Sie Hinzufügen aus.

    Wenn Sie auf die Schaltfläche Nachverfolgen oder die Schaltfläche Bezug festlegen klicken, wird ein Microsoft Dynamics CRM-Bereich (auch " Nachverfolgungsbereich") unten im E-Mail-Datensatz angezeigt. Dieser Bereich zeigt an, dass der Datensatz nachverfolgt, und er stellt Links zu verknüpften Datensätzen zur Verfügung. Wenn Sie auf einen Bezugsdatensatz festlegen, stellt der Nachverfolgungsbereich einen Link zu dem Bezugsdatensatz zur Verfügung. Weitere Informationen: Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in CRM für Outlook

    Sie können ermitteln ob ein Datensatz nachverfolgt wird, indem im Outlook-Ordner nachschauen. Sie sehen das In CRM nachverfolgt-Symbol neben jedem nachverfolgten Datensatz.

  3. Um den CRM-Aktivitätsdatensatz zu ändern (z. B. zum Ändern des Bezugsdatensatzes), öffnen Sie die E-Mail-Nachricht in Outlook, und klicken Sie dann in der CRM-Gruppe auf In CRM anzeigen.

Was muss ich sonst noch zur Nachverfolgung von E-Mail-Datensätzen wissen?

  • CRM Adressbuch Das Adressbuch wird automatisch installiert, wenn Dynamics CRM für Outlook installiert ist. Es ermöglicht die Suche nach CRM-Kontakten in einer E-Mail-Nachricht im Feld An oder in einem Termin bei dessen Erstellung. Standardmäßig such Dynamics CRM für Outlook nur nach Kontakte, die Sie besitzen. Sie können eine persönliche Option festlegen, um diese Suche zu erweitern. Weitere Informationen: Festlegen von Adressbuchoptionen in CRM für Outlook

  • Offline arbeiten Wenn Sie E-Mail-Nachrichten nachverfolgen während Sie offline sind, dann werden diese als Aktivitäten gespeichert sobald Sie wieder in den Onlinemodus wechseln. Weitere Informationen: Arbeiten im Offlinemodus mit CRM für Outlook

  • Antworten auf nachverfolgte Nachrichten. Sie können festlegen, ob Antworten auf nachverfolgte Nachrichten ebenfalls nachverfolgt werden. Weitere Informationen: Festlegen der persönlichen Optionen, die sich auf Nachverfolgung und Synchronisierung zwischen CRM und Outlook oder Exchange auswirken

  • Bearbeiten von verfolgten E-Mail-Nachrichten. Wenn eine E-Mail gesendet wurde, kann sie nicht bearbeitet werden. Sie können jedoch einen Bezugsdatensatz für sie festlegen oder ändern.

  • Anlagen Sämtliche nachverfolgte E-Mail-Nachrichten können von jedem Benutzer geöffnet werden, der die Berechtigung zum Anzeigen Ihrer Aktivitäten hat. Wenn E-Mails Anlagen enthalten, werden diese in die Aktivität einbezogen. Sofern keine Anlage zur Verfügung stellen wollen, dann löschen Sie sie aus der E-Mail-Aktivität.

    Der Administrator kann das Speichern von Nachrichten blockieren, wenn sie Anlagen von bestimmten Dateitypen enthalten, wie z. B. EXE-Dateien. Nachrichten, die an anderen Speicherorten als dem Microsoft Exchange-Standardspeicherort gespeichert sind, können nicht verknüpft werden.

Datenschutzhinweise

Zur Nutzung von Microsoft Dynamics CRM für Outlook müssen Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen anmelden (eine E-Mail-Adresse und ein Kennwort). Sie können auswählen, ob Sie diese Informationen lokal speichern, um nicht bei jedem Öffnen von Outlook die Anmeldeinformationen angeben zu müssen. Wenn Sie sich entscheiden, die Informationen lokal zu speichern, wird durch CRM für Outlook automatisch eine Verbindung mit Microsoft Dynamics CRM Online hergestellt, sobald Sie Outlook öffnen.

Nach der ersten Anmeldung und Verwendung von CRM für Outlook wird die Verbindung zwischen dem Computer und CRM Online immer hergestellt, wenn Sie über Internetzugriff verfügen. Sie können die Verbindung zwischen dem Computer und CRM allein durch eine Konfigurationseinstellung deaktivieren, aber wenn Sie die Verbindung deaktivieren, zeigt CRM für Outlook eine geringere Leistung.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, CRM für Outlook Nachverfolgen von E-Mails zu verwenden, kann der E-Mail-Thread von anderen Benutzern in der Organisation angezeigt werden, die über die Berechtigung zum Anzeigen verfügen.

Von CRM für Outlook werden für jede empfangene E-Mail die E-Mail-Adresse des Senders und des Empfängers sowie die Betreffzeile der Nachricht an CRM gesendet. Dies ermöglicht es, in CRM Online zu überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Nachricht durch den CRM Online-Dienst gespeichert werden soll. Wenn Sie ein Element nachverfolgen, wird eine Kopie des Elements vom CRM-Dienst beibehalten. Die anderen Benutzer in der Organisation, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können das Element anzeigen. Wird die Nachverfolgung für ein Element aufgehoben, wird diese Kopie automatisch von CRM Online gelöscht, sofern Sie das Element besitzen.

Wenn Sie Microsoft Dynamics CRM Online verwenden, wenn Sie die Synchronisierung mit Outlook-Funktion verwenden, werden die CRM-Daten, die synchronisiert werden, mit Outlook "exportiert". Zwischen den Informationen in Outlook und den Informationen in CRM Online wird ein Link beibehalten, um sicherzustellen, dass die Informationen zwischen den beiden auf dem neusten Stand bleiben. Die Outlook-Synchronisierung lädt nur relevante CRM-Datensatz-IDs herunter, die verwendet werden, wenn ein Benutzer versucht, ein Outlook-Element nachzuverfolgen und als Bezug festzulegen. Die Unternehmensdaten werden nicht auf dem Gerät gespeichert.

Ein Administrator legt über Sicherheitsrollen fest, ob Benutzer Ihrer Organisation CRM-Daten mit Outlook synchronisieren dürfen.

 
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