Microsoft Dynamics
CRM Hilfe und -Schulung

Arbeiten im Offlinemodus mit CRM für Outlook

Sie können Microsoft Dynamics CRM für Outlook verwenden, um auf Ihre Microsoft Dynamics CRM-Daten zuzugreifen, wenn Sie unterwegs sind. Wenn Sie z. B. zu einem Kundenstandort reisen, können Sie Ihre neuen CRM-Kontakte nchschlgen, Notizen überprüfen und neue hinzufügen, und Weiteres, ohne Verbindung mit dem Internet.

Beim Wechsel in den Offlinemodus mit Dynamics CRM für Outlook kopiert die Software eine Teilmenge der CRM-Daten auf die Festplatte Ihres Computers. Änderungen, die Sie vornehmen, während Sie offline sind, werden lokal gespeichert. Wenn Sie wieder eine Verbindung zum Server herstellen, werden Ihre Änderungen automatisch mit dem CRM-Server synchronisiert.

Auf dieser Seite:

Vor dem Wechsel in den Offlinemodus

Offline gehen

Wiederonline gehen

Welche Funktionen sind offline nicht verfügbar?

Weiteres Wissenswertes zum Wechseln in den Offlinemodus

Vor dem Wechsel in den Offlinemodus

Dynamics CRM für Outlook verwendet Offline-Synchronisierungsfilter, um die Teilemenge der Daten zu bestimmen, die auf Ihre lokale Festplatte kopiert werden, wenn Sie offline gehen. Vor dem Wechsel in den Offlinemodus können Sie diese Filter ändern oder neue Filter erstellen, um nur die Daten zu synchronisieren, die Sie benötigen. Sie können Filter auch löschen, deaktivieren oder aktivieren.Weitere Informationen: Datensätze auswählen, um damit im Offlinemodus in CRM für Outlook zu arbeiten


Tipp

Wenn Sie zum ersten Mal in den Offlinemodus wechseln, kann die Synchronisierung Ihrer lokalen Daten mit dem Server mit CRM längere Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie viele Daten haben. Beispielsweise kann in Kundenservicesituationen eine übergeordnete Anfrage Tausende von untergeordneten Anfragen haben. Während der Synchronisierung von Dynamics CRM für Outlook ist CRM nicht verfügbar. Sie können die Zeit verkürzen, indem Sie Offline-synchronisierungsfilter Filter verwenden (siehe unten), um die Menge der synchronisierten Daten zu begrenzen.


Offline gehen

  • Wenn Sie bereit sind, offline zu gehen, klicken oder tippen Sie in Dynamics CRM für Outlook auf Datei > CRM > Offline gehen.

    Wenn Sie Offline gehen auswählen, synchronisiert Dynamics CRM für Outlook Ihre Daten mit dem lokalen Computer mithilfe der Offlinesynchronisierungsfilter. Wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist, können Sie den Computer vom Netzwerk trennen.


    Tipp

    Sie können feststellen, das Sie sich im Offlinemodus befinden, indem Sie einen der folgenden Indikatoren verwenden:

    • Auf der CRM-Symbolleiste wird die Schaltfläche Online gehen angezeigt.

    • Auf der CRM-Menüleiste wird die Option Online gehen angezeigt.

    • Wenn Sie Outlook 2010 oder Outlook 2013 verwenden, wird auf der Registerkarte CRM die Schaltfläche Online gehen angezeigt.


Wiederonline gehen

  1. Stellen Sie sicher, dass eine Verbindung mit dem Netzwerk der Organisation besteht.

  2. Wählen Sie Datei > CRM > Online gehen aus.

Welche Funktionen sind offline nicht verfügbar?

Im Offlinemodus nicht verfügbar

  • Datensätze zuweisen

  • Nachrichten

  • Konvertieren von Angeboten in Vertriebsaufträge

  • Konvertieren von Vertriebsaufträgen in Rechnungen

  • Verwalten der Systemverwaltung

  • Aktualisieren der Systemkonfiguration

  • Verwalten von Serviceaktivitäten

  • Verwalten von Services

  • Verwenden von Servicekalender und Arbeitsbereichskalender

  • Bearbeiten von Artikeln

  • Bearbeiten oder Verwalten der Vertriebsdokumentation

  • Ändern von Organisationen

  • Freigeben von Datensätzen

  • Erkennen von doppelten Datensätzen

  • Verwalten von Systemaufträgen

  • Ausführen einiger Diagnosetests

  • Ausführen von Workflowregeln

  • Erstellen einer Schnellkampagne und verknüpfter Aktivitäten aus einem Seriendruck

  • Zugewiesene Aufgaben nachverfolgen

  • Angebotsfunktionen überarbeiten

  • Folgen nicht mehr Folgen im Aktivitätsfeed

  • Benutzerdefinierte Designs

Eingeschränkte Verfügbarkeit offline

  • Erstellen oder Anzeigen von Berichten (basierend auf lokalen Datengruppen und Offlinedaten)

  • Ausführen einiger benutzerdefinierter Geschäftsprozesse (Plug-Ins)

Können zwar angezeigt, jedoch im Offlinemodus nicht bearbeitet werden

  • Artikel

  • Vertriebsdokumentation

  • Seriendruckvorlagen

Weiteres Wissenswertes zum Wechseln in den Offlinemodus

  • Gemeinsame Nutzung eines Computers. Alle Benutzer, die sich lokal an einem Computer anmelden, auf dem Dynamics CRM für Outlook installiert ist, können möglicherweise auf CRM-Daten zugreifen, die in der Offlinedatenbank gespeichert sind. Die gemeinsame Verwendung eines Computers, auf dem Dynamics CRM für Outlook ausgeführt wird, wird nicht unterstützt.

  • Wie CRM Änderungen von mehreren Benutzern behandelt. CRM wendet Hinzufügungen und Änderungen auf den CRM-Server in der Reihenfolge an, in der sie eingegeben werden. Wenn Sie im Offlinemodus eine Änderung an einem Datensatz vorgenommen haben und ein anderer Benutzer in der Zwischenzeit den gleichen Datensatz geändert hat, werden die Änderungen, die die andere Benutzer vorgenommen hat, als Sie sich im Offlinemodus befanden, durch Ihre Änderung überschrieben, wenn Sie wieder in den Onlinemodus wechseln.

  • Workflows. Wenn Sie offline arbeiten, deaktiviert CRM Workflowbenachrichtigungen. Wenn für die an Offlinekonten vorgenommenen Änderungen festgelegt ist, dass sie einen automatischen Workflowprozess oder Systemauftrag auslösen, wird dieser Prozess automatisch ausgelöst, sobald Sie wieder online gehen.

  • Duplikaterkennung. CRM deaktiviert Duplikaterkennung, wenn Sie offline sind. Die Duplikaterkennung wird jedoch automatisch reaktiviert, wenn Sie wieder in den Onlinemodus wechseln. Sie können eine persönliche Option festlegen, die bestimmt, wie doppelte Datensätze beim Synchronisieren behandelt werden.Weitere Informationen: Festlegen der persönlichen Optionen, die sich auf Nachverfolgung und Synchronisierung zwischen CRM und Outlook oder Exchange auswirken

  • Nicht zugestellte Nachrichten. E-Mail-Nachrichten können unter Umständen nicht übermittelt werden, wenn der Mailserver nicht verfügbar ist. Sie können außerdem blockiert werden, wenn der Empfänger die E-Mail nicht empfangen möchte. Wenn das passiert, speichert Outlook die E-Mail-Nachricht in Ihrem Ordner Entwürfe. Microsoft Dynamics CRM erstellt jedoch eine geschlossene Aktivität. In Microsoft Dynamics CRM benutzen Sie die Ausstehende E-Mail-Ansicht, um nicht gesandte Nachrichten anzuzeigen.

    Im Offlinemodus werden gesendete E-Mails in der Outlook-Offlinewarteschlange gespeichert. Wenn Sie in den Onlinemodus wechseln, werden die E-Mails von Microsoft Dynamics CRM automatisch gesendet, und die entsprechenden Aktivitäten werden erstellt. Kann eine E-Mail nicht gesendet werden, wird sie von Microsoft Dynamics CRM als Entwurfsaktivität gespeichert, aber nicht im Ordner Entwürfe in Outlook angezeigt.

  • Offlinesicherheitsberechtigungen. Im Offline- und Onlinemodus gelten die gleichen Sicherheitsberechtigungen.

  • Hinzufügen eines verknüpften Datensatztyps mit der Schaltfläche Hinzufügen (+). Wenn Sie sich im Offlinemodus befinden, können Sie einen zugehörigen Datensatztyp nicht hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche Hinzufügen (+) verwenden. Fügen Sie den zugehörigen Datensatztyp hinzu, während Sie online sind, und wechseln Sie dann in den Offlinemodus.

Datenschutzhinweise

Zur Nutzung von Microsoft Dynamics CRM für Outlook müssen Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen anmelden (eine E-Mail-Adresse und ein Kennwort). Sie können auswählen, ob Sie diese Informationen lokal speichern, um nicht bei jedem Öffnen von Outlook die Anmeldeinformationen angeben zu müssen. Wenn Sie sich entscheiden, die Informationen lokal zu speichern, wird durch CRM für Outlook automatisch eine Verbindung mit Microsoft Dynamics CRM Online hergestellt, sobald Sie Outlook öffnen.

Nach der ersten Anmeldung und Verwendung von CRM für Outlook wird die Verbindung zwischen dem Computer und CRM Online immer hergestellt, wenn Sie über Internetzugriff verfügen. Sie können die Verbindung zwischen dem Computer und CRM allein durch eine Konfigurationseinstellung deaktivieren, aber wenn Sie die Verbindung deaktivieren, zeigt CRM für Outlook eine geringere Leistung.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, CRM für Outlook Nachverfolgen von E-Mails zu verwenden, kann der E-Mail-Thread von anderen Benutzern in der Organisation angezeigt werden, die über die Berechtigung zum Anzeigen verfügen.

Von CRM für Outlook werden für jede empfangene E-Mail die E-Mail-Adresse des Senders und des Empfängers sowie die Betreffzeile der Nachricht an CRM gesendet. Dies ermöglicht es, in CRM Online zu überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Nachricht durch den CRM Online-Dienst gespeichert werden soll. Wenn Sie ein Element nachverfolgen, wird eine Kopie des Elements vom CRM-Dienst beibehalten. Die anderen Benutzer in der Organisation, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können das Element anzeigen. Wird die Nachverfolgung für ein Element aufgehoben, wird diese Kopie automatisch von CRM Online gelöscht, sofern Sie das Element besitzen.

Wenn Sie Microsoft Dynamics CRM für Outlook verwenden, wird beim Wechsel in den Offline-Modus eine Kopie der Daten erstellt, die Sie bearbeiten, und auf Ihrem lokalen Computer gespeichert. Die Daten werden aus CRM Online auf Ihren Computer übertragen, indem eine sichere Verbindung verwendet wird, und ein Link wird zwischen der lokalen Kopie und CRM Online beibehalten. Beim nächsten Anmelden bei CRM Online werden die lokalen Daten mit CRM Online synchronisiert.

Ein Administrator legt über Sicherheitsrollen fest, ob Benutzer Ihrer Organisation mit Microsoft Dynamics CRM für Outlook in den Offline-Modus wechseln dürfen.

Benutzer und Administratoren können konfigurieren, welche Entitäten via Offlinesynchronisierung heruntergeladen werden, mithilfe der Einstellung Synchronisierungsfilter im Dialogfeld Optionen. Benutzer und Administratoren können alternativ konfigurieren, welche Felder heruntergeladen (und hochgeladen) werden, mithilfe von Erweiterte Optionen im Dialogfeld Synchronisierungsfilter.

Wenn Sie Microsoft Dynamics CRM Online verwenden, wenn Sie die Synchronisierung mit Outlook-Funktion verwenden, werden die CRM-Daten, die synchronisiert werden, mit Outlook "exportiert". Zwischen den Informationen in Outlook und den Informationen in CRM Online wird ein Link beibehalten, um sicherzustellen, dass die Informationen zwischen den beiden auf dem neusten Stand bleiben. Die Outlook-Synchronisierung lädt nur relevante CRM-Datensatz-IDs herunter, die verwendet werden, wenn ein Benutzer versucht, ein Outlook-Element nachzuverfolgen und als Bezug festzulegen. Die Unternehmensdaten werden nicht auf dem Gerät gespeichert.

Ein Administrator legt über Sicherheitsrollen fest, ob Benutzer Ihrer Organisation CRM-Daten mit Outlook synchronisieren dürfen.